📖 Manual de ayuda

✨ General ambos

Cosas que funcionan igual en (casi) todos los módulos. Si el usuario pregunta "cómo busco/filtro/cambio columnas", casi siempre la respuesta está aquí.

Atajos de teclado (qué hace Ctrl+K, Ctrl+G, Ctrl+S…)

Estos son TODOS los atajos de teclado que tiene la app de escritorio. Si el usuario pregunta por un atajo que no está en esta lista (Ctrl+P, Ctrl+N…), no existe: díselo así.

• Ctrl+K — abre la búsqueda global: clientes, presupuestos, facturas y OTs por número, nombre o texto (mínimo 2 caracteres).
• Ctrl+G — abre «Ir a…» para ir a otra pantalla del menú sin el ratón (Facturas, Presupuestos, Clientes…). Escribe el principio del nombre («fa» para Facturas, «pre» para Presupuestos), muévete con ↑ ↓ y pulsa Enter. Detalles en «Buscar en toda la app».
• Ctrl+S — guarda el documento abierto en el editor de presupuestos, facturas, albaranes y proformas, y el albarán de compra abierto en un modal de Compras.
• Ctrl+Z y Ctrl+Y — deshacen y rehacen el último cambio en el editor de documentos (sólo con el cursor fuera de un campo de texto; dentro de un campo, Ctrl+Z deshace lo escrito en ese campo).
• ↑ ↓ Enter Escape — en cualquier desplegable de búsqueda (cliente, proveedor, artículo, técnico…) y en los formularios emergentes: ↑ ↓ y Enter para moverte y elegir, Escape para cerrar.
• En Mac, Cmd hace lo mismo que Ctrl.

Buscar en toda la app

Filtrar y ordenar una lista

Elegir qué columnas ver

Guardar una vista

Acciones por fila, adjuntos y envíos

Al crear un documento, Krepko te lleva a él

Cuando una acción crea un documento —facturar OTs, facturar un presupuesto, crear una OT desde un presupuesto, un contrato o una tarea, duplicar, generar una rectificativa…— se abre ese documento, y el aviso («Factura FAC-… creada») sale allí. Si lo creaste desde una tarea, arriba tienes «← Volver a la tarea».

• Si la acción crea varios a la vez (duplicar en bloque, «Pedir material» con un pedido por proveedor), te quedas donde estabas y ves los enlaces a cada uno.
• El ticket de caja no te saca de Facturas, porque en el mostrador viene otro detrás; pulsa su aviso si quieres abrirlo.

Ver quién hizo qué en una ficha (Historial)

Auditoría: quién hizo qué en toda la app

Un presupuesto o una OT desde el móvil

En el teléfono, el presupuesto (y la factura) y la ficha de la orden de trabajo se ven distinto, pensados para consultar y mover el estado desde la calle; editar las líneas queda para la tablet y el ordenador.

Asistente IA

Avisos de la plataforma

«Hemos actualizado nuestras condiciones» (aviso de textos legales)

Cuando cambian los Términos y condiciones, el Encargo de tratamiento o la Política de privacidad, al entrar (en la web o en la app del técnico) sale un aviso con cada texto que ha cambiado: su versión, desde cuándo se aplica, qué ha cambiado y un enlace «Ver el documento».

la empresa. La política de privacidad la ve cada usuario (también técnicos y contables), porque le informa a él.

dejarlo para más tarde todas las veces que quieras, y volverá a salir, como mucho una vez al día. Es de cada persona: si otro usuario entra en el mismo ordenador, a él sí le sale. Dónde sale: en la app del técnico, sólo en la pantalla de inicio y en el perfil (nunca dentro de una OT); en la web, no sale en el editor de un presupuesto o una factura ni al abrir una ficha desde un enlace: sale en la siguiente pantalla.

usuario, y la dirección IP y el navegador desde los que lo haces. Ese registro no se puede modificar ni borrar mientras la empresa siga dada de alta, y sale en «Exportar mis datos».

visto» → «Ver quién las ha visto y marcado».** Por cada persona y cada texto: aceptado o leído (con su fecha y hora), visto sin marcar, o todavía sin ver.

Si tu empresa ya usaba Krepko antes de que existiera este aviso, no lo verás hasta que la plataforma lo active para ella; en «Condiciones legales: quién las ha visto» lo dice.

Los textos están siempre en Configuración → Sistema → «Documentos legales».

📊 Dashboard admin

La página de inicio. Muestra los KPIs del negocio y accesos rápidos.

Qué veo en el dashboard

la misma cifra que «Pendiente cobrar» de Tesorería, el «Pendiente» de Facturas y la pestaña «Pendientes» de la conciliación: lo que falta de cada factura (total menos lo cobrado, también lo cobrado en parte), las rectificativas restando y, si una factura lleva retención de garantía, sin la retención (se cobra cuando se libera). Cuentan los estados que marcaste como pendientes en Configuración → «Portal de clientes» (de serie, todos menos pagada, borrador y cancelada).

Productividad: horas realizadas, cobradas y ratio

• Si la OT vende la mano de obra por horas: lo que pusiste en A facturar de cada técnico, o lo fichado si no lo tocaste. Un técnico a 0 (cortesía) no suma.
• Si la vende a precio cerrado: las horas de sus líneas de mano de obra medidas en tiempo (horas o minutos). Si ninguna va en tiempo —por ejemplo, una «Mano de obra · T» o «· U»—, cuentan las fichadas.

Ir directo a un dato del dashboard

Ir de una barra del gráfico a su listado

📋 Presupuestos admin

Presupuestos de venta. Se editan en el editor unificado (ver módulo editor).

Crear un presupuesto

precio/hora que le toca a ese cliente, y debajo dice de dónde sale (ver «De dónde sale el precio de la mano de obra» en tarifas).

mientras trabajas (también en la OT, la factura y el pedido). Tu elección se recuerda. Una columna se muestra sola, con un candado en su píldora, cuando esconderla taparía un dato: materiales con unidades distintas (3 ud y 10 ml), una línea con descuento, o dos tipos de IVA. Pulsa la píldora con candado y te dice por qué. La mano de obra no cuenta como «unidad distinta»: con material en ud y horas de trabajo, Ud. se oculta y se muestra a tu gusto. Nada de esto cambia lo que se imprime en el PDF.

Estados del presupuesto

El número solo se asigna al finalizar; mientras es borrador el cliente nunca ve un número.

Cuánto ha costado de verdad (sin necesitar un proyecto). Abre Síntesis en el presupuesto: debajo del resumen sale Coste real · órdenes de trabajo, con la visita que dio origen al presupuesto y las OTs que lo ejecutan. Cada una con su número (pulsa para abrirla), su estado, sus horas y su coste; al final, el coste previsto de las líneas frente al real. Es lo que llevan gastado hoy esas OTs: si alguna sigue abierta puede subir, y no incluye las compras imputadas al proyecto o al presupuesto que no pasan por una OT (ésas se ven en la ficha del proyecto). Si una misma visita generó varios presupuestos, su coste sale entero en cada uno y la fila lo avisa. Las OTs canceladas salen tachadas y no suman. Sólo lo ve el administrador. En la factura, lo mismo: su Síntesis lleva el mismo bloque con las OTs que van en esa factura (las de su puente, la OT de la que se hizo o la de su albarán). La factura copia el coste previsto de las líneas que trae (el del presupuesto); el bloque enseña lo que de verdad han costado sus OTs, y la diferencia. Y en la ficha de la OT, el aviso de arriba y la pastilla «Factura …» dicen por cuánto va esa factura («· 163,42 € sin IVA»).

El proyecto se puede poner o cambiar en cualquier estado. El campo Proyecto de la cabecera (en presupuestos, facturas, albaranes y proformas) sigue activo aunque el documento esté finalizado, enviado o emitido: elige uno de la lista, crea uno nuevo con + Crear nuevo proyecto, o pulsa la × del campo para quitarlo. Si escribes y sales sin elegir nada, el campo vuelve al proyecto que tenía. No cambia nada de lo que ve el cliente: sólo dice a qué obra se imputa.

Enviar un presupuesto por email y que lo firmen

Convertir un presupuesto aceptado en factura

• Total: la obra entera. Sólo si todavía no has facturado nada.
• Anticipo: lo que el cliente te entrega a cuenta. Pon el importe entregado (con IVA) —la factura saldrá exactamente por ese importe— o un %.
• Parcial: un % de la obra (por ejemplo, una certificación a mitad de obra).
• Resto: la obra entera menos lo ya facturado. La factura lleva todas las líneas del presupuesto y, debajo, «A deducir: anticipo FAC-26…» en negativo, con su IVA; el total a pagar es sólo lo que falta.

La factura se imprime como el presupuesto: los mismos capítulos, con lo que ocultabas (composición, cantidades —las horas—, precios) igual de oculto, la mano de obra a precio cerrado igual de cerrada y las fotos de línea. El anticipo y el parcial son una sola línea: no enseñan el detalle. En el borrador lo puedes cambiar como siempre. Un capítulo sin título que oculta su composición sale en el PDF con su importe: nunca hay un importe en el total sin una línea que lo diga (en el presupuesto, en la OT y en la factura). Esa línea lleva el título del documento: un presupuesto «Sustitución de termo» con un solo bloque de líneas sin nombre se factura como «PRE-260012 · Sustitución de termo · 1 · importe», no como «General». Sólo si el documento tampoco tiene título sale «General». Un capítulo al que le has puesto nombre imprime siempre su nombre; un nombre en blanco (sólo espacios) cuenta como sin nombre. La rectificativa nace con el título de la factura que rectifica, así que su línea dice lo mismo que la de la factura; puedes cambiarlo en su borrador antes de emitirla. Si la factura no tenía título, la rectificativa tampoco, y sale «General». Si tienes Verifactu o TicketBAI, lo que la rectificativa envía a Hacienda como descripción es «Rectifica factura FAC-… · su título» (o sólo «Rectifica factura FAC-…» si no tiene título): la referencia a la factura rectificada va siempre delante. En la factura (y en la rectificativa) lo oculto sale como una línea: un capítulo que oculta su composición, sus cantidades o sus precios se imprime como «título · 1 · unidad · precio unitario · total» —una por tipo de IVA si mezcla tipos— (la unidad es la de trabajo de tu empresa, la de «Unidad del precio cerrado»; en la rectificativa, −1). Así no se ven las horas, los técnicos ni el desglose, y la factura lleva siempre cantidad y precio unitario, como pide la ley. En el presupuesto, la proforma y el parte se sigue viendo como hasta ahora.

¿Y si todavía no está aceptado? Si el presupuesto está Finalizado, Enviado o Vencido y pulsas Facturar, la app te avisa y te ofrece Aceptar y facturar: lo marca como aceptado y, si usas Pedidos, primero te propone los pedidos a proveedor; al cerrar esa ventana se abre la de facturar. También puedes pulsar Aceptar directamente desde «Finalizado», sin haberlo enviado, si el cliente te lo ha aceptado en mano o por teléfono. Si te equivocas, pulsar otra vez Aceptado en el editor lo deshace, y Reactivar un presupuesto rechazado lo recupera: en los dos casos vuelve al estado en que estaba cuando el cliente decidió (Finalizado, Enviado o Vencido), nunca a «Enviado» si no se llegó a enviar. No se puede deshacer una aceptación si de ella ya cuelga una OT, una factura o pedidos a proveedor sin cancelar.

Me han pagado a cuenta (una señal)

Planificar una OT desde un presupuesto

Ver si el cliente ha abierto el presupuesto

Añadir un artículo por su código

Ayuda para redactar: corregir faltas o redactar formal

En la ficha de la OT (Partes) sirve para el Trabajo realizado: los dos botones salen justo debajo de la caja cuando la OT está completada o ya tiene texto. Usar este texto lo pone en la caja y se guarda solo, como si lo hubieras escrito tú; si el técnico lo escribió desde su app, su texto original queda guardado y lo recuperas con Recuperar. Si cambias la caja mientras se prepara la propuesta, te pregunta antes de sustituirla. No salen en una OT facturada, en facturación, enviada al cliente o cancelada, ni para quien no puede editar OTs.

Acciones y PDF

• Selección múltiple (checkbox): email, duplicar, cancelar, archivar. Duplicar abre la copia en el editor con "(copia)" en el título.
• PDF: PRE-XXXX-Titulo-Cliente.pdf.

🧾 Facturas admin

Facturación. Se editan en el editor unificado (ver editor).

Series

• F — facturas normales (de presupuesto, de OT o directas).
• Factura rectificativa (abono) — corrige una factura ya emitida; numeración RC-26XXXX, con líneas en negativo enlazadas a la factura de origen.
• C — tickets de caja para ventas al contado.

Crear una factura

La dirección de trabajo de una factura no se elige: la pone lo que factura. Si la factura sale de una OT, o de varias que se hicieron en el mismo sitio, lleva esa dirección, en pantalla y en el PDF. Si sale de un presupuesto sin OTs (total, anticipo, parcial o resto), la del presupuesto. Si factura OTs de sitios distintos, o es directa, no lleva ninguna: no hay una que sea la buena. Una rectificativa lleva la de la factura que rectifica. Bajo el nombre del cliente sale siempre su dirección fiscal.

Cómo se lee el PDF de una factura de varias OTs. Arriba, junto al cliente, el recuadro «Lugar del trabajo» dice dónde se hizo (la dirección, o «N centros» y cuáles) y qué visitas se facturan. Cada OT es un bloque: su número y fecha, el trabajo realizado, sus líneas y, al pie, «Total OT-…» (o «Sin cargo»). Los datos de tu empresa salen una vez, en la cabecera. Una dirección escrita con y sin código postal es la misma. Una factura de OTs de VARIAS direcciones se presenta agrupada por dirección. Cuando facturas juntas OTs de dos o más direcciones, el PDF pone una banda «CENTRO · …» por cada una (y la pantalla, su cabecera de dirección), con las OTs de esa dirección debajo y su Subtotal al cierre; en la pantalla, el pie del editor enseña el subtotal de cada dirección. En Detallada cada dirección lleva un capítulo por OT con sus líneas; en Resumen por OT, una línea por OT. En Global no se agrupa (las líneas no recuerdan de qué OT vienen), y con una sola dirección la factura queda como siempre. Una OT sin dirección forma su propio bloque «Sin dirección de trabajo». El reparto es línea a línea: si en un mismo capítulo mezclas líneas de OTs de direcciones distintas, o añades una línea a mano junto a las de una OT, cada línea se imprime bajo la dirección de SU OT. Lo que no es de ninguna OT (un anticipo a deducir, una línea que añadas a mano) va al final en «Otros conceptos», sin subtotal. Una factura duplicada conserva las OTs de sus líneas, así que se agrupa igual. En el portal «Mis centros», la factura que se hace siempre en Global no reparte su importe entre direcciones (queda en «sin repartir»), porque sus líneas no recuerdan su OT. El total de la factura no cambia: la suma de los subtotales y de «Otros conceptos» es exactamente su base imponible. Una vez emitida la factura, la dirección de cada OT queda fijada: si después le cambias la dirección a una OT, la factura emitida (su PDF, sus subtotales y lo que cuenta en el portal) no se mueve; mientras es un borrador sí sigue a la OT. Las emitidas de antes de este cambio siguen la dirección actual de su OT. En la ficha del cliente, el recuadro Facturado y el reparto por dirección son la misma cifra: sólo facturas y rectificativas emitidas (una rectificativa resta; ni borradores, ni canceladas, ni albaranes), archivadas o no. «Cobrado» es lo cobrado de esas mismas facturas. La línea de factura guarda de qué OT viene desde el 10/10/2026; en las facturas anteriores no se agrupa.

Al emitir, la dirección de trabajo queda fijada con el resto de la factura: si después se renombra la dirección en la ficha del cliente, la factura emitida sigue diciendo la que recibió el cliente; el borrador, en cambio, se actualiza. Las facturas emitidas antes del 30/09/2026 no la llevan, porque el cliente las recibió sin ella. Si el cliente ya había dado su conformidad al borrador y la dirección de trabajo cambia, su conformidad caduca, como con cualquier otro cambio que él vea. En el listado de Facturas puedes enseñar la columna Dirección de trabajo desde «Columnas».

Estados de la factura

«Pagada» y «Vencida» no se eligen a mano: salen solas de los cobros y de la fecha de vencimiento. Por eso «Cambiar estado», en el listado, sólo se abre en un borrador (para emitirlo o cancelarlo). Si lo pulsas en una factura emitida, Krepko te explica que no se cancela y te ofrece «Crear rectificativa».

Archivar una factura la saca de la lista de trabajo, pero no la borra: sigue saliendo con el filtro «Archivadas». Un borrador lo archiva cualquiera con acceso a facturas; una factura emitida, sólo un administrador.

Enviar varias facturas por correo

En la lista de Facturas, marca las que quieras mandar y pulsa Email en la barra azul.

• Con una marcada, es el envío de siempre (un borrador te ofrece emitirlo o mandarlo para revisión).
• Con varias, las de un mismo cliente van en un solo correo, con un PDF por factura, el asunto con todos sus números y, en el texto, la suma de sus totales. En el correo, cada factura lleva su propio enlace «Ver documento» y el historial de envíos de cada una sabe si el cliente lo abrió.
• Los borradores no se envían así: la ventana avisa de cuántos se quedan fuera («1 borrador de este cliente no va en este correo») y no se emite nada. Para mandar un borrador, márcalo solo. Las facturas anuladas tampoco van en grupo.
• Si marcas facturas de varios clientes, se abre una ventana de correo por cliente, una detrás de otra, y el título dice cuál es («cliente 1 de 2»). Si cierras una sin enviar, Krepko te pregunta si sigues con el siguiente cliente; si dices que no, no se envía ninguno más. Un cliente con sólo borradores no abre ventana: te lo dice un aviso.
• Como mucho 25 facturas por correo. Si a un cliente le marcas más, Krepko te avisa antes de preparar nada y no envía ninguna: márcalas en varias veces.
• Si todas las de un cliente son rectificativas, la ventana y el correo las llaman así («Enviar 2 rectificativas en un correo»).

Descargar los PDF de varias facturas

En la lista de Facturas, marca las que quieras y pulsa Descargar PDF en la barra azul.

• Con una marcada, se descarga su PDF directamente, el mismo que baja desde la propia factura.
• Con varias, se descarga un ZIP («FACTURAS-<fecha>.zip») con un PDF por factura, cada uno con su nombre de siempre (FACTURA-número-título-cliente). Si dos se llamarían igual, la segunda lleva «-2» al final.
• Los borradores también entran: es una descarga para ti, no un envío. Salen como su PDF de siempre, con la marca de agua «BORRADOR» y llamados «BORRADOR-FACTURA-…». Descargar no emite ni cambia nada.
• Mientras se generan, el botón va contando («Generando 3 de 8…»). Si alguna no se puede generar, el ZIP sale con las demás y un aviso te dice cuál ha fallado.

Emitir una factura

Mientras es borrador, su PDF lleva en cada página la marca de agua «BORRADOR · SIN VALIDEZ FISCAL», pensada para que se lea también impresa en blanco y negro: un borrador en papel no puede confundirse con una factura.

Al emitirla queda sellada con los datos de ese momento: el nombre, el NIF y el domicilio del cliente, y los de tu empresa. Si después cambias la ficha del cliente o los datos de tu empresa, las facturas ya emitidas se siguen imprimiendo como se emitieron; los borradores sí usan los datos nuevos.

• No se emite si no tiene cliente, si no tiene ninguna línea que facturar o si su importe es 0,00 €.
• Si a tu empresa le falta la razón social, el NIF/CIF o el domicilio (dirección, código postal y municipio), que la ley manda imprimir en toda factura, te los pide ahí mismo, los guarda y sigue emitiendo. También puedes ponerlos en Configuración → Empresa.
• Si al cliente le falta el NIF/CIF, te lo pide ahí mismo: lo escribes, pulsas Guardar y emitir, queda guardado en su ficha y la factura sale con él. Si es un particular y no hace falta, pulsa Seguir sin NIF.
• Si al cliente le falta el domicilio (o sigues sin NIF), te avisa y te pregunta: a un particular se le puede facturar sin ellos; a una empresa o a un autónomo, no. Tú decides si emitir igualmente o volver y completar su ficha.
• La fecha no puede ser futura, ni anterior a la de la última factura emitida de su serie: la numeración es correlativa y también cronológica (la FAC-260005 no puede llevar fecha anterior a la FAC-260004). Si pasa, te dice cuál es esa última factura y su fecha; cambia la fecha del borrador y vuelve a emitir. Varias facturas el mismo día, sin problema.
• Con Verifactu o TicketBAI activos se aplican además sus propias comprobaciones, que son más estrictas.

Formas de pago y vencimiento

Cómo y cuándo te paga cada cliente: «Contado», «Transferencia a 30 días», «Recibo domiciliado a 30 días», «Confirming a 60 días desde recepción»… Con ella, el vencimiento de la factura se calcula solo y se imprime en el PDF.

• Días: cuántos tiene el cliente para pagar (0 = al momento).
• Desde: la fecha de la factura; el fin de mes (30 días fin de mes: una factura del 19/10 vence el 30/11); o desde el envío, el día en que la factura se envía al cliente desde Krepko (la «recepción»).
• Día de pago (opcional): si el cliente sólo paga un día fijo del mes, el vencimiento se mueve al siguiente (día 25: lo que vencía el 18/11 vence el 25/11; en un mes más corto, su último día).
• Texto en el PDF (opcional): lo que se imprime; vacío, el nombre.

Una forma de pago desactivada ya no se ofrece, pero los documentos que la llevan la conservan. Una que usa algún cliente, presupuesto o factura no se elimina: se desactiva.

Enviar el borrador al cliente para que lo revise, antes de emitirlo

Sirve para cuando el cliente —una administración de fincas, una empresa— quiere ver la factura antes, o te falta confirmar su CIF: si la emites y hay que cambiar algo, ya sólo se corrige con una rectificativa.

Registrar un cobro

Corregir un cobro

Retención de garantía (obras)

Es el porcentaje que una constructora o un cliente de obra se queda de cada factura hasta que acaba la garantía (por ejemplo, un 5 %). No es IRPF: no cambia la base, ni el IVA, ni el total de la factura —ni lo que se declara a Hacienda—; cambia lo que el cliente te paga ahora.

• Dónde se pone: en el presupuesto o en la factura, en «Datos del documento» → Retención garantía % y, al lado, sobre qué se calcula: sobre base imponible (lo normal, y lo que viene puesto) o sobre total con IVA, según diga el contrato. 0 = sin retención, que es como nace toda factura directa.
• La factura la hereda del presupuesto: al facturarlo (total, anticipo, parcial o resto), al hacer su albarán y al facturar ese albarán, la factura nace con el mismo % y la misma base. La puedes cambiar mientras es borrador; emitida, ya no. Un presupuesto nuevo nace sin retención: se pone la que diga el contrato.
• Es de la factura: el albarán y la proforma no la enseñan ni la imprimen (la guardan para pasársela a su factura). Una factura rectificativa hereda la de la factura que rectifica y la resta: si abonas la mitad de la obra, la retención pendiente baja a la mitad.
• Qué ves: en el pie del editor y en el PDF, bajo el total, «Retención de garantía (5 % sobre base imponible): −481,14 €» y «Líquido a percibir»; también en el correo, en la vista previa y en la página donde el cliente da su conformidad al borrador. Ejemplo: base 9.622,85 € con ISP (sin IVA) y 5 % sobre base → retención 481,14 €, líquido 9.141,71 €. Si el presupuesto lleva además un anticipo, sale aparte: el líquido es siempre el total menos la retención.
• Cobros: la factura queda Pagada al cobrar el líquido. La retención sigue pendiente, pero no cuenta como deuda ni como vencida: el pendiente de Facturas, Tesorería, la ficha del cliente y el portal es el del líquido. En la columna «Pendiente» de Facturas la verás debajo como «+ … retenido». Cuando el cliente la devuelva, regístrala como un cobro más de la misma factura.
• El asesor la ve en su Excel en la columna «Retención», con «Retención sobre» y el «Líquido», y en el resumen mensual por correo en la columna «retencion».

Su referencia (el número de pedido del cliente)

Muchos clientes —sobre todo constructoras— dan un número de pedido o de contrato y quieren verlo en tus facturas para casarlas. Escríbelo en «Su referencia» (en «Datos del documento» del presupuesto o de la factura). La factura lo hereda del presupuesto, sale en el PDF junto a los datos del cliente («Su referencia: OB030.PC26/0196») y en el asunto del correo de la factura. Si lo dejas vacío, no sale nada. Emitida la factura, ya no se cambia.

Inversión del sujeto pasivo (ISP)

Cuando facturas una obra a una empresa con inversión del sujeto pasivo (las líneas van al 0 % de IVA y el IVA lo declara tu cliente), pon esas líneas al 0 % y, en «Líneas 0 %», elige «Inversión del sujeto pasivo (art. 84)». El PDF de la factura dirá entonces «IVA ISP (0 %)» en el cuadro de totales y llevará la mención que exige la ley: «Operación con inversión del sujeto pasivo conforme al art. 84.Uno.2.º f) de la Ley 37/1992 del IVA». Sin esa calificación, la mención no sale.

Que lo recuerde el presupuesto: en el presupuesto, «Datos del documento» → IVA de las facturas → inversión del sujeto pasivo (0 %). Desde ese momento todas las facturas que salgan de él (total, anticipo, parcial, resto, su albarán y las certificaciones) nacen con las líneas al 0 % y la calificación ISP, sin tener que tocarlas. Las líneas y el PDF del propio presupuesto no cambian. Se elige mientras el presupuesto se puede editar; si lo dejas en normal, cada línea lleva su IVA como siempre. En un presupuesto ya aceptado puedes cambiar todavía el IVA de las facturas, la retención de garantía (y sobre qué se calcula) y «Su referencia» mientras no tenga ninguna factura emitida: el resto del presupuesto sigue bloqueado, y el cambio vale para las facturas que se creen desde ese momento (un borrador de factura ya creado no cambia). Con una factura emitida, ya no se cambian.

Certificaciones de obra (facturar cada mes lo certificado a origen)

Si trabajas para una constructora que cada mes te manda la certificación a origen (por cada partida del contrato, lo ejecutado desde el principio), Krepko la guarda y te prepara la factura del mes. Es un módulo apagado de serie: lo enciende el administrador en Configuración → Módulos → Certificaciones de obra.

• Dónde está: en un presupuesto aceptado (o con una parte ya facturada), al pie, el bloque «Certificaciones»; y en Proyectos, la pestaña «Certificaciones» con las de todos sus presupuestos. «+ Nueva certificación» la crea con todas las partidas del presupuesto. Sólo puede haber una en borrador por presupuesto; el número es correlativo de la obra (el de la constructora va en «Ref. de la constructora»).
• Qué escribes: el periodo (MM/AAAA) y, por cada partida, la medición a origen (lo acumulado, como viene en el papel). Krepko pone lo anterior —lo que ya le has facturado de cada partida con tus facturas, no lo que diga el papel— y calcula el mes (a origen − anterior) y su importe con el precio del contrato. Al pie: total a origen, a deducir lo anterior, el mes (base), el IVA (o «ISP»), la retención de garantía y el líquido a percibir. Si escribes en «A deducir anteriores según la constructora» lo que dice su papel y no coincide con lo tuyo, te avisa.
• Escanear la proforma de la constructora (con IA): en vez de teclearla, pulsa «Escanear proforma» en el bloque «Certificaciones» del presupuesto (o en la pestaña «Certificaciones» del proyecto, eligiendo antes cuál de sus presupuestos aceptados), y sube el PDF o la foto que te ha mandado la constructora. También desde Compras → Subir PDF, eligiendo el tipo «Certificación de cliente (venta)» y después el cliente y su presupuesto: es una venta, así que no se registra en Compras (si subes una sin elegir tipo y la IA la reconoce, Compras te lo dice y no la guarda; si llega por correo al buzón de compras, se queda en su bandeja marcada como certificación, sin crear compra. Si tu empresa no tiene el módulo de certificaciones, una certificación se trata como cualquier factura de compra). Necesita los módulos de certificaciones y de escaneo con IA encendidos, y lo puede hacer quien hace facturas (técnico+ y administrador). La IA lee cada partida y Krepko crea la certificación ya rellena, marcada «escaneada», para que la revises en la misma pantalla de siempre:
• Cada línea de la proforma se casa con una partida del presupuesto: por su código o por la misma descripción, sin más. Si sólo se parece, la línea sale marcada «dudosa» con lo que decía la proforma, y tú eliges «Es esta partida» o «No, es otra» (entonces la partida se queda como estaba y lo leído pasa a «fuera de contrato»). Mientras quede una dudosa sin decidir, no se puede facturar. Lo que no está en el presupuesto entra como partida fuera de contrato (para facturarla, «Añadir al presupuesto como ampliación», como siempre). Las partidas que la proforma no trae se quedan con lo ya facturado.
• Cantidad y precio cambiados de sitio: algunas constructoras imprimen un mes la cantidad en la columna del precio y al revés (el importe da lo mismo). Krepko lo detecta comparando con el precio de tu contrato y te propone ponerlo en su sitio: la línea sale «dudosa» con lo impreso y lo propuesto, y eliges «Sí, cambiar», «No: lo impreso» (se queda la medición tal como venía) o «No, es otra». No se factura hasta que decidas: una cantidad que coincide con tu precio puede ser casualidad. Lo mismo si la medición impresa no casa con el importe impreso: manda el importe, Krepko te propone la medición que sale de él (con importe vacío, 0) y la línea espera tu decisión.
• Lo que dice el papel y no manda: arriba ves lo leído (obra, número, pedido, totales, retención, IVA o ISP, líquido y forma de pago) y el enlace «Ver la proforma». La factura se hace siempre con tus precios, tu retención, tu IVA y lo que tú has facturado antes; si la proforma dice otra cosa (otro % de retención, ISP o IVA distinto —un IVA 0 % sin que la proforma diga «ISP» se avisa aparte, sin dar por hecho que es ISP—, otro número de pedido, un «a deducir anteriores» que no cuadra, totales que no suman, una partida que baja respecto a lo ya facturado), te lo avisa para que lo revises, y no cambia nada solo. Si el presupuesto es el que está mal, cambia sus condiciones y el aviso desaparece. Los avisos de una línea (importe que no cuadra, precio distinto) se van cuando la corriges a mano, y el de «los totales no suman» cuando añades la partida que faltaba.
• Lo que cambies a mano después de escanear queda marcado «editada». Cada escaneo cuenta como dos lecturas de IA (reconocer el documento y leerlo), dentro del uso de IA de tu cuenta. Las nóminas no se leen.
• La primera certificación de una obra que aún no tiene presupuesto: no hace falta teclear el contrato. Pulsa «Escanear la 1.ª certificación de una obra» en la ficha del cliente (pestaña Presupuestos) o en la pestaña «Certificaciones» del proyecto; o en Compras → Subir PDF, tipo «Certificación de cliente (venta)», elige el cliente (la constructora; si no existe, «+ Crear») y deja el presupuesto vacío. La IA lee la proforma una sola vez y Krepko te propone el presupuesto en una pantalla de revisión, sin guardar nada todavía:
• Arriba: el título (la obra), «Su referencia» (el pedido de la constructora), el IVA de las partidas o la inversión del sujeto pasivo, la retención de garantía y la forma de pago, si lo que dice la proforma casa con una de tu catálogo (si no, la del cliente, o elígela).
• Una partida por cada línea de la proforma, en sus mismos capítulos, con su texto (y su código delante, para que el mes siguiente se reconozca solo), la unidad y el precio impreso. Todo se puede cambiar, quitar líneas (✕), añadir una partida del contrato que esta proforma no trae («+ Partida», se certifica a 0) o un capítulo.
• La medición del contrato: la proforma no la trae, así que nace con lo certificado a origen. Si tienes el contrato firmado, pon la suya en «Medición contrato»: los meses siguientes certificarán hasta ella sin hacer nada más. Si la dejas, lo que se certifique por encima será un exceso que no se factura hasta «Añadir exceso al presupuesto».
• «⇄» (cantidad ↔ precio): en esta primera Krepko no puede saber si la constructora ha puesto la cantidad en la columna del precio (no hay contrato con qué comparar). Si una línea los trae cambiados, pulsa «⇄». Desde el mes siguiente lo detecta solo.
• Si la proforma dice que ya se certificó algo antes (la obra empezó antes de usar Krepko), te avisa: Krepko no tiene esas facturas y la certificación facturaría todo lo de a origen. Revísala antes de facturar.
• «Crear presupuesto» lo crea aceptado (es un contrato firmado, con su número de presupuesto), del cliente y, si vienes del proyecto, de ese proyecto; y encima crea la certificación de esa proforma ya rellena, que se abre para que la revises y factures como cualquier otra. Lo que cambiaste en la revisión (precio, medición, «⇄») queda marcado «editada». «Cancelar» no deja nada. Cuenta como un escaneo (dos lecturas de IA), y crear no vuelve a gastar. Lo que se queda sin crear ni cancelar se borra a los 7 días.
• Partidas fuera de contrato (extras): «+ Partida fuera de contrato», con descripción, unidad, precio, medición y coste unitario (lo que te cuesta a ti: va a la rentabilidad). Para facturarla hay que pulsar «Añadir al presupuesto como ampliación»: entra en el presupuesto en el capítulo «Fuera de contrato» (sube su total, cuenta para el tope y para la rentabilidad) y desde ahí se certifica como las demás. Con un extra sin ampliar no se puede facturar. Si no le pones coste entra a 0 y la certificación lo marca «sin coste»: se lo puedes poner después.
• Si una partida pasa de la medición del contrato (exceso de medición): la fila lo dice («Exceso sin ampliar: 20 m²») y ese exceso no se factura; la factura llega hasta la medición del contrato. «Añadir exceso al presupuesto» lo añade en «Fuera de contrato» al mismo precio y con el mismo coste que la partida; si el mes siguiente sigue creciendo, esa misma partida de exceso crece (no se crea otra).
• Obra ya facturada: si llega un extra después de la última certificación, puedes hacer otra certificación aunque el presupuesto esté «Facturado»; al añadir el extra al presupuesto vuelve solo a «Fact. parcial» y se factura.
• «Crear factura borrador»: crea la factura del mes con sólo las partidas que se mueven (cantidad del mes × precio del contrato), con la retención, «Su referencia», el IVA del contrato y la forma de pago del presupuesto. Su PDF lleva al final el anexo «Relación valorada a origen» con todas las partidas (anterior, mes, a origen e importe). No puede pasar del 100 % del presupuesto (el tope de siempre) y una certificación sólo se factura una vez.
• Después: la factura es un borrador normal: se revisa, se emite y se cobra como cualquier otra. Si borras ese borrador (o la factura se cancela), la certificación vuelve a borrador y se puede corregir y facturar otra vez; si ya habías empezado la certificación siguiente, la vieja se anula y la nueva (que es a origen) recoge lo que quedó sin facturar. Una rectificativa de esa factura resta de lo anterior de cada partida cuando se emite (en borrador todavía no). Si duplicas la factura de una certificación, la copia es una factura normal del presupuesto que conserva sus partidas: si la original no está rectificada, Krepko te avisa de que esas partidas quedarían facturadas dos veces, y la certificación siguiente no se deja facturar hasta que lo arregles. En la factura de una certificación, la cantidad y el precio de sus líneas no se cambian (se cambian en la certificación), ni se le pone un descuento general, y los Modificadores (margen, coeficiente, descuento, tarifa) se saltan esas líneas y lo dicen; la descripción y lo demás, sí. Una certificación en borrador se puede anular (su número no se reutiliza).
• Los céntimos cuadran: cada línea de la factura es la cantidad del mes × el precio del contrato (con sus decimales), así que lo que ves en el PDF es lo que firmaste. Como el presupuesto redondea su total a céntimos, al sumar todas las certificaciones puede sobrar o faltar algún céntimo: la certificación que cierra la obra (todas las partidas al 100 %) lleva una línea «Ajuste de redondeo de la certificación a origen» por esa diferencia (una por tipo de IVA si hay varios), y el anexo la enseña como «Ajuste de redondeo». Esa línea no se cambia a mano, ni su IVA (como las cantidades y precios de las partidas); si duplicas esa factura, en la copia va como una línea normal. Así lo facturado suma exactamente el total del presupuesto. Krepko sabe cuánto puede descuadrar el redondeo (depende de las cantidades, los precios y cuántas facturas lleva la obra); si la diferencia es mayor, o el presupuesto tiene líneas de texto con importe, o lleva facturado algo que no son sus partidas (un anticipo, una rectificativa en borrador), no es redondeo: no se ajusta sola y te avisa para que lo revises.
• Ejemplo: tabique a 6,20 €/m²; en julio se certifican 250,5 m² a origen → la factura de julio lleva 250,5 m² (1.553,10 €). En agosto el papel dice 400 m² a origen → Krepko descuenta los 250,5 ya facturados y la factura de agosto lleva 149,5 m² (926,90 €).

Hacer una factura rectificativa (abono)

puedes cambiar mientras es borrador).

(«devuelvo 1 caldera y 3 horas»): Krepko las guarda en negativo, porque una rectificativa es el reverso de su factura. Verás el total del documento en negativo mientras lo editas.

«Rectificativas». Los totales del listado ya van netos: la rectificativa resta. Y si quieres cruzarlo con otros filtros —las rectificativas de un cliente, o las de un mes— usa la píldora «Tipo de documento»: una pestaña sustituye a lo que tuvieras puesto, una píldora se suma.

Si la factura está mal del todo — el camino recomendado:

datos, corrige en la copia lo que estuviera mal y emítela: toma el siguiente número de la serie.

otros dos («Rectificada por», «Rectifica», «Copia de» y «Copias de este documento»), y la copia lo dice además en su cabecera. Así tu asesor sigue la historia entera sin preguntarte.

Alternativa, cuando sólo baila un precio o una cantidad: deja en la rectificativa sólo la diferencia (borra las líneas que no cambian y ajusta las que sí). La factura original sigue viva por la parte que estaba bien.

Lo que Krepko comprueba en una rectificativa (lo exige el Reglamento de facturación):

• Sólo se rectifica una factura ya emitida. Un borrador se corrige editándolo; una factura anulada no tiene nada que rectificar.
• Su importe va en negativo. Una rectificativa en positivo no compensaría nada —sumaría, y el cliente acabaría

debiendo las dos—, así que no se emite: Krepko te lo dice y te manda a sus líneas.

• Al crearla te pide el motivo (error en el precio, devolución de material, descuento acordado después…). Es obligatorio y va impreso en la rectificativa, junto al número de la factura que rectifica.
• Puedes rectificar una parte (ajusta las líneas antes de emitir) y, si hace falta, hacer otra rectificativa después; lo que no deja es rectificar más de lo que se facturó: al emitir te dice cuánto queda por rectificar

y cuánto te pasas.

• Te enseña la diferencia mientras la editas. Debajo de «Rectifica: FAC-…», el borrador va diciendo cuánto rectificas, cuánto queda por rectificar de esa factura y cuánto falta o sobra, y cambia con cada línea que

tocas. Si cuadra, lo dice en verde. Si te quedas corto —por ejemplo 805,73 € donde quedaban 805,79— te avisa antes de emitir y te pide confirmar: la rectificativa parcial es legítima, pero esos céntimos se le quedan pendientes al cliente para siempre, así que conviene que sea a propósito. Para neutralizar una rectificativa equivocada, copia sus importes exactos, no los vuelvas a calcular a mano: es de donde salen esas diferencias.

• Si rectificas una factura emitida con otro programa (no está en Krepko), te avisa y te pide confirmar: en ese caso escribe en la rectificativa el número y la fecha de aquella factura.

Enviar por email

• Un documento no sale sin su PDF sin que lo sepas. Si el PDF no se puede generar, la ventana no envía y te lo dice; puedes reintentar o desmarcar Adjuntar para mandarlo sin él, a sabiendas. El borrador de factura para revisar va siempre con su PDF (de él sale la página donde el cliente responde): ahí la casilla no se puede quitar.
• Si un archivo que habías elegido para adjuntar ya no se puede leer, el correo no sale y te dice cuál: vuelve a subirlo o quítalo de la selección.
• El texto que escribes en la ventana es el que recibe el cliente, tal cual, con debajo una ficha del documento (número, fecha y total con IVA) y el botón para verlo o firmarlo. Vale igual para presupuestos, albaranes, proformas y órdenes de trabajo.
• La plantilla por defecto de cada tipo (Configuración → Comunicaciones) llega ya rellena con el cliente, el número, el importe con IVA y las fechas. Si el documento no tiene una fecha que la plantilla pide —una factura sin vencimiento—, esa línea se quita sola en vez de quedar a medias.
• En tus plantillas puedes poner {{direccion_trabajo}} (botón en el editor de plantillas): la dirección donde se hace el trabajo — la de la OT o la elegida en el presupuesto y, si no tiene, la del cliente. En facturas, albaranes y proformas sale vacía, porque no tienen dirección de trabajo propia. El nombre antiguo, {{direccion}}, sigue funcionando igual.
• A quién va. La ficha del cliente tiene dos correos además del principal: Email OT y presupuestos y Email facturación. Las facturas, albaranes y proformas salen propuestas al de facturación; las órdenes de trabajo y los presupuestos, al otro. Si uno está vacío, se usa el del administrador de fincas del cliente (si tiene) y, si no, el principal. Ejemplo: una comunidad cuyo administrador quiere las OT en oficina@… y las facturas en facturas@…: rellena los dos en la ficha del administrador y ya no hay que tocar nada al enviar.
• En Para tienes un desplegable con todos los correos que se conocen del cliente —los suyos, los de su administrador y los de los contactos de sus direcciones—, cada uno con lo que es. Puedes escribir otro; si no estaba en la ficha, al enviar te pregunta si quieres guardarlo en el campo que toca (el de facturación si era una factura, el de OT y presupuestos si era una OT).
• Añadir fotos (en las OT, y en los presupuestos que tienen OTs con fotos) abre las fotos todas marcadas: desmarca las que no quieras mandar (o usa Seleccionar todas para marcarlas o desmarcarlas de golpe). Las que sigan marcadas al pulsar Enviar van en el correo, aunque no hayas pulsado Añadir seleccionadas; antes de mandarlo se te enseña el resumen con las fotos.
• Antes de enviar fotos o adjuntos, te enseña qué va: el PDF, cada archivo y las fotos en miniatura. Confirmas con Enviar o vuelves con Revisar. Un correo que sólo lleva el PDF del documento sale sin preguntar.
• PDF: FAC-XXXX-Titulo-Cliente.pdf.
• El PDF que sale del listado (por email, por WhatsApp o al descargarlo) es el mismo que ves en la vista previa del editor: emisor y cliente con su NIF y su domicilio, la cuota de IVA de cada tipo, el descuento global si lo hay, tus datos de pago y los cobros registrados. En una rectificativa lleva su título, la factura que rectifica y el motivo.

Ver las facturas y el cobro de un cliente

🔧 Órdenes de trabajo ambos

Órdenes de trabajo (OT), también llamadas "partes". Es el núcleo operativo. El técnico ejecuta la OT desde la app móvil (/app-tecnico/); el admin la gestiona aquí.

Crear una OT

• El título y la descripción los ve el cliente. Junto a esos dos campos lo dice una nota: «El cliente ve este texto en su portal.» (también al cambiar el título con el lápiz de la ficha, y en la app del técnico; si la OT la abre Claude por el conector, Claude lo sabe y te lo puede recordar: lo que el cliente no deba leer va en las notas internas.) En cuanto la orden existe, el cliente la ve en la lista de órdenes de trabajo de su portal, aunque no se la hayas enviado, con la descripción del trabajo y, si la dejas vacía, con el título. No escribas ahí nada que no deba leer. Las notas internas no las ve nunca. La nota sale igual en la ficha de la OT y en la Nueva OT de la app del técnico.

• De quién es el dinero depende de ese estado. Mientras el presupuesto no está aceptado, la OT se factura por su cuenta, como cualquier otra. Desde que está aceptado (o ya facturado en parte o del todo), se factura el presupuesto y la OT queda como coste: ver «Facturar una OT». La ficha lo refleja en el momento de vincular, sin recargar.
• Las líneas del presupuesto sólo se copian a una OT nueva si el presupuesto está aceptado: una OT vinculada a uno sin aceptar nace sin ellas, y no se pregunta.
• Si eliminas un presupuesto en borrador que tenía una OT vinculada, la OT se queda, sin presupuesto.

Cómo avanza una OT (el stepper)

El panel de la OT muestra un stepper accionable con dos partes:

Puedes hacer clic en un paso anterior del stepper para volver atrás mientras la OT no esté facturada ni enviada al cliente. Una OT enviada primero se desbloquea (ver «La OT enviada queda bloqueada»). Debajo de cada paso de campo ya alcanzado verás cuándo se alcanzó y quién lo hizo (por ejemplo «25/09 10:14 · Pedro»). La cita de la planificación (día y hora) está al pasar el ratón por «Planificada». Las OTs anteriores al 22/09/2026 enseñan la fecha sin nombre, porque entonces no se guardaba quién. Sólo se puede avanzar a los pasos que el flujo de esa OT permite desde donde está. Cambiar el tipo de una OT cambia también sus pasos, porque cada tipo lleva su flujo. Si con el tipo nuevo desaparece o aparece algún paso, la app te lo dice antes y te pide confirmación. Si la OT está en un paso que el tipo nuevo no tiene, no te deja cambiarlo y te explica por qué: muévela antes a un paso que exista en los dos. Su estado nunca cambia al cambiar el tipo.

«En facturación»: la OT tiene un borrador de factura sin emitir

Estados que verás en la lista

Sin planificar · Planificada · En curso · Pend. materiales · Completado · A revisar · Revisada · En facturación · Facturado · Cancelada. (Los estados "A revisar", "Revisando" y "Revisada" son de la fase de oficina; "En facturación" y "Facturado" se alcanzan con la factura —el borrador y su emisión—, no se marcan a mano.) Las pestañas del final son etapas de una misma cola, y una OT sólo está en una (la ficha de la OT dice lo mismo que la pastilla: una OT terminada y enviada al cliente sin marcarla revisada se ve «Revisada» también en su ficha, sin fecha de revisión; para reabrirla se pulsa «Desbloquear», que sólo puede un administrador): A revisar (terminada y sin revisar, también si la revisión está empezada y sin terminar: pastilla «Revisando») → Revisadas (revisada —o ya enviada al cliente— y todavía sin facturar: lo que te queda por facturar) → En facturación (con un borrador de factura) → Facturados (con la factura emitida). Una OT facturada, con borrador, cancelada o archivada ya no sale en «A revisar» ni en «Revisadas», aunque se revisara en su día. Tampoco salen en esas dos las que no esperan una factura propia: las de un tipo que no se factura (Interna, Garantía) y las de un contrato de mantenimiento (las cubre su cuota); ésas se quedan en «Completados». «Completados» no repite la cola: enseña sólo las terminadas que no esperan revisión (ésas, y la que ya tiene la factura hecha); una OT que está en «A revisar» o en «Revisadas» sale sólo allí. Si en una OT de contrato hay trabajo fuera del contrato, se factura aparte desde su ficha (pide confirmación) y pasa a «En facturación». Las OTs de un presupuesto sí siguen en «Revisadas» hasta que se factura su presupuesto. El recuento y el importe de cada pestaña, el total del pie y «seleccionar todas» cuentan esas mismas filas, y el «N por revisar» del Dashboard es el recuento de «A revisar». Archivada no es un estado: es una marca que se pone encima del estado que la OT tenga (ver «Archivar una OT»). La pestaña «Activas» son las órdenes con el trabajo sin terminar: exactamente las que cuenta la tarjeta «Órdenes de trabajo activas» del Dashboard, y al pulsar esa tarjeta se abre esta pestaña. Entran las sin planificar, planificadas, en curso, a la espera de material, las visitas programadas, las de mantenimiento sin terminar y las de un estado tuyo al que no le has dicho fase; no entran las terminadas (revisadas o no, enviadas, en facturación o facturadas), las canceladas ni las archivadas. Ejemplo: si el Dashboard dice 7, la pestaña «Activas» tiene 7 filas. Un técnico+ ve en Órdenes de trabajo sólo sus órdenes (las que lleva como técnico principal o como ayudante) y las sin asignar, y su tarjeta cuenta exactamente esas: si a él la tarjeta le dice 4, su pestaña tiene 4 filas, y su «N por revisar» cuenta lo que le abre la pestaña «A revisar»; a ti, como administrador, la tarjeta te sigue contando las de toda la empresa. Se quita como cualquier otra pestaña, con «Todas» o con «✕ Limpiar filtros». La alerta «OTs sin asignar» del Dashboard cuenta las órdenes activas que no tienen técnico principal (un ayudante no la asigna), y al pulsarla se abre esta pestaña con sólo ésas: si la alerta dice 3, ves 3 filas; las terminadas, revisadas o facturadas sin técnico no salen. Mientras estás así, en la barra de filtros se ve la píldora «Sin asignar ×»: pulsar su × la quita (y vuelven todas las activas), igual que «✕ Limpiar filtros». La píldora «Técnico» enseña las órdenes de ese técnico como principal y como ayudante: si Ana ayuda en la OT-0040 de Luis, eligiendo a Ana sale la OT-0040. «Ver todas →» de la tarjeta abre la pestaña «Todas» con los filtros limpios. Al llegar desde el Dashboard (la tarjeta, «por revisar», la alerta o una barra del gráfico) Órdenes de trabajo empieza con los filtros limpios y pone sólo el que pide el enlace: la búsqueda, el técnico u otros filtros que tuvieras puestos de antes se quitan, para que el número del Dashboard y las filas coincidan. Si entras por el menú, encuentras los filtros como los dejaste.

Panel de detalle de la OT

• Cabecera: número, estado, cliente, técnicos, fecha y duración (fecha/hora y técnico editables ahí).
• Título: el lápiz ✏️ junto al título lo corrige; Enter lo guarda y Escape lo deja como estaba. En una OT facturada o en facturación no se puede cambiar (lo que se factura no se reescribe), y en una OT cerrada por otro motivo, sólo el administrador.
• WhatsApp: el mensaje lleva el enlace al PDF de la OT (el mismo que el del correo) y, si tiene fotos, el de la galería.
• La ficha se lee de arriba abajo, en tres bloques numerados:
• 1 · Texto del trabajo: el encargo y el trabajo realizado.
• El encargo sale en una línea (la primera de la descripción); pulsándola se despliega entero y se edita. Una OT sin descripción nace con el encargo desplegado.
• Trabajo realizado: la caja crece sola según escribes. Hasta que la OT se completa (o si aún no hay texto escrito) sólo ves el encargo y un aviso de espera: el trabajo lo escribe el técnico al terminar y aparece aquí.
• El texto del técnico no se pierde. Cuando retocas aquí lo que escribió el técnico, su texto queda guardado tal cual. Debajo de la caja verás «El texto del técnico está guardado · Ver original · Recuperar»: Ver original lo enseña (con quién lo escribió y cuándo) sin cambiar nada, y Recuperar devuelve el trabajo realizado al texto del técnico (te pide confirmación, porque el texto que hay ahora se sustituye). Si el texto es exactamente el del técnico, la nota dice «Tal como lo escribió …». Lo que escribes tú mismo, sin texto previo del técnico, no se guarda como original. Si el técnico vuelve a escribir sobre SU texto, el nuevo pasa a ser el original; si escribe sobre un texto que ya retocó la oficina, el original del técnico se conserva tal cual (y vaciar el texto tampoco lo borra). «Recuperar» no está en una OT facturada, enviada al cliente o bloqueada (hasta desbloquearla); el parte PDF lleva siempre el trabajo realizado que ves en la caja.
• 2 · Técnicos y horas: las horas por técnico y cómo se cobran. A la derecha de su título, lo que suma la mano de obra, sin IVA.
• 3 · Materiales: las líneas de la OT (antes «Líneas de la OT»). A la derecha de su título, lo que suma el material, sin IVA. Las filas de horas de los técnicos siguen saliendo en esta tabla, pero cuentan en el bloque 2.
• Los dos importes son los mismos que da el pie de la ficha. Con la mano de obra dos veces, el del bloque 2 dice «por decidir»; en una OT que no se factura, «sin cargo».
• Lo demás, plegado al final: Fotos, Firma del cliente, Tareas, Documentos relacionados, Chat e Historial. Cada uno es una fila con su nombre y su recuento (cuántas fotos, cuántos mensajes, cuántas tareas abiertas, si está firmada…); se abre y se cierra pulsando la fila.
• Nacen cerrados. Sólo Tareas se abre sola, y sólo en una OT En curso que tenga alguna tarea abierta.
• La app recuerda lo que abres y lo que cierras, por usuario y en ese navegador, y lo aplica a todas las OTs. Lo que tú decidas manda también sobre Tareas: si la cierras, deja de abrirse sola hasta que vuelvas a abrirla.
• Fotos: antes/durante/después/detalle, con lightbox y etiquetas.
• Firma del cliente: la firma (obligatoria u opcional según configuración); la fila dice «firmada el…» o «pendiente».
• Documentos relacionados: el presupuesto, el proyecto, las facturas, los albaranes de compra por revisar… con enlace a cada uno. Antes estaba arriba, junto a Presupuesto y Proyecto, con el nombre «Relacionados». Si hay algo pendiente de la oficina, la fila lo dice en rojo aunque esté cerrada: «2 albaranes por revisar» (fotos del técnico que aún no has importado en Compras) o «albarán apuntado por el técnico» (un número que apuntó a mano en el móvil). Sin nada pendiente, sólo el recuento.
• Chat: mensajes entre técnicos y oficina, agrupados por día («Hoy», «Ayer», fecha) y con la hora en cada mensaje, igual en la web y en el móvil. Si hay mensajes de otros que no habías visto, la fila lo dice en rojo («2 sin leer») aunque el chat esté cerrado; se apaga al abrirlo.
• Historial (sólo administrador): quién hizo qué en esa OT, dentro de la propia ficha. El botón «Historial» de la barra de arriba lo abre y te lleva a él.
• El pie de la ficha: abajo del todo, siempre a la vista aunque bajes por la ficha, está lo que vale la OT, en grande y sin IVA, y debajo el importe con IVA. Si la OT se factura ella misma, es lo que saldría hoy en su factura (con «El cliente ve: Técnicos / Total», el de la factura agrupada, al céntimo), y se mueve solo al cambiar una línea o las horas a facturar. Si la OT es de un presupuesto, debajo dice «Se factura con el presupuesto PRE-… · X € sin IVA» y el importe grande va rotulado «valor de la OT · sin IVA»: ese importe es lo que valen sus líneas, pero lo que se factura es el presupuesto, por su importe (si la factura de esta OT es sólo una parte —un anticipo, un parcial—, lo dice también: «la factura de esta OT, Y €»). Por eso su parte (el PDF que se ve, se descarga o se envía por correo o WhatsApp) sale sin valorar: artículos, cantidades y horas, sin precios ni totales, y con la nota «Trabajo incluido en el presupuesto PRE-…». El precio que vio el cliente es el del presupuesto; el dinero de la OT lo sigues viendo tú en la ficha. Lo mismo la OT de un contrato de mantenimiento (la cubre su cuota): su parte sale sin valorar y con la nota «Trabajo del contrato de mantenimiento …». En los dos casos el correo tampoco dice ningún total, la vista rápida del listado no enseña la columna de precio, y las horas salen detalladas (aunque «El cliente ve» esté en Técnicos o Total): sin importes, una sola línea de mano de obra no diría cuántas horas fueron. Tres casos aparte: (1) la OT de contrato que se factura ella —un trabajo fuera de la cuota, con su factura o ya en facturación— sale valorada, como una OT suelta, porque el cliente va a recibir esa factura; (2) la mano de obra a precio cerrado sigue saliendo en una línea («1 · T») también en el parte sin valorar: precio cerrado es no enseñar las horas; (3) la OT de un tipo que no se factura pero que ya se facturó en su día sale valorada, y el correo dice su total. Si es de un contrato de mantenimiento, dice «Incluida en el contrato …» (y el importe grande, «valor de la OT»): la cubre su cuota, y sólo se factura aparte lo que sea de fuera del contrato. Si junto al importe aparece la marca «≠» con «La factura saldría por X; las líneas suman Y», es que la factura cobraría otra cosa que lo que suma la tabla de líneas (lo normal: horas a facturar de los técnicos que aún no están en las líneas): revisa esas líneas antes de facturar. Un descuento puesto en la fila de horas de un técnico se aplica también en la factura, y una línea con cantidad 0 vale 0: se queda en la OT y en su parte a 0,00 €, y no sale en la factura ni en el albarán. Si la OT no está completada va en gris y dice «previsto» (aún sin empezar) o «hasta ahora» (en curso): no es el importe definitivo. En lugar del importe puede decir «Sin cargo» (su tipo no se factura), «Por decidir» (la mano de obra está dos veces y hay que elegir cuál se cobra) o «Sin importes todavía».
• A su lado, sólo para el administrador, la tablilla «Uso interno»: coste, venta, margen y % sobre venta de la mano de obra, de los materiales y del total, con el coeficiente (coef ×), como en el pie de un presupuesto. El coste de la mano de obra es el de las horas fichadas (si facturas menos horas de las trabajadas, el coste no baja). No sale en ningún documento del cliente; quien no es administrador ve sólo el importe.
• Con horas fichadas, cada línea de mano de obra enseña ese mismo coste (sólo el administrador): su P. COSTE es el coste real por hora de los fichajes y su COEF el que sale de él, los dos en gris y sin poder editarse (al pasar el ratón dicen por qué), y su margen se calcula con él. Así la suma de los márgenes de las líneas de mano de obra es el margen de mano de obra de la tablilla, al céntimo. La fila de horas de un técnico lleva el coste de ese técnico; si las líneas las pusiste a mano o vienen de un presupuesto, lo fichado se reparte entre ellas en proporción a sus horas (una línea de mano de obra sin horas —un «trabajo» a precio cerrado, un forfait— no recibe coste mientras otra sí tenga horas; si ninguna las tiene, se reparte por cantidad). El coste que tecleaste en la línea no se pierde: sigue guardado y vuelve a contar si la OT se queda sin fichajes. La cantidad, el PVP y el descuento se editan como siempre. Sin fichajes no cambia nada: el P. COSTE de la línea es el tuyo, editable, y el margen sale de él. Y la factura de esa OT nace con ese mismo coste (ver «Facturar una OT», punto 8).
• Con Previsualizar o Síntesis abiertos el pie se quita: la Síntesis da las mismas cifras.
• Un botón: el siguiente paso. A la derecha del pie hay un único botón que dice qué toca ahora en esa OT: «Marcar completada» (en curso; sólo el administrador — al resto le sale inactivo, porque ese paso lo avanza el técnico desde su móvil), «Marcar revisada» (completada; un solo gesto, sin pasar por «Revisando») y «Facturar · importe» (revisada), con el importe sin IVA. En una OT planificada o sin planificar no hay botón, y tampoco cuando ya tiene factura o su borrador. En una OT de un tipo que no se factura dice «Revisada · sin factura».
• Una OT se revisa siempre antes de facturarla. «Facturar» abre el diálogo de siempre («Facturar órdenes de trabajo») con esa OT marcada: la factura nace en borrador y la app te lleva a ella. Lo que tengas a medio escribir en la ficha (el trabajo realizado, una línea) se guarda antes.
• Si no se puede, dice por qué, escrito junto al botón: la OT está sin revisar, la mano de obra está dos veces, su presupuesto tiene albarán o ya está facturado, su tipo no se factura… Es el mismo motivo que dan el botón Facturar de la barra y el paso Facturar de la tira de estados: los tres se activan y se desactivan a la vez. En una OT de un contrato el botón sigue activo y una nota recuerda que la cubre la cuota (factúrala aparte sólo si es trabajo fuera del contrato).
• Ctrl + Enter pulsa ese botón (con la ficha a la vista y sin un diálogo delante).
• Junto al importe, a la izquierda, dos botones: «Enviar parte al cliente» (con el trabajo hecho; abre el correo del parte) y «Ver como lo verá el cliente» (la previsualización).

Multi-técnico: horas y tramos

planificación de la OT, con «+ ayudante»; se quita con la × de su nombre, allí o en su fila de «Técnicos y horas».

En la ficha de la OT los tramos de cada técnico se ven debajo de su fila, sin pulsar nada, con «+ Añadir tramo manual» para el que falte; la flecha ▾ los pliega.

• Un reloj a la vez: con el reloj de una OT en marcha no se puede arrancar el de otra; la app dice cuál está abierta. Se para primero y luego se arranca el nuevo.
• Se ficha primero: si tu empresa usa el registro de jornada y a ti te toca fichar, el reloj de una OT no arranca sin la jornada empezada. Al pulsar ▶ la app te lo dice y te ofrece «Empezar jornada y arrancar reloj»: un toque ficha la entrada y arranca el reloj (dos registros, cada uno con su hora). Si arrancas el reloj de un compañero, no: la jornada la ficha cada uno desde su móvil. Con el registro de jornada apagado, o si esa persona no ficha, el reloj funciona como siempre.
• Nadie para el reloj de otro: una OT no se termina, se firma ni se cierra mientras otro técnico tenga su reloj en marcha; la app dice quién. Cada uno para el suyo (o la oficina lo corrige a mano en la ficha). El reloj de quien termina sí se cierra al terminar, con sus horas reales.
• Un reloj olvidado no se cierra solo: pasado el fin de jornada del técnico, le llega un aviso al móvil y la oficina recibe otro (en la web y en el móvil si tiene la app). En el planificador sale marcado SIN CERRAR. Las horas no se pierden: cuentan cuando se para o se corrige.
• Al parar el ÚLTIMO reloj de una OT en curso, alguien se entera: es el momento en que la orden se queda sin nadie trabajando en ella, y parar relojes no la cierra (a propósito). Si quien para el reloj puede cerrarla —el técnico principal o un administrador—, la app se lo ofrece ahí mismo. Si no puede —un ayudante—, se avisa al principal: aviso en la web, push al móvil y un mensaje en el chat de la OT; si esa OT no tiene principal, a los administradores. Nadie cierra la OT por ti: la cierra una persona, con su trabajo y su firma. Y en Órdenes de trabajo tienes la pestaña «En curso sin fichar» con las que están en curso y sin ningún reloj en marcha.
• Parar relojes no cierra la OT: cuando se para el último reloj en marcha, la OT sigue «En curso» y alguien tiene que cerrarla. Si lo para el técnico principal (o un administrador), la app le ofrece ir al cierre en ese momento. Si lo para un ayudante, se avisa al principal (en la web, en el móvil y en el chat de la OT) para que la cierre él. En la web, la pestaña «En curso sin fichar» de Órdenes de trabajo reúne las que están así.
• El motivo de parar el reloj: al parar su reloj, el técnico puede escribir un motivo (opcional: «almuerzo», «falta material»…). Se ve en la app, bajo el tramo, y en la web, en la línea del tramo dentro de la OT; si es largo, el texto entero sale al pasar el ratón.

reloj, su mano de obra aparece en las líneas de la OT y en el PDF que firma el cliente. Antes había que acordarse de pulsar «Importar horas», y hasta que alguien lo pulsaba el parte no valoraba la mano de obra aunque la factura sí la cobrara.

• Fichadas 🔒 y Coste 🔒 — lo que dice el reloj del técnico. No se tocan aquí: si hay un error

de marcaje se corrige el tramo, que es donde vive el dato.

• A facturar — las horas que se le cobran al cliente. Se teclea como se dice (1h30, 90min,

1:30, 1,5), los botones − y + la mueven al cuarto de hora y ↺ la devuelve a lo fichado. Poniendo 0 ese técnico no se cobra (cortesía o garantía): su línea desaparece y la factura no se lo cobra. Con la venta a Precio cerrado esta columna dice «—»: lo que se cobra es el importe cerrado, y las horas no deciden nada.

• €/h e importe — el precio de venta de esa hora en esta OT. Un 0 puesto a propósito es un precio:

si pones el €/h de un técnico a 0 (aquí, o en su fila de «Materiales»), esas horas no se cobran y lo dicen igual el bloque, «Así lo verá el cliente», el pie, el parte y la factura; su coste se sigue contando. Para volver al precio de siempre, vacía la casilla (vacío no es 0: vuelve a mandar el precio del cliente, la tarifa, el técnico o la empresa). Sólo cuenta como «0 a propósito» el que teclea una persona en esa casilla o en la fila de horas: una tarifa con «€/h fijo» a 0 no pone ningún técnico a 0 (es como no tener ese precio, y decide el siguiente de la lista). Lo que suma la mano de obra de la OT —venta, coste y margen— no está en este bloque: está en la tablilla «Uso interno» del pie de la ficha (sólo el administrador), junto a los materiales y el total. Es una sola cuenta, la misma que la de la factura. El margen usa siempre el coste fichado: facturar menos horas no abarata el trabajo, el tiempo se gastó igual.

• Venta: Por horas (el cliente ve las horas de cada técnico y su €/h) o Precio cerrado (ve

un importe único; tus horas y tu coste siguen guardados para el margen).

• El cliente ve: Detallado (una línea por técnico) · Técnicos (una línea con los nombres y

un importe) · Total (una sola línea «Mano de obra»). Es lo que hay que usar cuando no quieres enseñar quién fue ni cuántas horas puso cada uno. La elección se guarda en la OT —no en tu navegador—, sale igual en el PDF del parte y en la factura, y la factura la congela al crearse. Sólo cambia cómo se enseña: el importe y el coste son los mismos.

ahí es exactamente lo que sale en el PDF y lo que se factura.

«+ Mano de obra», la que baja de un presupuesto, o la del botón Precio cerrado del bloque. Un artículo con unidad de tiempo —«Alquiler de andamio · 4 h»— es un material más: no cierra el precio, no quita las horas de los técnicos y se factura junto a ellas.

técnico en «Materiales» es lo mismo que cambiar sus horas a facturar o su €/h en el bloque. Esa fila no se duplica ni se borra: para no cobrarle sus horas al cliente, pon 0 horas a facturar (la fila desaparece y ese técnico no se cobra; sus horas fichadas y su coste se siguen guardando).

horas— la factura no se crea y te lo dice. Elige en el bloque: Por horas quita la línea puesta a mano y se cobran las horas; Precio cerrado se queda con esa línea y retira las de horas. Lo mismo si la OT conserva una línea antigua «Mano de obra · fecha [auto]» junto a las horas de los técnicos: borra esa línea en «Materiales» y se cobran las horas. Mientras esa línea antigua siga junto a las horas, el bloque de mano de obra de la OT lo avisa en un recuadro amarillo, el botón Facturar está desactivado (al pasar el ratón dice por qué) y el PDF del parte y el total de la OT enseñan la mano de obra dos veces: bórrala cuanto antes. Al borrarla, Facturar vuelve sin recargar. Una OT con horas a facturar no se queda sin mano de obra. Si borras en «Materiales» la línea de precio cerrado (o la única línea de mano de obra) y la OT tiene horas a facturar, al guardar vuelven las líneas de horas de los técnicos —una por técnico, con sus horas y su €/h— y un aviso te lo dice: es lo que se iba a facturar de todos modos. Si no quieres cobrarlas, pon 0 horas a facturar en su fila. También puedes pulsar Por horas en el bloque: pone al día esas líneas sin recargar la página. Un técnico con 0 horas a facturar sigue sin línea. Sólo pasa al borrar esa línea de mano de obra: guardar cualquier otro cambio (la cantidad de un material) no añade horas a ninguna OT. Y no pasa en la OT de un presupuesto o de un contrato: su mano de obra se cobra en ese documento, no en la OT. Si la OT lleva la mano de obra dos veces —las horas de los técnicos y, además, una línea de mano de obra puesta a mano (por ejemplo, añades «+ Mano de obra» en una OT que cobra por horas)—, el bloque de mano de obra te lo avisa en el momento, con los dos importes y dos botones: Cobrar por horas quita la línea puesta a mano —todas, si hay varias: la pregunta dice cuántas son y cuánto suman—; Cobrar el precio cerrado se queda con ella y retira las líneas de horas (las horas fichadas y su coste se siguen guardando). Los dos preguntan antes. Mientras no elijas, el pie de la ficha dice «Por decidir» en vez del importe y el botón Facturar está desactivado: la OT no se puede facturar así. El bloque de mano de obra sólo lo ve un administrador: a quien no lo es, Facturar le dice que lo tiene que decidir un administrador. Si al pulsar Cobrar el precio cerrado la línea puesta a mano ya no está (la quitó otra persona, o la habías borrado), no se cambia nada: te lo dice y la ficha se pone al día.

• Una OT sin importe dentro de un lote. Si facturas juntas varias OTs y una de ellas tiene trabajo anotado pero todo a 0 € (por ejemplo, sus horas van incluidas en el precio cerrado de otra OT del mismo lote), esa OT se factura con las demás: pasa a En facturación y a Facturada al emitir, y se ve en la factura como una visita sin cargo: con «Detalle completo», su propio bloque («OT-… de DD/MM/AAAA») con el trabajo realizado y una línea de mano de obra «— sin cargo» a 0,00 €; con «Resumen por OT», su fila a 0,00 € «— sin cargo»; con «Global», su número en la línea única. No cambia el total. La app te avisa («va sin importe: queda facturada con esta factura») en la propia ventana de facturar, antes de crear la factura, al marcar las OTs: si no es lo que quieres, desmárcala. Una OT vacía (sin líneas ni horas, o con todo a cantidad 0) no entra en la factura ni se nombra en ella, y también te lo dice. Una OT a 0 € no se puede facturar sola.

desde su ficha (el botón Facturar y el paso Facturar abren el mismo diálogo). Ahí salen los avisos.

técnicos, al facturar verás un aviso con el nombre de esa línea: se cobran las dos cosas. Si esa línea ES la mano de obra, añádela con «+ Mano de obra» o pon 0 horas a facturar a los técnicos.

dice antes de crear la factura, y también al facturar el albarán de esa OT. No impide facturar (puede ser una entrega de material): es para que no salga una factura sin mano de obra sin que lo sepas. No aparece si alguien puso 0 horas a facturar a un técnico: eso ya es una decisión.

La OT en la app del técnico (móvil)

• Las OTs sin asignar para cogerlas y tus Tareas están en la barra de abajo, cada botón con su número (el de Tareas, en rojo si hay vencidas).
• En Sin asignar, cada OT tiene su botón Asignarme: confirmas y pasa a tu planning (sale de la lista al momento).
• El buscador, "Cerca" y las pastillas de estado (Sin planificar · En curso · Pend. materiales) los ven el administrador y el técnico+; el técnico no los necesita.

• Con el lápiz de la tarjeta de dirección puedes cambiar la dirección de trabajo: eliges entre la del cliente y sus direcciones guardadas, editas una ficha (contacto, código de portal, notas) o creas una nueva. Sólo si llevas tú la OT.

Qué puede hacer un técnico, y qué no

Firma desde email

Previsualizar / Síntesis de la OT

El coste de la mano de obra sale en una sola fila, la que cuenta en el margen: «Coste MO interno (técnicos)» si la OT tiene horas fichadas, o «Total coste MO líneas» si no las tiene. En el Resumen está también la Planificación de horas: la duración prevista de la visita, lo previsto (esa duración × los técnicos asignados, con la cuenta escrita), lo real fichado y la desviación —en verde si se tardó menos de lo previsto, en rojo si se tardó más—. Una OT creada en campo, sin duración estimada, enseña sólo lo real: no se inventa un previsto.

Facturar una OT

• Desde la ficha del cliente (pestaña Intervenciones), el botón «Facturar OTs listas (N)» cuenta las mismas OTs que la pestaña Revisadas de Órdenes de trabajo —revisadas, o terminadas y ya enviadas al cliente, y sin factura— menos las de un presupuesto aceptado; la ventana que abre lista justo esas, ya marcadas. No cuentan las de un contrato de mantenimiento (si una es un trabajo fuera del contrato, se factura desde su propia ficha), las de un tipo que no se factura ni las que ya tienen albarán (esas se facturan desde el albarán). Si no hay ninguna, el botón no sale.
• Una OT cancelada no se factura ni se le hace albarán: la app lo impide. Si se canceló por error, un administrador la abre y pulsa Reabrir (vuelve a «Sin planificar»; ver «Cancelar o reabrir una OT»).
• Una OT archivada tampoco: si la archivaste sin facturar y hay que cobrarla, desarchívala primero (la app te lo dice). No aparece en el diálogo de facturar ni la barra la ofrece en la pestaña Archivadas. Lo ya hecho no cambia: una OT facturada se puede archivar sin problema, y un albarán que ya existía se sigue pudiendo facturar aunque su OT se archivara después.

• Desde la ficha de la OT facturas su presupuesto. El paso de la tira dice «Con presupuesto» y enlaza al PRE-…, y el botón del pie, Facturar presupuesto: está activo mientras el presupuesto está Aceptado o Fact. parcial, y abre la misma ventana Facturar presupuesto que el editor y el listado de presupuestos (total, anticipo, parcial o resto), sin salir de Órdenes de trabajo. Al crear la factura, la ficha se actualiza sola: si la OT estaba revisada y la factura cierra la obra, pasa a En facturación. Si el presupuesto tiene un albarán, el botón está inactivo y dice que se factura desde ese albarán; si ya está facturado, que no queda nada que facturar.
• Con qué factura quedó. El aviso de arriba de la ficha lo dice, con enlace a los dos documentos: «En facturación: «título de la factura» (presupuesto PRE-…)» mientras la factura es un borrador —un borrador se nombra por su título, todavía no tiene número—, y «Facturada con FAC-… (presupuesto PRE-…)» cuando se emite. El paso Facturada enlaza a los mismos dos.
• Si la revisas con el presupuesto ya facturado, Krepko te avisa antes. Al pulsar Marcar revisada sale: «El presupuesto PRE-… de esta OT ya está facturado. Al marcarla como revisada, la OT quedará FACTURADA con la factura FAC-… y bloqueada, como cualquier OT facturada. No se puede deshacer». Con Cancelar no cambia nada. Ejemplo: facturaste PRE-0040 «de todos modos» con la OT-0102 sin revisar; días después la revisas, confirmas el aviso y la OT-0102 queda facturada con FAC-260013.
• Si el presupuesto todavía no está aceptado (borrador, finalizado, enviado o vencido), la OT se factura sola, como una OT sin presupuesto: es el caso de la visita técnica que has unido a un presupuesto enviado. Lo mismo si el presupuesto se cancela o lo rechaza el cliente.
• Si aceptas después, la app te avisa. Si una OT del presupuesto —o la visita técnica de la que salió— ya tiene su propia factura (emitida o en borrador) y el presupuesto se acepta, sale un aviso: «La OT-… ya se facturó aparte: FAC-… por X € sin IVA. Si ese trabajo también está en el presupuesto, se cobraría dos veces». Es sólo un aviso, con un botón Entendido: el presupuesto queda aceptado y no se descuenta nada solo — si ese trabajo estaba también en el presupuesto, quítalo de él antes de facturarlo. La misma frase sale en la ventana Facturar presupuesto cada vez que la abres. Si quien acepta es el cliente (firmando desde el correo o en su portal), a él no se le dice nada: el aviso te llega a la campana, con enlace al presupuesto. Las OTs vinculadas que aún no hubieras facturado pasan, desde la aceptación, a facturarse con el presupuesto.
• Si varias OTs del presupuesto se facturaron juntas, el aviso las junta también: una línea por factura, con sus OTs y su importe una sola vez. Si esa factura llevaba además OTs que no son del presupuesto, lo dice.
• Si vas a CANCELAR (o a rechazar) un presupuesto que ya facturó algo —un anticipo, un parcial—, la app te lo dice antes, en la propia confirmación: «El presupuesto PRE-… ya tiene una factura suya que sigue valiendo: FAC-… (anticipo) por X € sin IVA. Cancelarlo o rechazarlo NO las anula, y sus OTs volverán a facturarse solas, por su importe entero…». Puedes dejarlo como está o seguir («Sí, cancelarlo»): no te lo impide, y la factura no se toca. Vale igual en el listado (pulsando el estado, en ⋮ → Cancelar o cancelando varios a la vez: te pregunta por cada uno que tenga facturas y puedes saltártelo) y al Rechazar en el presupuesto. Si sigues, sus OTs se facturan solas, por su importe entero, y nada se descuenta solo: si lo ya facturado era por ese trabajo, rectifica esa factura o ajusta a mano las líneas de la factura de la OT. Para que no se te pase, al ir a facturar esa OT el diálogo te lo recuerda antes de crear la factura («La OT-… viene del presupuesto PRE-…, cancelado, que ya facturó X €…»), y el aviso queda también en la campana (es lo que recibes si quien rechaza es el cliente, desde su portal). El mismo recordatorio sale si el presupuesto sigue sin aceptar y aun así tiene una factura. Cuentan las facturas emitidas y las que estén en borrador; no las canceladas ni lo ya rectificado — y si una factura tiene una rectificativa sin emitir, el aviso lo dice, porque todavía no resta. Si la app no ha podido comprobar las facturas en ese momento, la confirmación te lo dice, y el aviso te sale justo después de cancelar.

• Una OT con albarán se factura desde su albarán, no desde la OT: en su ficha, «Facturar» te lo dice («Esta OT tiene el albarán ALB-…: se factura desde el albarán») y no abre la ventana; así el mismo trabajo no acaba en dos facturas. Si ese albarán no vale, cancélalo: la OT vuelve a poder facturarse desde su ficha.
• Y al revés: si la OT ya está en una factura (aunque sea un borrador), su albarán no se puede facturar; la app te dice en cuál está. Elimina ese borrador si prefieres facturar por el albarán.

(composición, cantidades —las horas—, precios) igual de oculto, y la mano de obra a precio cerrado igual de cerrada; y un capítulo con algo oculto sale en la factura como una sola línea «título · 1 · unidad · precio · total» (igual que al facturar un presupuesto). Si facturas varias OTs juntas en Detallada, cada OT es un capítulo de la factura, titulado «OT-0033 de 10/10/2026» (la fecha es el día en que se completó); si la OT tenía capítulos propios, salen como «OT-0033 de 10/10/2026 · su capítulo» con sus marcas, y lo que tenía suelto, en «· General»: no se mezclan. Cada OT abre su capítulo con una línea de texto con su trabajo realizado (el texto que ve el cliente, no el original del técnico): va en el primer capítulo de esa OT que no oculta nada, porque un capítulo que oculta algo sale como una sola línea y el texto no se vería; si todos sus capítulos ocultan algo, o la OT no tiene trabajo realizado escrito, no hay línea. Es una línea de texto como las de «+ Texto»: no suma ni lleva IVA, y en el borrador la puedes cambiar o quitar. Con una sola OT, y en Resumida y Global, no se añade. Resumida y Global ya van en una línea por OT o por total, sin detalle (y con su coste, para que el margen sea el de verdad). Duplicar una factura también conserva todo eso.

editor de la factura). Si la OT tiene horas fichadas, cada línea de mano de obra de la factura —y del albarán— nace con el coste fichado que le toca, el mismo que enseña la ficha de la OT, no con el que se tecleó en la línea: el coste de mano de obra de la factura es el de la OT, al céntimo. Si la mano de obra sale en una sola línea («El cliente ve: Técnicos / Total», Resumida o Global), esa línea lleva la suma. Sin horas fichadas, la línea viaja con el coste que tiene, como siempre; y el material, siempre con el suyo. Lo que ve y paga el cliente no cambia en nada: ni cantidades, ni precios, ni descuentos, ni IVA, ni textos.

• Vale para lo que factures a partir de ahora. Una factura ya emitida, y un borrador o un albarán que ya existían,

conservan el coste con que nacieron. Si quieres el coste nuevo en un borrador antiguo, elimínalo y vuelve a facturar la OT.

• El coste se fija al crear el documento: si después cambias el coste/hora de un técnico, ese documento no se mueve.
• Mano de obra regalada. Si todas las horas de la OT van a 0 € y la mano de obra no sale en la factura (con «El

cliente ve: Técnicos / Total», en Resumida o Global, o una OT que va «sin importe» en una factura de varias), su coste fichado no se pierde: la factura lo guarda aparte, sin ninguna línea, y el margen del editor lo resta (la barra, la vista previa y la Síntesis dicen el mismo número; al pasar el ratón por el margen de la barra, dice cuánto es). El cliente no ve nada: ni línea a 0,00 €, ni en el PDF, el portal, el correo o lo que se envía a Hacienda. Si duplicas la factura, o la facturas desde su albarán, la copia lo lleva; la rectificativa, en negativo y sólo la parte de lo que rectifica (una total, entero; una del 40 % de la base, el 40 %; y entre todas las rectificativas de una factura, nunca más que lo que ella guardaba). Se fija al crear el documento: añadir después a mano una línea de mano de obra con coste lo contaría dos veces.

Revisar y enviar el parte al cliente

• Qué lleva cada parte lo decide si la OT está revisada. La regla: sólo salen con importes y materiales las OTs revisadas.
• Varias OTs juntas: ninguna lleva importes, nunca: ningún precio, descuento, total ni IVA, y el correo tampoco dice totales. El dinero lo dice la factura (o el presupuesto, si el trabajo es de uno), y un parte con importes podría enseñar al cliente cifras o detalles que no constan en ella. La OT revisada (o ya facturada) va con su trabajo, sus artículos con la cantidad y las horas; la que está sin revisar va con sólo el trabajo: lo que se hizo, la fecha, la dirección y la firma, sin materiales.
• Una sola OT marcada (el botón dice Enviar): si está revisada —o ya facturada o en facturación— sale el parte valorado, igual que desde su ficha; si está sin revisar, sale sólo el trabajo.
• La ventana de correo te lo dice antes de enviar, junto al PDF: parte valorado, sin importes o sólo el trabajo; y si van mezcladas, cuál va de cada forma.
• «Revisada» es haberla marcado Revisada (el paso del stepper, o en bloque desde la lista). Enviar una OT no la da por revisada: una OT sin revisar que ya se envió sigue saliendo de la barra con sólo el trabajo. Si necesitas mandar el parte completo de una OT sin revisar, revísala antes o envíalo desde su ficha (botón ✉️), que no cambia: siempre valorado. Ojo: lo que hayas escrito a mano en el trabajo realizado sale tal cual; si pusiste ahí un precio, se verá.
• Entran las OTs con el trabajo terminado (las mismas a las que la ficha les ofrece ✉️). Si entre las marcadas hay alguna sin terminar, no viaja: al dejar el ratón sobre el botón dice cuáles. Con una sola marcada el botón dice Enviar. Con OTs de clientes distintos sale apagado.
• Tras enviar, cada OT queda anotada como enviada, igual que si la hubieras mandado sola: su envío en el historial, el paso «Enviado» y el bloqueo del punto 3. Una OT facturada que se reenvía sigue facturada. La lista se actualiza sola.
• En Añadir fotos salen las fotos de todas, cada una con el número de su OT.
• Cuántas: hasta 25 OTs en un correo; si marcas más, la app te lo dice y las mandas en varios.
• Tamaño: un correo admite unos 10 MB de adjuntos en total. Si te pasas, la ventana lo dice antes de enviar: quita algún adjunto o manda las OTs en dos correos.

• Qué pasa si la dejas como está: las OTs de un presupuesto aceptado (o más allá) nacen marcadas, porque su precio es el del presupuesto; las sueltas, las de contrato y las de un presupuesto sin aceptar nacen desmarcadas. Vincular o soltar el presupuesto, o cambiar su estado, no pisa lo que tú marcaste o desmarcaste: sólo se mueve la que no has tocado.
• Ojo con el automático: sigue al presupuesto. Si éste cambia de estado (por ejemplo, se rechaza), un reenvío de una OT ya enviada puede salir distinto; para fijarlo, marca o desmarca la casilla a mano.
• Ejemplo: la OT de una reforma presupuestada: el cliente recibe lo que se hizo, sin que se cuele ningún precio de la OT. Si a una OT concreta sí quieres mandarle el parte completo, desmárcala (OT a OT).
• Puedes cambiarla también con la OT ya enviada: sólo afecta a lo que mandes a partir de ese momento. La puerta del correo lo comprueba ella misma, no se fía de lo que diga la pantalla.

Cambiar la fecha, la hora o el técnico de una OT

Buscar o filtrar OTs

Archivar, cancelar o no facturar una OT: qué cuenta en el coste y la venta

Tres cosas distintas que se confunden a menudo. Antes de elegir, piensa si la OT debe contar en el coste y la venta de su proyecto y en los informes.

• Que no estorbe en la lista, pero el trabajo vale → Archivar. Sigue contando en el coste y la venta del proyecto y en los informes. Sólo deja de verse en la lista normal y deja de ser «activa».
• No se cobra al cliente, pero su coste es de la obra (una garantía, un trabajo interno, una visita que regalas) → un tipo que no se factura (Configuración → Tipos de OT, «Sus OTs SE FACTURAN» desmarcado), o su venta a 0. El coste cuenta, la venta no.
• Ha sido un error, un duplicado o un trabajo que no se hará → Cancelar OT (y, si además quieres quitarla de la vista, archívala). Una OT cancelada no cuenta su coste; si era un extra, tampoco su venta. Si es de un presupuesto, la venta del presupuesto sigue contando mientras le quede alguna otra OT viva en este proyecto; si era la última, el presupuesto sale de la venta del proyecto.

Ejemplo, con dos OTs sueltas (que no son de ningún presupuesto) en la misma obra, una de 100 € de coste y 200 € de venta y otra de 30 € y 70 €: si archivas la primera, el proyecto sigue diciendo 130 € de coste y 270 € de venta; si la cancelas, dice 30 € y 70 €. Si las dos fueran del mismo presupuesto aceptado de 500 €, al cancelar la primera el coste bajaría igual a 30 €, pero la venta seguiría siendo la del presupuesto, 500 €; si cancelaras también la segunda, el presupuesto saldría de la venta del proyecto. Las dos confirmaciones (archivar y cancelar) te lo dicen para esa OT antes de hacerlo.

Cancelar o reabrir una OT

Archivar una OT

Eliminar una OT (por ejemplo, una copia hecha por error)

en una OT suya y con las mismas condiciones de arriba. Tiene que escribir por qué la elimina (mínimo 10 caracteres): ese motivo llega a los administradores como aviso —con la OT y el cliente— y queda guardado, junto con quién la eliminó y cuándo. Lo borrado no se puede mirar después: ese registro es lo que queda.

📅 Planificador ambos

Calendario de OTs y técnicos.

Vistas y cómo moverte

La barra de arriba

Todo en una fila, de izquierda a derecha:

Si la pantalla es estrecha, las píldoras de filtro se quedan en su icono (con un número si filtran; pasa el ratón para ver qué) cuando así cabe todo en una fila; si no, la barra ocupa dos filas con los nombres. Nunca queda nada escondido.

Filtros y leyenda

• Los filtros deciden lo que se pinta en el calendario. El panel «Sin programar» de la derecha no los obedece: enseña siempre todo lo que falta por colocar, y para acotarlo tiene sus pestañas OTs / Tareas y su buscador.
• Leyenda de colores por estado (cada estado de OT tiene su color).
• La dirección que ves es la del TRABAJO. En la tarjeta de «Sin programar», en el bloque del calendario (si le pones la fila «Dirección») y en el recuadro que sale al pasar el ratón, la dirección es la de trabajo de la OT —la misma de la columna «Dirección de trabajo» de Partes—. Sólo si la OT no tiene dirección de trabajo se enseña la del cliente.
• En la vista Mapa, la chincheta va donde se hace el trabajo (igual en el Mapa de Partes): las coordenadas de la ficha de dirección de trabajo de la OT; si esa ficha no las tiene, las del cliente. Una OT sin coordenadas en ninguno de los dos no sale en el mapa, y arriba se cuenta («N OTs sin coordenadas»). Para que salga: al guardar la dirección (en la ficha del cliente o en sus direcciones), elígela en la lista de sugerencias, o en la ficha del cliente arrastra su chincheta en el mapa. Una dirección escrita a mano, sin elegir sugerencia, se queda sin coordenadas.

Enviar un recordatorio al cliente

Cambiar el estado desde el panel lateral

Planificar una OT que está sin fecha

La hora REAL: lo que marcaron los técnicos

Cobros y pagos en el planificador (sólo el administrador)

Si tienes encendida la Previsión de cobros y pagos (Configuración → Módulos), la barra de arriba lleva el botón 💶 Cobros y pagos. Está apagado de serie; púlsalo y, en la banda «Sin hora» de cada día, sale un recuadro por día con lo que vence ese día —los cobros de tus clientes, las facturas de proveedor y tus pagos recurrentes (impuestos, nóminas, cuotas)—: «+1.200 · −3.450 · saldo 8.300», en verde si ese día entra más de lo que sale y en rojo si no. El día en que la cuenta se queda corta (y los que siguen por debajo del colchón) lleva un ⚠ y el borde rojo. Pulsa el recuadro y ves cada cobro y pago del día con su importe; su nombre te lleva a su ficha (la factura, la factura de proveedor) y «Abrir la previsión de ese día», a la página de la Previsión en ese día. El botón se queda como lo dejaste mientras no cierres el navegador.

• Son las mismas cifras que la página de la Previsión: el saldo es el que tecleaste y la previsión empieza el día siguiente.

Los días pasados no llevan nada (lo atrasado está en «¿Pagado?» de la Previsión).

• No estorba a las OTs: los filtros de técnico, estado, cliente y tipo, y «Todo / OTs / Tareas», no le afectan; no se arrastra

y no tiene menú de clic derecho.

• No sale en la vista Técnicos ni se imprime nunca con la Agenda (lleva nóminas e impuestos; la agenda es para el equipo).
• Los técnicos y técnico+ no tienen el botón, ni pueden pedir estos datos.
• Aviso en la campana: si en los próximos 30 días hay un día en que la cuenta se queda corta, cada mañana se revisa y los

administradores reciben un aviso («El 28/11 el saldo previsto baja a −1.240 €…») que abre la Previsión en ese día. Una vez por día corto: no se repite cada mañana; si el día cambia, o desaparece y vuelve, avisa otra vez. Si la cuenta ya está corta hoy, avisa una vez y no cada mañana, hasta que haya un día en que el saldo previsto vuelva por encima del colchón. El aviso cita siempre un día de hoy en adelante, aunque el saldo que tecleaste sea de hace días. El contable no lo recibe.

👥 Clientes ambos

Clientes: listado (clientes.html) y ficha completa (cliente.html).

Crear un cliente

• La dirección te sugiere calles al escribir (el buscador público de direcciones, CartoCiudad). Si ese buscador no responde, bajo el campo sale el aviso «El buscador de direcciones no responde ahora…»: escribe la dirección a mano, se guarda igual, pero sin situarla en el mapa. El aviso se va solo en cuanto el buscador vuelve a responder. Lo mismo en todos los formularios con dirección.

Importar o exportar clientes (CSV)

Ficha del cliente (pestañas)

• Stats: pendiente de cobro (con lo vencido debajo), presupuestos por aceptar y OTs activas. Botón "+ Factura" en la cabecera.
• Info → Direcciones de trabajo y, en un administrador de fincas, la pestaña Edificios enseñan la misma tabla que ve el cliente en su portal, con una fila por dirección o por comunidad (ver «La tabla de direcciones y de edificios en la ficha»).

Ver el portal del cliente desde su ficha («👁 Ver portal»)

Para comprobar que su portal está bien y se ve como esperas, sin pedirle la contraseña al cliente.

Portal del cliente con varias direcciones («Mis centros»)

Para un cliente que tiene varias direcciones de trabajo pero es uno solo y recibe todas las facturas (una cadena de hoteles, una empresa con delegaciones). En su ficha → pestaña Info → Portal cliente (sólo la ve un administrador) marcas «Vista "Mis centros" en su portal». Viene apagada: así el portal es el de siempre.

2b. Lo facturado por dirección. Cada fila y la fila Total («Todas las direcciones») enseñan el total facturado: las facturas y rectificativas emitidas (no los borradores ni las canceladas; las rectificativas restan), con la base imponible y el total con IVA. Se reparte por líneas: cada línea cuenta en la dirección de la OT de la que viene, y una factura de presupuesto, en la del presupuesto; una factura con OTs de dos direcciones no se cuenta dos veces. Lo que no se puede atribuir —facturas anteriores al 10/10/2026, líneas que no son de ninguna OT (un anticipo a deducir), OTs sin dirección elegida de la lista— se enseña aparte como «sin repartir»; la suma de las direcciones más «sin repartir» es siempre el total facturado al cliente. El administrador ve lo mismo en la ficha del cliente → Info → Direcciones de trabajo.

Insignias, periodo y pendiente de pago en los portales de cliente

Lo ven los clientes que tienen la vista «Mis centros» y los administradores de fincas (cada comunidad hace de «centro»). Es la misma pantalla y las mismas reglas para los dos.

Ver y descargar el PDF en el portal del cliente

Las listas del portal: buscar, ordenar y estados

En Presupuestos, Órdenes de trabajo y Facturas del portal (también en «Todas las direcciones» y «Todas las comunidades»):

Órdenes de trabajo en el portal del cliente

En el portal, la pestaña «Órdenes de trabajo» deja abrir cada OT: su número o su título abren el parte en PDF (el mismo panel que presupuestos y facturas) y el botón «Fotos» de la fila abre su ficha (número, título, fecha, estado, técnico, dirección de trabajo, lo que se pidió y el trabajo realizado), el parte en PDF (vista previa y botón «Descargar PDF») y la galería con todas las fotos de la OT, que se amplían con su pie y se recorren con «Anterior / Siguiente». Lo ven igual el cliente y el administrador de fincas (éste, las de sus edificios).

• «Última actividad» es la fecha del documento más reciente que el cliente ve de ese centro o comunidad: un presupuesto enviado, una factura emitida o una OT (también la que aún no le has enviado, por el día en que se abrió si no está planificada). Lo que el cliente no ve —borradores, presupuestos sin enviar, OTs de mantenimiento o canceladas— no la mueve, y tampoco una fecha que aún no ha llegado (una OT planificada para el mes que viene no es actividad). Obedece al periodo, como las insignias; sin ningún documento, «—».
• «Ahora» resume en pastillas lo que pide atención, de lo más grave a lo menos: «Vencida · N días» en rojo (con varias, «N vencidas · hasta N días»), «N facturas por pagar» (las que aún no han vencido) y «N presupuestos por aceptar». Vacía si no hay nada.
• Pestañas con su número: Todos · Con algo pendiente · Por aceptar · Por pagar · Vencidas. Buscador por nombre o dirección (no distingue mayúsculas ni acentos). Mientras haya una pestaña o una búsqueda puestas, se ve «Filtro aplicado» y «✕ Limpiar filtros» las quita junto con el periodo.
• Orden. De serie, primero las filas con algo en «Ahora» y después por nombre. Pulsar la cabecera de nombre, Presupuestos, OTs, Facturas, Última actividad (la más reciente primero), Pendiente o Facturado ordena por esa columna; otra vez, al revés; a la tercera, vuelve el orden de serie.
• Fila Total, al pie: el total del cliente con el periodo elegido (no cambia al cambiar de pestaña o buscar: es el de todos). En «Mis centros» es además «Todas las direcciones»: su nombre, sus insignias y su «Ver documentos» abren los documentos de todos los centros, también los que no tienen dirección, con una columna Centro que dice de cuál es cada documento (una factura con OTs de varios centros dice «Varios centros»; un documento sin centro deducible la deja en blanco); dice cuánto del pendiente es de facturas de varios centros o sin centro, y cuánto de lo facturado está «sin repartir». En «Mis edificios» es «Todas las comunidades»: su nombre, sus insignias y su «Ver documentos» abren las listas de Presupuestos, Órdenes de trabajo y Facturas de todas sus comunidades juntas, con una columna Comunidad que dice de cuál es cada documento. Ahí el administrador puede ver el PDF, abrir una OT o aceptar un presupuesto igual que dentro de la comunidad; lo que no puede es solicitar un servicio (una solicitud es de una comunidad concreta: tiene que entrar en ella). Las comunidades dadas de baja no entran en esa lista.
• En el móvil cada fila se apila: nombre, «Ahora», pendiente, facturado, última actividad, insignias y acciones. Como no hay cabecera que pulsar, encima de la tabla hay un desplegable «Ordenar por» con las mismas columnas y los dos sentidos.
• Diferencias entre los dos: en «Mis edificios» no hay «sin repartir» (cada factura es de una comunidad), ni facturas de varios centros. Los presupuestos por aceptar de cada fila (la pastilla y la pestaña) obedecen al periodo en los dos; el indicador de arriba «Presupuestos por aceptar» es siempre el de ahora.

El menú, la barra superior y los indicadores del portal del cliente

Todos los portales de cliente (el de siempre, «Mis centros» y el de los administradores de fincas) tienen la misma disposición que la app: un menú a la izquierda, una barra superior y, sobre el contenido, una fila de tres indicadores de lo que el cliente tiene vivo ahora. En el móvil el menú se pliega tras el botón ☰ y los indicadores van uno debajo de otro.

• El menú. «Mis centros» o «Mis edificios» (sólo si el cliente tiene esa vista), Presupuestos (con el número de los que esperan respuesta), Órdenes de trabajo, Facturas (con el número de las que están por pagar), Mi mantenimiento (sólo si lo tiene contratado) y Solicitar servicio. Cada entrada abre la misma pestaña de siempre: desde la tabla de «Mis centros» abre la de «Todas las direcciones» y desde la de «Mis edificios», la de «Todas las comunidades»; dentro de un centro o de una comunidad, la de ese centro o esa comunidad. Un administrador de fincas, mientras no está dentro de un edificio, ve apagada sólo Solicitar servicio: para pedir un servicio tiene que entrar en el edificio. Arriba va el logotipo de tu empresa; el pie del menú dice «Powered by Krepko».
• Resumen (el portal de un solo centro). El cliente que no tiene «Mis centros» ni es administrador de fincas entra en «Resumen», la primera entrada del menú y la primera pestaña; pulsar el logo también le lleva ahí. En los otros dos portales el logo lleva a su tabla: «Mis centros», o «Mis edificios» en el del administrador de fincas. Son los tres indicadores de arriba y, debajo, la lista «Todo»: sus presupuestos, órdenes de trabajo y facturas juntos, con una columna «Tipo» y pestañas para ver sólo uno (Todo · Presupuestos · Órdenes de trabajo · Facturas, con cuántos hay de cada uno). Son exactamente las mismas filas de esas tres pestañas, con las mismas reglas: el número y el título abren el PDF (la orden enviada, su parte), lo que aún no se puede abrir no se pulsa, «Aceptar» un presupuesto desde aquí deja al cliente en el Resumen, y una factura sin vencimiento dice «Emitida el …». El aviso de las facturas que aún no tienen PDF sale sólo donde se ven facturas (en «Todo» y en «Facturas»). Va de la fecha más reciente a la más antigua (la fecha que enseña cada lista); el buscador busca también por el tipo («factura») y las cabeceras ordenan como en las demás listas. La pestaña de tipo cuenta como filtro: «✕ Limpiar filtros» la devuelve a «Todo». En «Mis centros» y en el portal del administrador de fincas no hay Resumen: su portada sigue siendo la tabla de centros o de comunidades.
• La barra superior. El nombre de la pantalla, la campana de avisos, el nombre del cliente (al pulsarlo: Cambiar contraseña, si tiene una, y Cerrar sesión) y la acción principal, en naranja. La acción principal es Solicitar servicio, para lo que hay en pantalla: el cliente entero, ese centro o esa comunidad. En la tabla «Mis edificios» de un administrador de fincas es Añadir edificio, y en «Todas las comunidades» no hay acción, porque no hay una comunidad para la que pedir. Al abrirse, el formulario de Solicitar servicio enseña arriba «Ya tiene abiertas:» con las órdenes abiertas de ese mismo ámbito: de cada una, el número, lo solicitado y la etiqueta de su estado, las mismas órdenes y el mismo texto que el indicador «Órdenes abiertas». Sirve para que el cliente no pida dos veces lo mismo: no impide enviar la solicitud, y si no tiene ninguna orden abierta no sale nada.

Cada bloque enseña como mucho 8 filas y dice «y N más» si hay más. Archivar no esconde nada: un presupuesto o una factura archivados cuentan igual, y una OT archivada sigue en la lista (sólo deja de contar como «abierta»); los borradores y las canceladas, nunca. «Presupuestos por aceptar» y «Órdenes abiertas» no obedecen al filtro de periodo: enseñan lo que está vivo ahora. «Pendiente de pago» también en el portal de un solo centro (que no tiene filtros); en «Mis centros» y en el del administrador de fincas sí obedece al periodo y al centro o comunidad abiertos, lo dice en su rótulo, y con «Totales acumulados» vuelve a ser toda la deuda viva. Un administrador de fincas ve en la vista general lo de todos sus edificios (cada fila con el nombre del edificio) y, dentro de un edificio, sólo lo de ese edificio; en «Mis centros», dentro de una dirección, sólo lo de esa dirección. Si el filtro de periodo deja fuera el documento al que llevas, el portal lo avisa.

Buscar un cliente

Ver cuánto me debe un cliente

(lo que lleva más de 60 días vencido) salen ocultas: actívalas en Columnas. Pulsa su cabecera para ordenar y ver arriba a quien más te debe; pasando el ratón por el importe ves el reparto por antigüedad. Las ven el administrador y el técnico+, y suman las mismas facturas que el «pendiente» de la ficha (las archivadas también: archivar no borra una deuda). «Vencido» es lo mismo que en la ficha, en Facturas y en el portal: una factura sin vencimiento no cuenta como vencida (va a «sin vencer»). Si una rectificativa devuelve más de lo que debía su factura, lo que sobra sale aparte como «a favor» del cliente, nunca como una deuda negativa ni en rojo.

La tabla de direcciones y de edificios en la ficha

En la ficha de un cliente con direcciones de trabajo (pestaña Info → Direcciones de trabajo) y en la pestaña Edificios de un administrador de fincas tienes la misma tabla que el cliente ve en su portal, una fila por dirección o por comunidad:

El técnico+ ve la tabla sin la columna Facturado; el técnico y el contable no abren la ficha del cliente.

Archivar o eliminar un cliente

🛠️ Equipos admin

Equipos/instalaciones de los clientes (calderas, aires, piscinas…). También en la pestaña Equipos de la ficha de cliente.

Crear o editar un equipo

Semáforo de garantía

• Verde: vigente (>3 meses) · Ámbar: caduca pronto (<3 meses) · Rojo: caducada · Gris: sin fecha.

Panel de detalle

• Fotos (con etiqueta), adjuntos, historial de OTs y contrato de mantenimiento si lo hay.

Ver el historial de un equipo

📦 Artículos admin

Catálogo de artículos y materiales.

Crear un artículo

Foto, adjuntos e historial

• 📷 Foto del artículo (columna opcional en la tabla).
• Adjuntos (ficha técnica, manual, garantía). Un PDF o una imagen se abren en el visor lateral sin descargar (el mismo visor de facturas y albaranes); un DOC/XLS se descarga.
• Historial de precios con la variación % y su origen (proveedor, escaneo IA, manual).

Biblioteca dentro del editor

• Desde el editor de presupuestos/OT tienes la biblioteca; con el lápiz ✎ abres la ficha del artículo y la editas sin salir; al guardar, la biblioteca sigue abierta.

Añadir líneas con el teclado

• En el editor (presupuesto, factura, OT…) pulsa + y, a continuación, la inicial: A artículo, M mano de obra, T texto, S subtotal, B biblioteca. Vale cuando el cursor no está en un campo; dentro de uno, el + es un +.
• Con el cursor dentro de un campo, usa Alt + inicial (Alt+A, Alt+M, Alt+T, Alt+S, Alt+B). Se añade en el capítulo donde estás, y si no hay capítulos, al final.
• La línea nueva deja el cursor en su descripción, y TAB pasa directo a la cantidad (el lápiz, «Imagen», la descripción larga y los adjuntos no están en el TAB). Para ellos, con el cursor en la línea: Alt+I imagen, Alt+F ficha del artículo, Alt+L descripción larga y Alt+J adjuntos.

Vincular al catálogo una línea escrita a mano (OT)

• En las líneas de una OT, cada material lleva una marca: CATÁLOGO (sale del almacén), COMPRA DIRECTA (del catálogo, pero comprado para la obra: no pasa por el almacén) o TEXTO LIBRE (escrito a mano: no mueve nada).
• Pulsa la marca TEXTO LIBRE (o Vincular, en la barra de la línea): se abre el buscador del catálogo en esa misma línea, ya buscando con lo que escribió el técnico. Salen primero los artículos que comparten más palabras con la línea, aunque ella tenga palabras de más («codo cobre 22 para soldar» encuentra «Codo cobre 22 mm»). Si no es ninguno, sigue escribiendo encima.
• Al elegir un artículo, la línea toma su nombre y su precio (el del catálogo o el de la tarifa del cliente) y pasa a CATÁLOGO: desde ese momento, su cantidad sale del almacén.
• Si no es ninguno y sales sin elegir (clic fuera, Tab o Escape), la línea recupera el texto que tenía: lo que escribiste para buscar no sustituye a la descripción del técnico.

Importar precios

• Extensión de Chrome (Saltoki, Obramat, Leroy Merlin y Amazon): abre la ficha del producto en la web del proveedor y aparece un panel para añadirlo al catálogo, a un presupuesto en borrador o a una orden de trabajo abierta (sin planificar, planificada, en curso o pendiente de materiales), con su foto y, si las marcas, sus fichas en PDF. En Saltoki trae la tarifa y tu descuento; en Obramat, Leroy Merlin y Amazon la web enseña el precio con IVA, y el coste se guarda sin IVA (en Amazon, la referencia es el código ASIN de la ficha). Si el artículo ya estaba en tu catálogo, te pregunta si actualizar sus precios en vez de duplicarlo.
• Añadir a OT (botón 🔧 Añadir a OT): la línea entra en la orden de trabajo que elijas, enganchada al artículo del catálogo. Lo que compras así es para esa obra y va directo a ella, así que no descuenta del almacén: en la OT la línea sale con la marca COMPRA DIRECTA (en azul), distinta de CATÁLOGO, que sí sale del almacén. Si la OT ya está facturada o en facturación, la línea no entra y el panel te dice por qué.
• En qué catálogo entra: el panel tiene un desplegable 📁 Catálogo. Te propone el último catálogo que usaste con ese proveedor (lo recuerda por empresa y proveedor, sólo cuando el artículo se crea de verdad), pero puedes elegir otro o dejarlo Sin catálogo. Si eres administrador, la opción ➕ Nuevo catálogo… lo crea ahí mismo y lo deja elegido. Si no se pueden cargar los catálogos, te lo dice y el artículo entra sin catálogo. Ojo: el coeficiente de un catálogo no se aplica desde la extensión; si lo quieres, revisa el precio en la ficha.
• Actualizar la extensión: Chrome no la actualiza sola (se instala «descomprimida»). Cuando Krepko tiene una versión nueva, el icono de la extensión sale con una flecha ↑ naranja y, al pulsarlo, una franja te dice «Hay una versión nueva (X) — tienes la Y» con el botón ⬇ Descargar. En Compras, una banda te avisa también: «Tu extensión de Krepko está desactualizada»; su enlace «Cómo actualizarla» abre el diálogo de la extensión, que te dice la versión que se descarga y la que tienes. Para actualizar: (1) descomprime el zip encima de la carpeta donde la instalaste (que sustituya los ficheros); (2) en chrome://extensions, pulsa ↻ (recargar) en KREPKO; (3) recarga las pestañas de tus proveedores y de Krepko que tengas abiertas. La extensión lo mira al abrir Chrome, cada 6 horas y cada vez que abres su icono, siempre con la sesión iniciada; sin sesión o sin conexión, no avisa de nada. Si la instalaste desde la Chrome Web Store, no te avisa: Chrome la actualiza sola.
• CSV del catálogo (Artículos → ⋯ → Exportar / Importar; administrador y técnico-plus): al importar sobre artículos que ya existen, sólo cambia lo que tu CSV trae. Una columna que no esté en el fichero —o una celda vacía— no se toca: puedes subir una lista con sólo referencia y PVP sin perder el precio de compra, el coeficiente, la descripción ni el IVA. Si cambias el precio de compra o el coeficiente y no pones PVP, el PVP se recalcula. El precio de compra y el coeficiente sólo salen en el export —y sólo se pueden cambiar por CSV— si eres administrador, o si tu empresa ha activado que los técnicos vean el precio de compra.
• Escaneo IA de albaranes (ver compras): actualiza precios comparando con el catálogo.
• Conjuntos (ouvrages): varios artículos + mano de obra vendidos como una unidad.

Buscar un artículo o cambiar varios a la vez

• tarifas admin

Listas de precios con nombre. Sirven para cobrar distinto a distintos clientes sin tener el catálogo duplicado: el artículo es el mismo, lo que cambia es la tarifa que se le aplica.

Qué decide una tarifa

• Mano de obra: heredar la del técnico, un €/h fijo, o un ±% sobre la del técnico.
• Materiales: el PVP general del catálogo, un ±% sobre él, el **coste NETO × un

coeficiente, o un precio fijo** para un artículo concreto.

• Las reglas se pueden poner por categoría (todo «Fontanería» un 10% más caro) y afinarse

por artículo. Lo más particular gana: artículo → categoría → tarifa → PVP general.

• Y un redondeo opcional para que no salgan precios con céntimos raros.

De dónde sale el precio de la mano de obra

Cuando añades «+ Mano de obra» en un presupuesto, la línea nace con un precio/hora de venta y un coste. El precio es el primero de estos que tenga valor:

por defecto → Precio/hora de venta**.

En una OT, antes del precio por defecto de la empresa se mira el precio/hora de venta del técnico (ficha del empleado).

Debajo de la línea se ve de cuál sale («35,00 €/h · precio por defecto de la empresa»). Si no sale de ninguno, la línea nace sin precio y avisa; si después configuras un precio, la línea te ofrece «Usar 35,00 €/h» con un clic.

El coste es la media de lo que cuestan tus técnicos, ponderada por las horas que han trabajado en los últimos 12 meses (ficha del empleado: «Coste por hora — directo», o el derivado del salario).

Como todos los precios, queda congelado en la línea: cambiar cualquiera de estos ajustes no mueve los presupuestos ya hechos, sólo las líneas nuevas.

Qué precios ve un técnico

El rol Técnico (el básico, no Técnico+) no ve los precios de venta: ni el PVP de un artículo en el catálogo o el almacén, ni el precio ni el total de venta de los materiales de una orden de trabajo, ni el total de venta de la OT. Sigue trabajando igual —añade materiales, apunta horas, firma— pero sin los importes que se le cobran al cliente. Técnico+ y administrador los ven siempre, y el rol contable también.

Dos cosas las decide cada empresa, y las dos nacen apagadas:

• El precio de compra (lo que te cuesta a ti el material). Si lo activas, tus técnicos lo ven en

el catálogo, en el almacén y en las líneas de la OT.

• El precio/hora que se le cobra al cliente — **Configuración → Fiscal → Condiciones por

defecto → «Los técnicos pueden ver el precio/hora que se le cobra al cliente»**. Apagado, el técnico ve «3 h»; encendido, «3 h × 45,00 €/h». Actívalo si tus técnicos cierran el parte con el cliente delante y necesitan ese número.

Cambiar cualquiera de los dos no toca los documentos ya hechos: sólo cambia lo que se ve.

Con los dos apagados, los datos que la aplicación le manda al técnico no llevan el precio de compra, el descuento del proveedor, el coeficiente ni el margen de un artículo o de una línea, el coste medio, el valor del almacén, ni el coste de un proyecto; tampoco el precio/hora de un cliente, de su tipo o de un compañero. Y con los ajustes como estén, tampoco los importes de los presupuestos y las facturas de un cliente, lo cobrado y lo pendiente, su límite de riesgo, su tarifa ni la cuota de su contrato de mantenimiento. De un artículo le llegan el nombre, la referencia y la unidad; de un cliente, sus datos de contacto, sus direcciones y sus equipos.

Si enciendes «ven el precio de compra», el técnico recibe el coste de un artículo y de cada línea de su orden, pero no el coeficiente ni el margen: con el coste y el coeficiente se calcularía el precio de venta, que no ve. El coeficiente y los márgenes sólo le llegan a quien ve las dos cosas, el coste y la venta.

Lo mismo vale para los ficheros: entre los adjuntos de un cliente, al técnico no le salen —ni puede abrirlos— los documentos con importes (el PDF de una factura o de un presupuesto que se le envió por correo, la factura emitida). Los que se suben a mano a la ficha (un plano, un manual) y las fotos de sus órdenes de trabajo, sí.

El precio de venta de un material no lo pone el técnico: lo pone la aplicación (la tarifa del cliente o el precio del artículo), y la oficina lo ajusta después. Un material que apunta a mano, sin elegirlo del catálogo, nace sin precio de venta —aunque vea el coste y lo escriba—: lo pone la oficina. Si un técnico apunta en su orden un artículo con un margen muy alto, se guarda sin más. El aviso «Coeficiente fuera de rango» (un precio de venta más de 20 veces el coste) es para quien escribe un precio o un coeficiente; a quien no ve precios de compra se le dice sin la cifra. En las líneas de una orden de trabajo, lo que no se ve tampoco se puede cambiar. Quien no tiene permiso para ver el precio de compra (Técnico+, técnico o contable con ese ajuste apagado) ve un guion «—» donde irían el coste, el coeficiente y el margen de cada línea. Puede cambiar la descripción, la cantidad o el precio de venta, añadir líneas y quitarlas: el coste de cada línea se queda como estaba, y una línea nueva de un artículo del catálogo nace con el coste de ese artículo. Si duplica una línea, la copia nace con el coste de la línea copiada; y si borra una y pulsa Deshacer, vuelve con el coste que tenía. El coste lo cambia quien lo ve.

El coste de la mano de obra (lo que le cuesta a la empresa la hora de cada técnico: las filas de horas, y también la línea de mano de obra a precio cerrado o puesta a mano) y el coste total y el margen de la OT los ve sólo el administrador, esté como esté el ajuste del precio de compra: ese ajuste abre el coste del material, no el de las personas. Por eso, a quien no ve todos los costes de una OT, «Modificadores» le enseña el total pero no el margen ni el coeficiente del conjunto (un guion): calculados sin el coste de la mano de obra saldrían más altos de lo que son.

Compras (albaranes y facturas de proveedor, y el escaneo por IA) no es del rol Técnico: la pantalla es de administrador y Técnico+. El escaneo de documentos es del administrador y de quien tenga el permiso «Puede revisar compras» (un Técnico+).

Enseñar la mano de obra con precio cerrado (sin horas ni precio por hora)

Si no quieres que el cliente vea cuántas horas son ni a cuánto la hora, pero tú sí quieres tenerlo para el coste y el margen:

«Precio cerrado».

ve el cliente en el PDF, el email y la factura: «1 · T · 180,00 €». Al lado de la línea se lee «El cliente ve: 1 T · 180,00 €».

reaparecen las horas.

Si prefieres escribir la mano de obra directamente a tanto alzado, sin horas, elige la unidad «T» en el desplegable de unidades de la línea (por ejemplo «1 · T · 180,00 €»): cuenta como mano de obra igual que las horas. La antigua unidad «forfait» ya no se ofrece; las líneas que la llevaban la conservan. En el catálogo de artículos, la tonelada se escribe «tn» para no confundirla con la «T».

Para que todas las líneas de mano de obra nazcan así, y para cambiar la unidad por defecto: Configuración → Fiscal → Condiciones por defecto → «Mano de obra en los documentos» y «Unidad del precio cerrado». Sin tocarlo, nacen detalladas. Sólo aplica a la mano de obra; para agrupar material usa conjuntos o capítulos.

Qué pasa cuando el cliente acepta un presupuesto

Configuración → Fiscal → Condiciones por defecto → «Cuando el cliente acepta un presupuesto», junto a la validez de los presupuestos. Tres opciones:

• No hacer nada (la de fábrica): todo sigue como hasta ahora. Ves el presupuesto aceptado y creas tú la OT.
• Avisarme: te llega un aviso a la campana y al móvil con el presupuesto aceptado, para que crees la OT desde él.
• Crear la OT: la orden de trabajo se crea sola con el título, el cliente, la dirección y las líneas del presupuesto, sin técnico ni fecha. Avisa a los administradores y a los técnicos, y la OT aparece en Disponibles de la app del técnico, donde cualquiera se la puede asignar. Si el presupuesto ya tenía una OT sin cancelar ni archivar, no se crea otra y el aviso te dice cuál tenía. Si algo impide crearla, el presupuesto se queda aceptado igual y el aviso de la campana te pide que la crees tú. En el Historial de la OT pone quién la creó, según por dónde aceptó el cliente: «El sistema, al aceptar el cliente en su portal» o «El sistema, al firmar el cliente» (por el enlace del correo).

Sólo cuenta cuando acepta el cliente: firmando por el enlace del correo o desde su portal (también el administrador de fincas desde el suyo). Cuando lo aceptas tú desde la oficina no cambia nada: la aplicación ya te pregunta si quieres generar la orden de trabajo.

Ejemplo: estás fuera, el administrador acepta el presupuesto desde su portal y con «Crear la OT» el técnico ya tiene la OT en Disponibles para fichar el trabajo, sin pasar por la oficina.

Sólo lo cambia un administrador, y cada empresa tiene el suyo.

Cambiar cómo se llama la mano de obra en los documentos del cliente

Si a tu cliente no le quieres escribir «Mano de obra» sino, por ejemplo, «Intervención» o «Servicio técnico»: Configuración → Fiscal → Condiciones por defecto → «Nombre de la mano de obra en los documentos». Escribe la palabra (hasta 40 caracteres) y pulsa Guardar.

• Qué cambia. Lo que el cliente lee en el parte de la OT y en la factura que sale de ella: la línea de las

horas de cada técnico («Intervención · Ana» en vez de «Mano de obra · Ana»), la línea única cuando El cliente ve está en Total («Intervención») o en Técnicos («Intervención (Ana, Luis)»), y la línea que crea el precio cerrado del bloque de mano de obra.

• Qué NO cambia. La aplicación: el bloque de la OT, el botón + Mano de obra, los avisos y los informes siguen

diciendo «Mano de obra». Tampoco los presupuestos ni las líneas que escribes tú: ahí el texto es el que pongas.

• Si lo dejas como está (o lo vacías), sale «Mano de obra», como siempre.
• Lo que ya salió no se toca. Una factura emitida, y una OT ya facturada o enviada, conservan el texto con el que

salieron. Las OTs enviadas a partir de ahora conservan el nombre con el que se enviaron también cuando El cliente ve está en Técnicos o en Total: su parte, y la factura que salga de ella, siguen diciendo lo que recibió el cliente aunque después cambies el nombre. Si devuelves la OT a Revisada, vuelve a tomar el nombre de hoy. Las OTs que se enviaron antes de existir esta función, y siguen sin facturar en Técnicos o en Total, salen con el nombre de hoy.

• Las OTs que ya estaban abiertas toman el nombre nuevo la próxima vez que sus horas se ponen al día: al fichar o

corregir un tramo, al cambiar las horas a facturar o el €/h de un técnico, o al pulsar Por horas en su bloque de mano de obra. Hasta entonces sus líneas de horas siguen con el texto con el que nacieron; el panel «Así lo verá el cliente» enseña siempre lo que va a salir.

• Un texto que hayas escrito tú en una línea de horas («Montaje de la caldera») no se pisa nunca. Para volver al

texto automático, vacía la descripción de esa línea.

Asignar una tarifa a un cliente

tarifa por defecto de la empresa.

Asignar una tarifa a todo un tipo de cliente

lugar de repetirlo en cada ficha.

de su tipo (no a la de defecto).

La regla que importa: el precio se congela

• Al crear un presupuesto, una OT o una factura, el documento sella la tarifa que le

tocaba, y cada línea guarda el precio ya calculado. El €/h se congela igual en la orden.

• Por eso subir una tarifa NO cambia lo ya hecho: los presupuestos enviados, las OTs

cerradas y las facturas emitidas siguen valiendo lo mismo. Los documentos nuevos usan la tarifa nueva.

• Si cambias la tarifa de un cliente, sus documentos anteriores tampoco se mueven.

Ver y cambiar precios en bloque

luego aplicas. Dejar una celda vacía quita el precio propio de ese artículo. El catálogo general nunca se toca.

🚚 Proveedores admin

Proveedores de material.

Crear / gestionar un proveedor

Cuánto le has comprado a un proveedor

Al abrir la ficha de un proveedor, encima de «Últimas compras» salen tres importes:

• Comprado este año (sin IVA) y Comprado el año pasado (sin IVA): lo que le has comprado, por la fecha de cada documento. Suma sus albaranes, sus facturas directas, sus recibos y las facturas que no tienen ningún albarán vinculado (a mano o escaneadas); una rectificativa resta. Una factura con albaranes vinculados no se suma otra vez: cuenta lo mayor entre su total y la suma de sus albaranes (si de una factura de 70 € sólo has confirmado un albarán de 30 €, cuenta 70; si sus albaranes suman más que la factura, cuenta la suma). No cuentan los presupuestos de proveedor, los documentos anulados, las nóminas (están en Informes → «Coste de personal») ni lo que has escaneado y aún no has importado.
• Pendiente de pago (con IVA): lo que le debes, con IVA porque es lo que saldrá del banco: el total de sus facturas pendientes o vencidas (una rectificativa pendiente lo reduce).
• Ver en Compras → abre Compras con ese proveedor y el año en curso ya filtrados, para ver los documentos uno a uno. El pie de Compras puede no dar lo mismo, y es normal: la ficha (y el informe «Compras por proveedor») cuentan también las facturas que no tienen albaranes y la parte de una factura que sus albaranes no cubren (de una factura de 70 € con un solo albarán de 30 €, los 40 que faltan), mientras que el pie y los totales de Compras suman los documentos tal como están en la lista; además, Compras enseña lo escaneado sin importar y lo anulado, y la ficha no lo cuenta.
• Si das de alta a mano la factura de unos albaranes que ya tienes, vincúlalos (Compras → la factura → Albaranes): sin vincular, se cuentan los albaranes y la factura. Al guardar una factura a mano que no tiene albaranes vinculados, Compras te avisa si ese proveedor tiene albaranes sin factura de fechas cercanas (de unos tres meses antes a quince días después de la factura): te enseña la lista con una casilla por albarán (marcados todos) y sólo vincula los que dejes marcados. Ojo con el total: al vincular, el total de la factura pasa a ser la suma de los albaranes vinculados; el aviso te enseña el total que tecleaste y el que quedará, y te avisa si no coinciden. No es obligatorio: con Ahora no la factura queda guardada como está y, en este navegador, no te vuelve a preguntar por esos albaranes al editarla (sí por uno nuevo que aparezca). Después también los vinculas desde «Albaranes» de la fila de la factura. No salen los anulados, los presupuestos de proveedor ni lo escaneado sin importar.
• Si ese proveedor tiene documentos escaneados que aún no has importado, debajo sale un aviso: «N documentos escaneados sin aplicar · importe impreso X € (sin IVA)». Ese importe es el que leyó la IA en el papel (los abonos, en negativo) y no está sumado en lo comprado: no cuenta hasta que lo importas. Si el escaneo no trajo importe, sólo sale cuántos son. Si alguno es una factura que ya tienes registrada (la escaneaste dos veces), el aviso lo dice: esa factura sí cuenta, por su registro; lo que no cuenta es el escaneo repetido. Verlos en Compras → abre Compras con ese proveedor y la pestaña de lo escaneado sin importar.
• Estos importes sólo los ve quien puede ver el precio de compra (el administrador; el técnico+ si su empresa lo permite) y el contable.

Archivar o eliminar un proveedor

🛒 Compras ambos

Albaranes y facturas de proveedor, con lectura por IA.

Ver el documento escaneado de una compra

Si la compra se escaneó (o llegó por correo), su número abre el PDF o la foto del proveedor en otra pestaña, sin salir de donde estás. Funciona en:

• 🔗 Documentos relacionados de la OT, el presupuesto, la factura y el proyecto («Compras imputadas», «Compras» y

«Presupuesto de proveedor (origen)»).

• La pestaña Compras de la ficha del proyecto.
• Últimas compras de la ficha del proveedor (el número abre el documento; el resto de la fila, la compra en Compras).

Si la compra no guarda su documento (dada de alta a mano), el enlace lleva a Compras como siempre. Sólo lo ven el administrador y el técnico+, que son quienes pueden abrir esos documentos; las nóminas nunca salen por aquí.

Filtrar las compras

Arriba de la lista están las píldoras de filtro; todas se combinan entre sí y con la pestaña de arriba, y la lista recuerda lo que dejaste puesto. «✕ Limpiar filtros» las quita todas de golpe. A la vista: Proveedor, Fecha, Importe, Tipo (albarán, factura, rectificativa, recibo o presupuesto de proveedor) y Estado (pendiente, escaneado sin importar, albarán ya facturado, pagada o «vencida (marcada)», la que alguien marcó como vencida; «Pendiente» junta los albaranes y las facturas pendientes, que las pestañas enseñan por separado). Pulsa «Más filtros» para el resto:

• Imputado a: a qué fue la compra (OT, presupuesto, proyecto, stock o gasto), contando también lo que va línea a línea (un albarán repartido entre dos OTs sale en «OT» y la lista lo enseña como «Repartido»); «Sin imputar» son los albaranes que todavía no has repartido a nada.
• Origen: cómo entró: escaneada con la IA, llegada por correo a la dirección de recepción de tu empresa (solo con Pedidos activado), o registrada a mano.
• Vencimiento: facturas que aún debes y vencen esta semana (de lunes a domingo), este mes, o que ya están vencidas (la fecha pasó o la marcaste como vencida). Una factura pagada no vence.
• Categoría de gasto: los recibos y facturas que fueron a esa categoría (IBI, seguros, tasas…).
• Con PDF: sólo las que tienen el documento escaneado adjunto.
• Sin importe (0 €): compras que están a 0 €: suele ser que faltó el importe al registrarlas, y así las localizas para corregirlas. Los presupuestos de proveedor no salen aquí (no llevan importe).

Los albaranes que ya están en una factura

Cuando cuelgas un albarán de su factura de proveedor (con 🔗 Albaranes en la fila de la factura, o seleccionando albaranes y Vincular a factura), el albarán sigue en la lista con el estado Facturado y, debajo, el enlace «en factura <número> →», que abre esa factura. Lo encuentras en Todos y en la pestaña Albaranes facturados.

• Su importe no se suma dos veces. Ya está dentro del de la factura, así que el Total visible del pie y los importes

de las pestañas no lo cuentan; en la fila se ve en gris (pasa el ratón: «Incluido en la factura …»).

• El botón de la factura dice cuántos albaranes lleva («🔗 3 albaranes»).
• Un albarán facturado no se elimina ni se le cambia el proveedor en bloque: primero desvincúlalo desde su factura

(🔗 … albaranes → ✕ Desvincular); vuelve a «pendiente» y su importe vuelve a contar.

• Sus importes no se cambian mientras esté en la factura. Al abrirlo verás arriba «Está en la factura … →» (te lleva a

ella), y las cantidades, precios, descuentos e IVA en gris, sin poder añadir ni quitar líneas: la factura suma su importe y dejaría de cuadrar. Sí puedes imputar sus líneas (a una OT, un proyecto, stock…), cambiar la descripción, el número, la fecha y las notas, y guardar. Para corregir un importe pulsa «Desvincular para editar»: la factura deja de incluirlo (si la diste de alta a mano, su total baja), lo corriges y lo vuelves a vincular desde 🔗 Albaranes de la factura.

• Una factura ESCANEADA conserva su total impreso. Vincular o desvincular albaranes no lo cambia: es lo que hay que pagar.

En 🔗 Albaranes verás el total impreso junto a la suma de los albaranes vinculados; si no cuadra, te lo dice (falta algún albarán por vincular, o sobra alguno). Una factura que diste de alta a mano, en cambio, pasa a valer la suma de sus albaranes.

• Un albarán sólo se vincula a una factura de SU proveedor, y a una sola. Si ya está en otra factura, primero desvincúlalo

de ella. Si es de otro proveedor (también otra razón social del mismo grupo, por ejemplo «Saltoki S.A.» y «Saltoki Benidorm») o no tiene proveedor, la app no lo vincula y te dice por qué: corrige el proveedor del albarán y vuelve a vincularlo.

• Una factura registrada de una vez con su material (factura directa) sale como una sola fila, la de la factura.

Registrar una compra

Escanear un albarán/factura con IA (4 pasos)

• La IA detecta automáticamente proveedor nuevo y documento duplicado.
• El proveedor es su NIF. El asistente reconoce al proveedor por su NIF aunque se escriba distinto (con guiones, en minúsculas o con el prefijo de país de la UE delante: «ESA60195278» es «A60195278» e «IE4276970QH» es «4276970QH»). Un «NIF» de menos de 8 caracteres («N/A», «0») no cuenta como NIF. Si escaneaste un documento antes de dar de alta a su proveedor (o lo diste de alta desde otro adjunto del mismo correo), al pulsar «▶ Reanudar» —o «Revisar» en «Correo recibido»— el asistente lo vuelve a buscar: si ya existe, sale seleccionado (lo puedes cambiar) con la categoría de gasto que recuerda, y no te ofrece crearlo. No se puede dar de alta un proveedor con un NIF que ya tiene otro (tampoco desde Proveedores): el asistente te dice cuál es y te ofrece «Usar» ese; si está archivado, desarchívalo en Proveedores. Un proveedor sin NIF no bloquea nada.
• Una factura ya registrada no se registra dos veces, aunque esté a nombre de otra ficha con el mismo NIF (un proveedor duplicado de antes): se compara el número sin espacios, guiones ni barras y el NIF. El asistente la avisa como documento ya importado; al confirmar, una factura que agrupa albaranes se para («Esta factura ya está registrada») y una directa se vincula a la que ya existe.
• Factura que agrupa albaranes («Registrar solo el pago»). Al importarla, sus albaranes que ya tienes registrados de ese proveedor y aún sin factura quedan vinculados a ella y pasan a «facturado» (el número se compara sin puntos ni barras, y admite el prefijo de serie que algunos proveedores ponen en la factura). No se cuelga un albarán anulado, uno que ya es de otra factura ni uno escaneado sin importar. Los que la factura nombra y no tienes registrados se dicen al terminar: regístralos y vincúlalos después desde «Albaranes» de la fila de la factura. El total de la factura es el impreso: no se recalcula con los albaranes. Una factura agrupadora importada antes del 20/10/2026 no vinculó sus albaranes: si los tienes registrados, vincúlalos a mano, o se cuentan dos veces en lo comprado.
• Factura directa que ya estaba registrada (la diste de alta a mano, o con el mismo número): al importarla no se crea otra; el documento se vincula a la que ya existe, que conserva su total y su vencimiento.
• Forma de pago de una factura. El asistente la lee del documento y la puedes cambiar antes de importar. Un pago con tarjeta (tarjeta, Redsys, Visa, Bizum, TPV), en efectivo o «al contado» es contado; «a 30 días», giro, transferencia o crédito es crédito. Una factura (o un abono) al contado nace ya pagada el día de la factura, con esa forma de pago como método: no sale en «Pagos previstos» de Tesorería ni hay que pulsar «Pagar»; si no era así, «Marcar pendiente» la devuelve (con la Conciliación bancaria encendida, su fecha de pago pasa a la del cargo del banco al conciliarla). Si la fecha leída no puede ser un día de pago (futura, o de hace más de un año: un año mal leído), nace pendiente y la pagas tú con la fecha buena. A crédito nace pendiente con su vencimiento, como siempre. Una factura con algún pago no se elimina (se conserva, y cuenta en Tesorería), tampoco la que lleva un pago parcial o uno del banco: para quitar un escaneo equivocado, primero «Marcar pendiente» (borra sus pagos) y después eliminar; para dar de baja una factura real sin pagos, ponla en «anulada».
• Factura sin total con IVA. Krepko no se inventa el IVA: el total con IVA de una compra es el que trae el papel. Si no lo trae, lo saca de lo que sí trae —el desglose de IVA, la cuota impresa o el tipo de IVA de las líneas— y si el documento no dice nada de su IVA, lo deja vacío: el pie de la revisión avisa «Total con IVA sin leer» y, en una factura, aparece el campo Total con IVA junto a la forma de pago para que escribas el del papel. Es opcional: si lo dejas vacío, la factura se registra pendiente y sin pagos (aunque sea al contado: no se le apunta ningún pago), sin total y con una nota, y lo escribes después en la factura. Mientras no tenga total no admite pagos y el banco no la paga: la conciliación no la propone ni la casa (en «Pendientes» sale con su aviso) hasta que escribes su total en Compras. En un albarán sin total con IVA legible sale el mismo campo, encima. En Compras se ve con «—» en lugar de un importe y el pie dice cuántas van «sin total»; en Tesorería sale en «Pagos previstos» como «sin total» (con su base), no se marca vencida hasta que tenga total y no suma en el total de pagos; la ficha del proveedor y el portal del asesor dicen cuántas van sin total. En el campo de la revisión puedes escribir «1.104,00» o «1.104» (son mil ciento cuatro euros). Para completarla después, abre la factura, escribe el Total con IVA y guarda; si guardas otra cosa (la nota, el vencimiento) con el campo vacío, la factura sigue sin total, no pasa a 0 €. Si vinculas a una factura hecha a mano un albarán sin total, la factura conserva el total con IVA que tenía (la suma no se puede calcular) y te lo avisa. Una factura dada de alta a mano sin total con IVA también queda «sin total», no a 0 €. Así una factura al 10 %, al 4 % o exenta no queda con un 21 % que no dice. Vale también al reanudar un escaneo guardado antes.
• Líneas leídas con IVA. Si la IA leyó los importes de las líneas con IVA (la suma de las líneas da el total con IVA del documento, no su base), Krepko les quita el IVA solo —a cada línea el suyo, y también al precio si venía con IVA— y el documento cuadra. Cada línea corregida lo avisa («Se ha quitado el IVA…», con lo que traía); si el importe ya era sin IVA, corrígelo en la línea. Sólo lo hace cuando el documento trae impreso su total con IVA y la diferencia es exactamente el IVA: un documento que ya cuadra, o que descuadra por otra cosa, no se toca, y un recibo nunca. Vale también al reanudar un escaneo guardado antes.
• Línea que el proveedor no te cobra (un envío gratis: imprime un precio pero el importe es 0): entra con un descuento del 100 %, así que su coste es 0, y el asistente propone «Sin artículo» (o «Mantener» si ya tienes ese artículo: su coste no cambia, el stock sí entra). Esa línea nunca crea ni cambia un artículo, ni con «Aceptar todos». La línea lo avisa; si sí se cobraba, corrige el importe y vuelve a ser una línea normal (si lo vuelves a dejar en 0, vuelve a ser un regalo). Si lo quieres en el catálogo, dalo de alta desde Artículos; al terminar de importar, el resumen te dice cuántas líneas de este tipo no han tocado el catálogo. Una línea a cantidad 0 (pedida y no servida) no es un regalo: se queda como está.
• Si el documento no imprime precio unitario (una factura de servicios con una sola línea y su importe, con las columnas de unidades y precio vacías), la línea entra como 1 × su importe. Si la lectura había tomado como cantidad un número de otra columna (un código), la línea lo avisa y lo puedes corregir. Eso vale para los gastos. En un albarán o una factura de material sin precio unitario impreso, la cantidad leída se conserva y el precio se calcula (importe ÷ cantidad): la línea avisa de que el precio no venía impreso, para que compruebes la cantidad antes de importar.

Pagar una factura de proveedor en varios pagos

Una factura de proveedor se puede pagar de una vez o a plazos: el 30 % ahora y el resto a 60 días, un anticipo antes de que llegue la factura, un pago con tarjeta y otro por transferencia. Su estado lo calcula Krepko con lo pagado, no se elige: Pendiente (nada pagado), Pago parcial (pagado una parte) o Pagada (pagado entero, con la fecha y la forma del último pago).

• ✓ Pagar (en la fila, o pulsando el estado) abre el pago con el importe que falta ya puesto: si lo dejas, la pagas entera (un clic y Enter, como siempre); si pones menos, queda en pago parcial. Elige la fecha (no puede ser futura; anterior a la factura sí, por si fue un anticipo) y la forma de pago (transferencia, domiciliación, tarjeta, efectivo, cheque, pagaré u otro). Una factura vencida también tiene «✓ Pagar».
• Abre la factura y verás la sección Pagos: cada pago con su fecha, importe, forma y de dónde viene (banco si lo trajo la conciliación —enlaza al movimiento—, contado si nació pagada al escanearla, migrado si es de antes de que existieran los pagos), y abajo «Pagado N de M · Falta K». Desde ahí + Registrar pago y la 🗑 de cada pago. Borrar un pago que vino del banco te avisa antes: su movimiento vuelve a «sin conciliar».
• ↩ Marcar pendiente borra todos sus pagos; el aviso dice cuántos son y si alguno viene del banco.
• No se puede bajar el total de una factura por debajo de lo ya pagado (ni desvincularle un albarán que lo haría): borra o corrige antes un pago. Una factura anulada no admite pagos, y para anular una hay que borrar antes sus pagos.
• Vencida ya no se marca a mano: es la que aún se debe y cuya fecha de vencimiento pasó. Pestañas Pago parcial y Vencidas en Compras.
• Una factura a 0 € no debe nada: no sale en «Pagos previstos» ni tiene «✓ Pagar», y sigue pendiente hasta que tenga importe (vincúlale sus albaranes o escríbelo) o la elimines.
• Una factura que ya estaba pagada antes de que existieran los pagos (sin pagos en su sección) sigue pagada aunque la edites o le vincules un albarán; para deshacerlo, ↩ Marcar pendiente.
• En Tesorería → Pagos previstos y en la ficha del proveedor («Pendiente de pago») cuenta lo que falta, no el total: una factura de 1.000 € con 300 pagados suma 700.
• El contable ve los pagos, pero no paga. No entra en Compras: los pagos de una factura de proveedor los ve en la Conciliación bancaria, al abrir un movimiento conciliado con ella (ver Conciliación bancaria). No puede registrar, editar ni borrar un pago, ni «✓ Pagar» ni «↩ Marcar pendiente».

Con qué precio de venta nace un artículo nuevo

Cuando el documento trae un artículo que todavía no está en tu catálogo, el asistente lo crea con un PVP. De dónde sale ese PVP lo decide un ajuste de tu empresa: Configuración → Artículos → "Cuando no hay coeficiente definido, calcular PVP como". La revisión te dice, debajo de las opciones, qué regla está aplicando y te enlaza al ajuste.

• Precio Coste × Coeficiente (lo habitual): PVP = lo que te cuesta × el coeficiente. El coeficiente es el de la

familia que elijas en "Catálogo nuevos artículos" si esa familia tiene uno propio, y si no el coeficiente por defecto de la empresa. Puedes cambiarlo en "Coef. nuevos artículos" para ese documento.

• Igual al PVP Proveedor: PVP = la tarifa del proveedor, el precio impreso antes del descuento. Ejemplo: un

codo con tarifa de 0,55 € y un 65 % de descuento te cuesta 0,19 €; nace a 0,55 € (con el coeficiente 1,60 nacería a 0,31 €, por debajo de la tarifa). Si el documento no trae tarifa —el precio ya viene neto, sin descuento—, no hay tarifa que usar: ese artículo cae a coste × coeficiente y la línea lo avisa en amarillo ("Sin tarifa impresa: PVP = coste × coeficiente"). Y si el descuento es tan alto que la tarifa sale más de 20 veces el coste, ese artículo también nace a coste × coeficiente, con su aviso ("La tarifa es más de 20 veces el coste…"): el resto del documento se importa igual, y el PVP de esa línea lo puedes corregir antes de confirmar.

Es un punto de partida: el PVP de cada línea se puede corregir a mano antes de importar, y lo que teclees se respeta aunque luego cambies el coeficiente. El precio que ves en la revisión es el que se guarda en el artículo y el que va a la OT si imputas la línea a una. Los artículos que ya existen no cambian por este ajuste: su PVP lo decides con los botones de abajo.

Botones de "acciones globales" en la validación (qué hacer con el PVP)

Cuando un artículo escaneado ya existe en el catálogo y su coste de compra ha cambiado, hay que decidir qué pasa con su PVP (precio de venta). Recuerda: PVP = coste × coeficiente y margen % = (PVP − coste) / PVP; si sube el coste y no tocas el PVP, tu margen baja.

Los botones de la barra superior aplican una decisión a todas las líneas a la vez:

• Aceptar todos: marca todas las líneas para importarse tal como se ven (los artículos nuevos se crean, los cambiados se actualizan). Es una acción puntual, no un modo.
• Mantener margen en todos: sube el PVP para que el margen % se mantenga igual que antes. El coste sube y el PVP sube en proporción → conservas el beneficio, el cliente paga más.
• Mantener PVP en todos: actualiza el coste en el catálogo pero deja el PVP como estaba. Como el coste sube y el PVP no, el margen baja. Absorbes tú la subida; el cliente paga lo mismo. La línea sí se actualiza (tu coste queda al día).
• No cambiar PVP: no toca nada de esa línea — ni el coste ni el PVP. La línea se ignora; el catálogo queda igual que antes.

Diferencia clave entre los dos que se confunden: "Mantener PVP" actualiza el coste pero conserva el precio de venta (el margen baja); "No cambiar PVP" ignora la línea por completo (ni coste ni PVP). No son lo mismo. Los tres modos de PVP solo afectan a artículos que ya existen con cambio de precio; a los nuevos no (su PVP se calcula con el coeficiente).

Imputar una compra a una OT, proyecto o stock

Albaranes fotografiados por el técnico desde la OT

Cuando un técnico compra material de camino a la obra, fotografía el albarán desde la propia OT, en su app (paso Materiales → Albarán de compra → Fotografiar albarán).

• El botón sólo aparece si la IA de escaneo está activada para tu empresa. La foto se envía en el momento: sin cobertura no se sube, y la app deja reintentar sin volver a hacerla.
• El técnico ve lo que se leyó (número, proveedor, fecha y cuántas líneas) y en qué punto está: pendiente de revisar, imputado a esta OT o revisado en oficina. No ve importes.

Facturas de servicios: la luz, el agua, el teléfono, el seguro… (gastos por concepto)

Lo que no es material —la luz, el agua, el gas, el teléfono, el seguro de la furgoneta, la gestoría, el alquiler— se sube igual, con "Subir PDF", pero no va al almacén: va a Gasto general, a la categoría que le toca. Así, a final de mes, sabes cuánto se te ha ido en cada concepto (Informes → Gastos por concepto).

Las categorías. Cada empresa tiene las suyas. De serie vienen: Combustible, Taller y vehículos, Telefonía e internet, Seguros, Luz, Agua, Gas, Alquiler, Impuestos y tasas, Gestoría y asesoría, Banco y comisiones y Otros gastos. Si te falta una, escríbela en el desplegable de categoría y pulsa "+ Crear categoría": no hace falta salir del asistente.

No tienes que elegirla cada vez:

• La primera vez que escaneas una factura de un proveedor, la IA propone una de tus categorías ("Luz" para

Iberdrola). Es una propuesta: mírala y cámbiala si no es. La IA nunca crea categorías nuevas.

• Al pulsar "Confirmar e importar", el proveedor recuerda esa categoría. La próxima factura suya llega ya

con ella puesta, y debajo lo dice: "la que confirmaste la última vez con este proveedor".

• Si un mes es otra cosa, cámbiala: manda lo último que confirmes. Y si en un mismo documento repartes las

líneas entre dos categorías, o mandas una parte a stock, el proveedor no recuerda nada nuevo.

• También la puedes ver y cambiar en la ficha del proveedor: "Categoría de gasto habitual".

Cuándo arranca el asistente en "Gasto general":

• Si el proveedor es de tipo "Servicios / gastos" (ficha del proveedor), o si **ya recuerda una categoría de

gasto** (la confirmaste con él otra vez, o la pusiste en su ficha), el asistente arranca directamente en Gasto general, con la categoría puesta y sin tocar stock ni catálogo. Debajo del campo lo dice: de dónde sale.

• Si el proveedor es de material y no recuerda ninguna, o todavía no lo tienes dado de alta, el destino **no

cambia solo: sigue en "Solo stock" y verás, arriba de las opciones de importación, un aviso en ámbar, "💡 Parece un gasto de «Luz»", con el botón "Usar como gasto"**. Si lo es, púlsalo; si era material, no hagas nada. (Es a propósito: si el asistente lo mandara a gasto por su cuenta y se equivocara, ese material no entraría en tu almacén.)

• Ojo con el proveedor de material al que una vez le confirmaste un gasto: desde entonces sus albaranes arrancan en

Gasto. Si vuelve a traerte material, cambia el destino a "Solo stock" en ese documento, y si aquello fue una excepción, vacía "Categoría de gasto habitual" en su ficha.

Una línea imputada a Gasto general no crea artículo, no toca el catálogo y no mueve stock, y tampoco queda enlazada a un artículo aunque se parezca a uno de tu catálogo (así ese artículo se puede seguir eliminando si nunca lo compraste como material). Si el documento es una factura, genera su vencimiento en Tesorería como cualquier otra.

Lo que ves en la revisión cuando va a gasto. Cada línea que va a Gasto general —porque la imputas tú en esa línea, o porque hereda «Imputar todo a» = Gasto general— dice "Gasto · <categoría>" en vez de su almacén, su PVP, su margen y «NUEVO — crear en catálogo»: no se puede crear en el catálogo ni cuenta en «N nuevos» de arriba. Si todas van a gasto, desaparecen también el almacén destino, «Actualizar stock», los precios y el catálogo de artículos nuevos, el coeficiente y la regla del PVP, porque no se usan. Basta con que una línea vaya a stock (o a una OT, un proyecto…) para que vuelvan. Y si una línea pasa de gasto a stock, recupera lo que tenía: su estado y la decisión que hubieras tomado (Crear, Sin artículo…). Todo cambia en el momento, sin recargar.

Recibos y liquidaciones: el IBI, las tasas, el impuesto de circulación, un seguro

Los impuestos casi nunca llegan como factura: llegan como recibo o liquidación, sin IVA, y quien los emite (el ayuntamiento, SUMA, Hacienda, la aseguradora) no es un proveedor al uso. Súbelos igual, con "Subir PDF": la app los reconoce solos, o elígelo tú en Tipo documento → "Recibo o liquidación (impuestos, tasas)".

En el listado salen con el chip azul "Recibo". Al abrirlo, el asistente te avisa de lo que va a pasar y sólo te pide lo que tiene un recibo:

• quién lo emite (el proveedor es opcional: si no lo eliges, se guarda el nombre que trae el papel),
• su número y su fecha,
• sus importes (la cuota, el recargo…), que puedes corregir,
• y la categoría de gasto ("Impuestos y tasas", "Seguros"…), que la IA te propone y tú confirmas.

Al pulsar "Registrar gasto":

• queda como gasto en esa categoría, por el total del recibo: no lleva IVA y no se le añade ninguno;
• no entra nada en el almacén ni en el catálogo, y no se imputa a ninguna OT ni proyecto;
• no genera vencimiento ni queda pendiente de factura: en el listado dice "Gasto registrado", y no aparece

en "Albaranes pendientes" ni se puede colgar de una factura de proveedor;

• cuenta en Tesorería ("Compras del período"), en el gráfico del Dashboard y en el informe Gastos por concepto.

Un recibo registrado no se edita: si está mal, elimínalo (🗑) y vuelve a escanearlo.

Si la IA se equivoca de tipo. Arriba del asistente hay un desplegable "Tipo de documento" con lo que la IA ha entendido (Albarán, Factura, Recibo o liquidación, Presupuesto de proveedor). Si no es eso, cámbialo: la app vuelve a leer el documento como el tipo que elijas (cuenta como una lectura más de IA, y te lo avisa antes) y te lo enseña de nuevo. Dos casos típicos:

• un recibo de seguro leído como factura (no lleva IVA, pero se parece): cámbialo a "Recibo o liquidación";
• al revés casi no pasa: si la app cree que es un recibo pero el papel lleva IVA, ella sola lo lee como

factura y te lo dice. Y si eres tú quien elige "Recibo" para un papel con IVA, te avisa de que puede ser una factura.

Nóminas del mes: el coste de personal

El coste de personal de cada mes se registra en Compras → botón "👥 Nóminas del mes" (sólo lo ve el administrador). Tiene dos partes, en la misma ventana:

las nóminas de todos) y, si quieres, una descripción. Hay un registro por mes.

cada uno ese mes: su bruto, la Seguridad Social de empresa y, si los hay, otros costes. El coste total de cada fila y el del mes se calculan solos al teclear (↑ ↓ y Enter para moverte), y pulsas "Guardar coste por trabajador".

El gasto del mes es la suma de esa rejilla: no hay otro importe que teclear. Esa suma —el coste total de empresa— es lo que queda como gasto de la categoría "Personal" y lo que cuenta en Tesorería ("Compras del período"), en el gráfico del Dashboard y en el informe Gastos por concepto. Un mes registrado con su PDF pero sin rejilla vale 0 y sale marcado "Sin detallar" hasta que la rellenes. Una fila que dejas a cero se quita.

Aquí sólo va coste de empresa: ni NIF, ni número de la Seguridad Social, ni IRPF, ni líquido a percibir. Eso está en el PDF, que se guarda tal cual.

La ficha se rellena sola con la nómina. Al guardar el coste de un trabajador (o al confirmar su nómina leída con IA o asignársela), su ficha (Empleados → Laboral → "Coste laboral + tarifa") toma el salario bruto de esa nómina y el % de Seguridad Social de empresa (la SS de empresa dividida por el bruto). Bajo el bloque verás "tomados de la nómina de MM/AAAA". Qué cuenta: sólo una nómina con bruto mayor que 0; sólo si es la más reciente de ese trabajador (una nómina vieja no pisa una nueva; un mes futuro no cuenta); y si la SS de empresa está a 0 el % no se toca (la ficha dice "la SS no venía impresa y se mantiene el %"). Si la ficha ya venía de una nómina y la nueva se desvía más de un 35 % (una paga extra, un finiquito), no se copia: la ficha se queda y la pantalla te avisa ("difiere mucho de su salario de ficha"); revísalo y, si es correcto, ponlo tú a mano. (Corregir la nómina del propio mes del que vino la ficha —un cero de menos— sí se copia siempre.) No cambia el coste por hora directo, las horas al mes ni el precio de venta de la hora. Puedes corregir el bruto o el % a mano en la ficha: vale hasta la siguiente nómina que cambie esas cifras. Si quitas la nómina de la que vino la ficha (eliminas el mes, quitas la fila, retiras el coste de una lectura o cambias el mes del registro), la ficha vuelve a la nómina más reciente que quede —con el mismo aviso si esa nómina se desvía más de un 35 % del salario de la ficha, en cuyo caso se queda como está—; si no queda ninguna, conserva el valor que tenía (lo anterior a la nómina no se guarda) y deja de decir "tomado de la nómina". Efecto en el dinero: el coste real por hora se calcula desde esos datos, así que el cambio se recalcula en todas las OTs y los informes, también los de meses pasados y los de OTs ya cerradas o facturadas (salvo los técnicos con coste por hora directo). No cambian de importe las facturas, rectificativas, PDF ni documentos emitidos: esos llevan el precio de venta. Los "otros costes" de la rejilla no entran en la ficha.

Cuota de autónomo (€/mes). Si eres autónomo y pagas el recibo desde tu cuenta personal, ponlo en Empleados → Laboral → "Cuota de autónomo": se suma al coste real por hora ((salario + SS + cuota) ÷ horas/mes) y entra en OTs, presupuestos y márgenes. Si rellenas el coste por hora directo, manda ese y la cuota no se suma. Sólo la ve el administrador. No crea un gasto en Compras ni sale en «Gastos por concepto»: es sólo coste de tu hora. Por defecto vale 0.

Si un trabajador se va, sus meses pasados se conservan y se siguen viendo (marcado "ya no está"), y puedes corregirlos; en los meses nuevos ya no aparece.

La IA y las nóminas. El PDF que adjuntas aquí, en "Nóminas del mes", sólo se guarda: no se manda a la IA. Por eso los importes los tecleas tú. (La única excepción es que tu empresa tenga activada la lectura de nóminas con IA y pulses tú el botón de leer: está explicado un poco más abajo.) Otra cosa es que por error subas una nómina con "Subir PDF", o que llegue por correo al buzón de compras: como cualquier documento que entra por ahí, se envía una vez a la IA para saber qué tipo de documento es. Al reconocer una nómina se para ahí: no se extraen sus datos, no se guarda el fichero y no nace ninguna fila (la que llegó por correo queda descartada, sin el adjunto), y te manda a este botón. Si lo descubre al cambiar el tipo de un documento que ya estaba escaneado y sin importar, ese escaneo se descarta entero: su fila y su fichero se borran. Esa comprobación se hace siempre, también si eliges tú el tipo de documento. Si alguna vez tomara por nómina una factura que no lo es (la de tu gestoría, por ejemplo), no se puede forzar su lectura: dala de alta a mano en Compras.

Leer las nóminas con IA (sólo si tu empresa lo tiene activado). Es una función que Krepko activa empresa a empresa; tú no puedes encenderla desde Configuración. Mientras no esté activada, todo funciona como se ha explicado arriba. Con ella activada, el aviso de la ventana lo dice y, al abrir un mes que tiene su PDF, aparece el botón "🤖 Leer las nóminas con IA":

número de afiliación y salario de la plantilla). Si cancelas, no sale nada.

empresa (si la nómina la imprime), el IRPF, la cotización del trabajador, otras deducciones y el líquido. Puedes corregir cualquier cifra, y cada fila te avisa de lo que no cuadra (deducciones que no dan el líquido, un NIF dudoso, una nómina de otro mes).

la rejilla del mes. Las que no marques se guardan "sin asignar": no se pierden, pero su coste no cuenta en el gasto del mes hasta que las asignes.

De quién es cada nómina. La propuesta ya trae elegido a quien parece cada una: por su NIF si está en la ficha del trabajador, y si no, por su nombre. Es sólo una propuesta —te dice por qué lo propone— y sigue haciendo falta que marques tú "Es su nómina". Si hay duda (dos personas con el mismo nombre, el mismo NIF en dos fichas) no propone a nadie. Para que acierte siempre, pon el NIF en la ficha de cada trabajador (Empleados → la ficha → pestaña Datos; sólo lo ve el administrador); o marca "Guardar su NIF en su ficha" al confirmar y se apunta el que venía en la nómina (nunca cambia uno que ya hubiera).

A cada trabajador, la suya. Al confirmar, el PDF del mes se parte: cada nómina asignada se queda con sus páginas, y sólo con ésas. En la misma ventana, bajo "La nómina de cada trabajador", cada uno tiene su botón "📄 Su PDF"; ábrelo para comprobar que es la suya. Tres casos en que una nómina se queda sin documento propio, y te lo dice: si está sin asignar; si la lectura no supo qué páginas ocupa; y si dos nóminas dicen ocupar la misma página (no se le da a ninguna, porque llevaría los datos de otra persona). Una "sin asignar" se asigna ahí mismo: eliges de quién es y pulsas "Asignar"; su coste entra entonces en la rejilla (salvo que ese trabajador ya tuviera coste tecleado ese mes, que no se toca). Si te equivocas, "Quitar" le retira la nómina y borra su PDF, y su coste sale también de la rejilla si había entrado con la lectura (así, al asignarla después a quien toca, el mes no la cuenta dos veces); un coste que tecleaste tú a mano, o que corregiste a mano en la rejilla después de la lectura, no se toca: se queda, el diálogo de "Quitar" te lo dice antes con su importe, y si esa nómina pasa a otro trabajador lo revisas tú. Si cambias el PDF del mes por otro, cada trabajador conserva el PDF que ya tenía, pero con el documento nuevo no se puede asignar ni volver a asignar ninguna nómina (se queda sin documento y te dice por qué): sus páginas eran del PDF anterior. Vuelve a leerlo con la IA y confirma.

En la ficha del trabajador aparece la pestaña "🧾 Nóminas" (sólo con esta función activada): sus meses, con el devengado, las deducciones, el líquido, el botón para ver su PDF y si ya se le ha enviado.

Enviar a cada trabajador su nómina. Nunca se envía sola. Tienes dos sitios: en "Nóminas del mes", marcando "Enviar" en las filas que quieras y pulsando "✉️ Enviar a los marcados…"; o en la ficha del trabajador, pestaña Nóminas, con "✉️ Enviar su nómina". En los dos casos sale antes una pantalla de comprobación: por cada nómina, a quién va (el nombre y el correo de su ficha) y qué va (un enlace para abrir su PDF). Compruébalo —es un documento personal— y pulsa "Enviar"; si cancelas, no sale nada. El correo lo firma tu empresa, lleva la nómina adjunta y no pone ningún importe en el texto. Queda apuntado quién la envió, a qué dirección y cuándo, y la fila pasa a decir "Enviada el … a …"; puedes volver a enviarla. No se puede enviar una nómina sin asignar, una que no tiene documento propio, ni a un trabajador sin correo en su ficha (te dice cuál es el motivo). A un trabajador que ya está de baja sí se le puede enviar (su finiquito, la de su último mes): la comprobación lo marca "De baja" en su fila para que lo veas antes de pulsar. Si cambias el correo de un trabajador mientras tienes abierta la comprobación, el envío se rechaza y te pide que la abras otra vez. El trabajador recibe su nómina por correo; dentro de la app no la ve.

Lo que la IA leyó de más para proponértelo —el NIF, el número de afiliación— no se guarda: se borra al confirmar o al descartar, y solo, a las 24 horas, si lo dejas a medias. Si vuelves a leer un mes y confirmas, lo nuevo sustituye a lo anterior, también en la rejilla: el coste que entró con la lectura de antes y que ahora no asignas a ese trabajador sale de la rejilla (te lo dice antes de confirmar, bajo la propuesta, y otra vez al confirmar), para que el mes no cuente dos veces la misma nómina. Las filas que tecleaste tú a mano no se tocan, salvo que en esa confirmación le asignes una nómina a ese trabajador: entonces lo que confirmas sustituye a lo que tecleaste (te lo avisa en su fila, con el importe que tiene, antes de confirmar; sus "otros costes" se conservan).

Si corriges a mano una fila que vino de la lectura. En cuanto guardas la rejilla con una cifra distinta en esa fila (el bruto, la Seguridad Social de empresa o los "otros costes"), la fila deja de ser de la lectura y pasa a ser tuya: ya no sale de la rejilla ni al volver a leer y confirmar sin asignarle nómina a ese trabajador, ni al pulsar "Quitar". Guardar la rejilla sin cambiar sus cifras no cuenta como corregirla. Si después confirmas una lectura que sí le asigna una nómina, las cifras que confirmes sustituyen a las que corregiste (sus "otros costes" se conservan) y la fila vuelve a ser de la lectura: la propuesta te lo avisa en esa fila, con el importe que tiene ahora, antes de confirmar. Si el PDF trae dos nóminas del mismo trabajador (una paga extra aparte), asigna una y suma la otra a mano en la rejilla. Leer sólo puede el administrador.

Quién ve las nóminas: sólo el administrador y el contable. Para el resto de la empresa (técnicos, técnico+) no existen: ni el registro, ni el coste de nadie —tampoco el suyo—, ni el PDF. (Con la lectura con IA activada, cada trabajador sí encuentra lo suyo —su coste mes a mes y sus nóminas confirmadas— al pedir "Exportar mis datos" desde su perfil: son datos suyos. Lo de los demás, nunca. Si un trabajador elimina su cuenta, su NIF se borra de la ficha; el registro de a quién y a qué dirección se envió cada nómina se conserva tal cual: es la constancia de que se le entregó.) No salen en la lista de Compras, ni en su Tesorería, ni suman en su gráfico ni en su informe de gastos (ven el informe sin la fila "Personal"). Registrar, corregir, rellenar la rejilla y eliminar sólo puede el administrador. El rol contable tiene permiso de sólo lectura: ve el coste de «Personal» sumado en su Tesorería y en el informe "Gastos por concepto". Pero el botón "Nóminas del mes" está en Compras, donde el contable no entra: la lista de meses, la rejilla por trabajador y el PDF hoy no tienen pantalla para él; quien los consulta en la app es el administrador.

Esta rejilla es el coste real de cada mes. El coste por hora que usa la app para calcular lo que cuesta una OT es otro dato y va en la ficha de cada empleado (Empleados: sueldo bruto, horas al mes, % de Seguridad Social, coste por hora), que sólo ve el administrador. La rejilla no lo cambia.

Escanear una factura rectificativa (abono o devolución)

Cuando devuelves material al proveedor, éste no te manda una factura normal: te manda una factura rectificativa (también llamada abono o nota de crédito). Se escanea igual que cualquier otra, con "Subir PDF" — la app la reconoce sola por el título, por la línea que dice a qué factura corrige, o porque los totales vienen en negativo.

Lo verás enseguida: el documento sale con el chip rojo "Rectificativa" en el listado, y al abrirlo el asistente te avisa en rojo de lo que va a pasar antes de que importes nada.

Una rectificativa hace lo contrario que una factura:

• El stock BAJA en las unidades devueltas (es material que vuelve al proveedor).
• El importe se resta del gasto de ese proveedor y de Tesorería, donde aparece en verde como dinero

que vuelve, no como un pago pendiente. Una rectificativa nunca "vence".

• Los precios del catálogo no se tocan: el precio de un abono es el de la compra original, no una

tarifa nueva.

• Sólo puede imputarse a Stock, a un Proyecto o a un Gasto general. No a una OT ni a un

presupuesto: ese material ya está instalado y no vuelve físicamente.

Cada proveedor imprime el signo a su manera —unos ponen la cantidad en negativo, otros el precio—, y da igual: la app lo unifica. Lo que sí conviene es revisar las líneas antes de importar: si alguna no se devolvió físicamente (por ejemplo una rectificativa que sólo corrige un precio mal facturado), desmarca su casilla de stock para que el almacén no baje.

Si escaneas la rectificativa antes que la factura original no pasa nada: la app guarda el número de la factura que corrige y no necesita que esté registrada.

Escanear un presupuesto de proveedor y convertirlo en tu presupuesto

Cuando le pides precio a un proveedor para una obra (por ejemplo, el material de un suelo radiante a Saltoki), te manda un presupuesto u oferta. Súbelo con "Subir PDF" como cualquier otro documento: la app lo reconoce sola por el título (PRESUPUESTO, OFERTA, COTIZACIÓN… también en italiano, "offerta"), o elígelo tú en Tipo documento → "Presupuesto de proveedor".

No es una compra: todavía no has comprado nada. Por eso no entra en el stock, ni en el gasto de Compras, ni en Tesorería, ni genera ningún vencimiento. En el listado sale con el chip verde "Presupuesto" y sin importe.

Al abrirlo, el asistente te avisa en azul de lo que va a pasar y la columna de precio se llama "Venta": es el precio de cada línea para tu cliente, y arranca así:

• si el proveedor imprime un descuento, la venta es su PVP (el descuento es tu margen);
• si el precio viene neto y el artículo ya está en tu catálogo, la venta es tu PVP de ese artículo;
• si no, el coste × tu coeficiente por defecto (Configuración → Artículos).

Cámbiala donde quieras antes de confirmar. Los artículos nuevos y los cambios de coste se proponen igual que con un albarán, y tú decides línea a línea si se crean o se actualizan en el catálogo.

Al pulsar "Crear presupuesto al cliente" se crea un presupuesto en borrador con esas líneas: el coste de cada una es el neto del proveedor, la venta es la que dejaste, sin descuento visible para el cliente y con tu IVA, no el del proveedor. El título es la referencia de obra del proveedor. Falta elegir el cliente: pulsa "Abrir presupuesto" y hazlo en el editor.

El presupuesto del proveedor queda en Compras como "Convertido", con un enlace al tuyo. Si borras aquel borrador, puedes volver a convertirlo.

Recibir los documentos del proveedor por correo

Tu empresa tiene una dirección de correo propia en Krepko (algo como [email protected]). Lo que un proveedor mande ahí —albaranes, facturas, presupuestos— aparece en Compras → pestaña «Correo recibido», ya leído, para que alguien lo revise. Nada entra en stock, en costes, en pedidos ni en facturas hasta que una persona lo confirma: revisar un documento que llegó por correo es exactamente lo mismo que subir ese PDF a mano.

Encenderlo (sólo el administrador): Configuración → Artículos → «Recepción de documentos por correo». Viene apagado; mientras lo esté, lo que manden a esa dirección no entra. Ahí está la dirección, con el botón Copiar.

Dos formas de usarla:

factura a esa dirección.

dirección de reenvío; Gmail manda un código de confirmación a tu dirección de Krepko, y ese código aparece en esa misma tarjeta de Configuración (dura 48 horas). En Outlook: Configuración → Correo → Reenvío.

Quién se admite. Entran para revisar los correos que vienen de la dirección de la ficha de un proveedor tuyo (sin archivar) o de un usuario de tu empresa (por ejemplo, tú reenviando a mano un albarán: Krepko propone el proveedor por el remitente original). Lo que mande cualquier otro se queda en cuarentena: se guarda, pero nadie lo lee —ni la IA— hasta que alguien pulse «Admitir remitente». La cuarentena guarda como mucho 200 documentos: con ella llena, de lo que manden más desconocidos consta el correo pero no se guardan sus ficheros, y recibes un aviso propio en cuanto se llena. Se vacía admitiendo a quien conozcas y descartando lo demás: de uno en uno, o con «Descartar toda la cuarentena», arriba de la bandeja. De lo retenido recibes un solo aviso mientras no lo leas. Si un correo no se pudo guardar —llegó con la cuarentena llena, o no se pudo leer—, la bandeja lo dice arriba. Los que tienen remitente salen uno a uno (cuándo llegó, de quién y por qué: a ése puedes pedirle que lo reenvíe), de veinte en veinte; los que no se pudieron leer —no se sabe de quién eran— van sólo contados, hasta 50. «Entendido» da por vistos los que tienes en pantalla (queda apuntado quién lo pulsó) y enseña los siguientes, si los hay. Ahí sale también lo que mandó un remitente admitido y no pudo entrar: un adjunto que no es PDF, JPG ni PNG (un .zip, un Word), uno de más de 20 MB, o un documento que ya habías revisado y vuelve a llegar (la firma digital, una invitación de calendario o una tarjeta de contacto no se anuncian). Lo que llega por correo y nadie ha confirmado todavía no cuenta en las compras, el margen ni la tesorería: en Compras se ve como «sin importar» con importe 0,00 €, toma su importe al confirmarlo —el de sus líneas, o el total leído si no las tiene—, y hasta entonces no se puede vincular a una factura de proveedor. Al admitirlo, lo que tenía retenido pasa a pendientes y lo que mande después entra directo. Los remitentes admitidos a mano se ven, y se quitan, en la tarjeta de Configuración.

Añadir un remitente a mano (sólo el administrador), en esa misma tarjeta, bajo «Remitentes admitidos a mano»: escribe su correo, elige si quieres el proveedor al que pertenece (el desplegable de proveedores de siempre) y pulsa «Añadir remitente». Sirve para admitir a alguien antes de que mande nada —un proveedor nuevo que todavía no tiene correo en su ficha, la gestoría, un compañero que no es usuario— o para soltar lo que ya tenga retenido sin ir a la cuarentena. Se admite la dirección exacta, no el dominio: admitir a [email protected] no admite a [email protected]. Lo que esa dirección tuviera en cuarentena pasa a pendientes en el acto y, con el escaneo encendido, se lee (el aviso dice cuántos); si elegiste proveedor, se le propone a él, igual que lo que mande a partir de ahora. Añadir una dirección que ya está en la lista avisa «ya está admitido» y no cambia nada: para cambiarle el proveedor, quítala y vuelve a añadirla. Si escribes en el campo del proveedor pero no eliges uno de la lista, te lo dice y no añade nada: elígelo, o borra el texto para añadirlo sin proveedor. Si pegas la dirección con el nombre («Pepe Pérez <[email protected]>») o entre < >, se queda la dirección.

La pestaña «Correo recibido»:

• Pendientes: cada documento con su remitente, el fichero (se abre tal como llegó), el proveedor y el tipo que

propone la lectura. «Revisar» abre el asistente de Compras de siempre con ese documento. Recién llegado sale como «Leyendo…» unos segundos; si no se pudo leer (el escaneo estaba apagado, o falló), «Leer ahora» lo intenta de nuevo.

• Qué pasa al terminar: al confirmar en el asistente, «Revisar el siguiente» abre el siguiente correo pendiente

(el que llegó antes), sin pasar por la lista; cuando no queda ninguno lo dice. «Volver a Correo recibido» te devuelve a esta pestaña y «Cerrar» te deja en Compras. Si en vez de confirmar eliges «Guardar para más tarde» o «Descartar», vuelves aquí: el guardado sigue en Pendientes con su «Revisar». El número junto a «Correo recibido» baja en el acto con cada documento que confirmas.

• En cuarentena: «Admitir remitente» o «Descartar».
• Revisadas y Descartados: lo que ya se decidió, y quién. Un documento descartado conserva su fichero 30 días: en «Descartados» sale «Recuperar», con el día hasta el que se puede; al pulsarlo vuelve a Pendientes, sin leer (o a Cuarentena si su remitente no está admitido). Pasados los 30 días el fichero se borra solo y ya no se puede recuperar (queda la constancia del correo; si lo necesitas, pide que te lo reenvíen). Las nóminas que llegan por correo no se guardan ni un día: se borran al descartarlas y no se recuperan.
• «Actualizar» recarga la lista. No hay que «ir a buscar» el correo: entra solo al momento, y el número junto a

«Compras» en el menú dice cuántos documentos esperan.

Qué vale como documento: los PDF y las fotos (JPG, PNG) adjuntos, hasta 20 por correo. El correo entero no puede pasar de 25 MB (unos 18 MB de adjuntos). El logo de una firma o un Word no cuentan. El mismo PDF reenviado dos veces es un solo documento; si lo habías descartado y vuelve a llegar, se reabre como «Sin leer» (no se lee solo: lo lees tú con «Leer ahora» si de verdad lo quieres).

Quién revisa: el administrador y quien tenga «Puede revisar compras» (ver Que alguien pueda revisar compras).

Cambiar la dirección (si a la actual le llega correo no deseado): la vieja deja de funcionar en el acto, y hay que dar la nueva a los proveedores y rehacer los reenvíos.

Traer los albaranes y facturas de Saltoki y Obramat

Saltoki y Obramat no mandan sus documentos por correo: están en su web, con tu sesión. Krepko los trae por ti con la extensión de Chrome de Krepko (la misma que importa artículos), sin descargarlos uno a uno. De Saltoki Online trae los albaranes valorados y las facturas; de Obramat, las facturas y los abonos de las dos cuentas que salen en su «Mis facturas» (la tuya y la de tu empresa). Obramat no tiene albaranes.

extensión de Krepko instalada (versión 1.8.0 o posterior para Obramat) y conectada a tu cuenta, y con el módulo Pedidos encendido. Mira todas las pestañas de proveedor que tengas abiertas.

están en Krepko», con su número, fecha e importe y una casilla en cada uno, todas marcadas. Desmarca lo que no quieras traer. Si un proveedor falla (por ejemplo, su sesión caducó), lo dice en su grupo y el otro sale igual.

entra como si hubiera llegado al correo de compras: se lee solo y queda en Compras «sin importar» esperando tu revisión. Nada entra en stock, costes ni facturas hasta que lo confirmas. Primero se traen los albaranes y después las facturas, para que la factura encuentre sus albaranes.

No se trae nada dos veces. No salen ni se traen: lo que ya trajiste antes (aunque luego lo descartaras), un albarán o una factura cuyo número ya está en Compras para tu proveedor Saltoki —entrara por donde entrara: la foto del técnico, la subida a mano o el correo; da igual cómo lo escriba cada uno, 539.190 y 000539190 son el mismo—, ni el mismo PDF exacto. Cuál es «tu proveedor Saltoki» (u Obramat) lo decide su NIF (pon el NIF en su ficha: es lo más seguro; el de Obramat es el de Bricolaje Bricoman, S.L.U., B84406289); si ninguno lo tiene, el que lleva «Saltoki» en el nombre («Obramat» o «Bricoman» para Obramat), y el diálogo dice que compara por nombre; y si tampoco hay, se compara con todos tus proveedores y el diálogo enseña lo que no ofrece y con qué documento coincide. En la lista, el importe del albarán es sin IVA y el de la factura, con IVA, como los enseñan los proveedores.

Una factura que llega antes que sus albaranes (pasa con el correo y con Saltoki): al confirmar después cada albarán que la factura nombra, Krepko lo vincula solo a esa factura, así no cuenta dos veces. Si lo nombran dos facturas, no adivina: te lo dice al confirmar para que lo vincules tú. Si lo nombra una factura directa (la que se importó con sus propias líneas), al abrir el albarán para revisarlo ya te avisa de que esa factura lo incluye y te ofrece «Descartar albarán»; si de verdad es otro material, puedes confirmarlo igual.

Si dice «Abre Saltoki Online u Obramat…»: no hay ninguna pestaña de proveedor abierta. «La sesión de … ha caducado»: entra otra vez en tu cuenta en esa pestaña. Krepko no abre nada por su cuenta. Si dice «Recarga la pestaña de …», pulsa F5 en ella (pasa si la abriste antes de instalar o actualizar la extensión). «… ha cambiado su web» quiere decir que la extensión no reconoce su lista: avísanos.

Quién puede: el administrador y quien tenga «Puede revisar compras». En «Correo recibido», lo traído sale con tu correo como remitente. Sin el escaneo con IA encendido, entra pendiente y sin leer: lo lees con «Leer ahora».

Facturas de compra sin documento (lo que tu asesor no recibiría)

Si le has dado a tu asesor acceso a su portal (ver Darle a tu asesor su propio acceso, en Configuración), él se descarga todas las facturas de compra del periodo en PDF. Las que metiste a mano, sin escanear, no tienen documento.

no tienen su documento. Tu asesor no las recibirá en su descarga»**. Cuenta el trimestre que se le abre al asesor al entrar: el anterior hasta el día 20 del mes siguiente, y después el que está en curso.

descarga del asesor, y el aviso baja. No sustituye un documento que la factura ya tenga.

Facturas con una fecha que no se entiende. Si una factura de compra tiene la fecha mal escrita (por ejemplo «14/07/2026» o vacía, como a veces la deja el escaneo), no pertenece a ningún mes ni trimestre y tu asesor no la recibiría nunca. El mismo aviso lo dice —«1 factura de compra tiene una fecha que no se entiende»—, «Ver cuáles» la enseña con la fecha tal como está escrita y «Abrir y corregir la fecha» abre la factura. A tu asesor también se le avisa: en su pantalla y en «FALTAN.txt».

El aviso sólo sale si alguien tiene acceso al portal del asesor: sin asesor, nadie las va a echar en falta. Lo ve quien lleva Compras (administrador y técnico+). Las facturas anuladas no cuentan.

• pedidos admin

Los pedidos a proveedor: lo que has pedido y todavía no ha llegado. No son compras: una compra es lo que ya has recibido (el albarán y la factura, en Compras). Un pedido no entra en el stock ni en el gasto hasta que llega su albarán.

Hacer un pedido

o un almacén. Así la OT o el proyecto saben qué material tienen pedido.

proveedor, su descuento, el precio neto** (el precio menos el descuento) y el total. Si eliges un artículo del catálogo, trae la tarifa y el descuento de su ficha.

Enviarlo al proveedor

• "Ver PDF" enseña el pedido tal como le llegará: con tus datos, los del proveedor, las líneas con su precio y su

descuento, y el total sin IVA (el IVA lo pondrá su factura). Tus notas internas no salen en el PDF.

• "Enviar al proveedor" abre el correo con su dirección, el pedido en PDF y el texto de la plantilla «Pedido a

proveedor» (se cambia en Configuración → Plantillas). Al enviarlo, el pedido pasa a Enviado.

• El PDF y el correo le piden al proveedor que ponga el número del pedido en su albarán y en su factura: así, cuando

llegue el albarán, se sabrá de qué pedido es.

• ¿Se lo perdió? "Reenviar al proveedor", también a otra dirección.

Pedir desde el presupuesto del proveedor

• Cuando un proveedor te manda su presupuesto y lo escaneas, puedes pedírselo tal cual o cambiándolo: en

Compras, el botón "🛒 Pedir" de ese presupuesto, o "🛒 Pedir al proveedor" al terminar el asistente.

• Se crea el pedido en borrador con sus líneas, sus precios y descuentos y "Ref. su presupuesto", y se abre en

Pedidos. Si ya lo habías convertido en presupuesto para tu cliente, el pedido queda colgado de él. Las líneas que quitaste del presupuesto de tu cliente tampoco se piden.

• Revísalo y cambia lo que haga falta. Si ya no es igual a lo que te ofreció, el pedido lo dice arriba, el PDF

marca con (\*) las líneas cambiadas o añadidas y el correo le avisa al proveedor. Luego, "Enviar al proveedor".

• Pulsar "Pedir" otra vez abre el mismo pedido: no se duplica.

Pedir el material al aceptar un presupuesto

• Al marcar un presupuesto como Aceptado, se abre "Pedir material a los proveedores": un pedido por cada

presupuesto de proveedor del que salió, y otro por cada proveedor de los artículos del catálogo que lleve.

• Tú eliges cuáles se crean. Se crean en borrador y no se envía nada hasta que tú lo hagas desde Pedidos.
• Las líneas cuyo artículo no tiene proveedor salen aparte: asígnale uno en su ficha o añádelas a mano a un pedido.
• ¿Lo cerraste sin crear nada, o lo aceptó el cliente desde su portal? El botón "Pedir material" del presupuesto

vuelve a abrirlo. Lo ya pedido aparece con su número y no se crea dos veces.

Recibir el material de un pedido

• Lo recibido lo dice el albarán del proveedor: escanéalo en Compras como siempre. Si es de un proveedor con

pedidos abiertos, el asistente pregunta "¿De qué pedido es este albarán?"; si el albarán imprime el número de tu pedido (por eso el PDF del pedido se lo pide), ya viene marcado.

• Al "Confirmar e importar", las líneas del albarán se reciben en el pedido: queda Recibido si ya ha llegado

todo, o Recibido parcial si falta algo. Lo que vino de más, o no estaba en el pedido, se dice en el resultado.

• El stock entra una sola vez, con el albarán, como siempre.
• Te llega un aviso («material entrado en almacén» o «entrada parcial») a ti, a quien lo pidió y al técnico de la

OT (también al móvil). En la OT verás "Material completo" o "Pedidos: 3 · falta 1", y en Partes la pestaña "Listas para planificar" reúne las OTs que ya tienen todo su material. La OT no cambia de estado sola: planificar lo decides tú.

• Un albarán que ya recibió un pedido no se puede eliminar.

Estados

• Borrador: se puede cambiar todo.
• Enviado: el proveedor ya lo tiene. Las líneas y el proveedor ya no se cambian; sí la **entrega

prevista y las notas. Pulsa "Marcar enviado"** cuando se lo mandes (por correo o por teléfono).

• Recibido parcial y Recibido: los pone el albarán del proveedor al escanearlo; no se eligen a

mano.

• Cancelado: queda como rastro. "Reactivar" lo devuelve a borrador.

Sólo se puede eliminar un pedido en borrador; uno enviado se cancela.

Los pedidos enseñan precios de compra: los ve el administrador, y el técnico+ sólo si la empresa le deja ver el precio de compra (Configuración). El módulo se puede apagar en Configuración → Módulos.

Solicitudes de compra

• Quien necesita material y no compra (el técnico en la obra, o alguien de la oficina sin permiso) hace una

solicitud: qué material, cuánto y para qué (una OT, un proyecto, un presupuesto o el almacén). El técnico sólo puede pedir para una OT en la que está asignado, y no ve precios.

• La aprueba el administrador o quien tenga «Puede aprobar compras» (ficha del empleado → Permisos; viene

apagado). Al aprobarla se crean los pedidos a los proveedores, uno por proveedor, en borrador: revisa y envía cada uno desde Pedidos. Si una línea no tiene proveedor, ponle uno antes de aprobar.

• Si se rechaza, hay que decir por qué: quien la pidió lo lee en sus avisos.
• Se aprueba sola cuando la pide alguien que puede aprobar, o cuando cuesta menos que el importe que pongas en

Configuración → Artículos → «Solicitudes de compra». Con 0 € (como viene) todas pasan por aprobación. Ejemplo: con 150 €, 10 m de tubo (80 €) se piden solos; 240 € esperan. Si alguna línea no tiene precio en el catálogo, espera.

• Quien aprueba recibe un aviso cuando llega una solicitud; quien la pidió, cuando se decide.
• Desde la app del técnico: en la OT, paso Materiales → "Solicitar material". Pon la cantidad, busca el

artículo (o escribe lo que no está en el catálogo y toca "Pedir …"), añade una nota si quieres y "Enviar solicitud a la oficina". Ahí mismo ve en qué punto está cada una (pendiente, convertida en pedido —con su número—, rechazada y por qué) y puede cancelar las pendientes. No ve precios.

• Están en Pedidos → pestaña «Solicitudes» (el número rojo son las pendientes). Abre una: puedes cambiar cantidades,

ponerle el proveedor a cada línea y añadir material; luego "Aprobar y crear pedidos" o "Rechazar".

• Desde la oficina también se puede pedir: "+ Nueva solicitud", eliges para qué es (OT, proyecto, presupuesto o

almacén) y añades el material del catálogo (o escribes lo que sea y pulsas Enter).

📥 Stock admin

Inventario por ubicación.

Ubicaciones y movimientos

Registrar un movimiento manual

Controlar el stock mínimo

🏗️ Proyectos admin

Agrupa OTs, presupuestos, facturas, compras y equipos bajo una misma obra.

Crear y seguir un proyecto

Archivar o eliminar un proyecto

🔁 Mantenimiento admin

Módulo de mantenimiento recurrente: contratos con temporadas, generación automática de visitas, formulario de análisis en la app del técnico, informes al cliente, facturación del contrato y renovaciones. Las piscinas son la primera plantilla; el mecanismo sirve para cualquier mantenimiento periódico.

Preparar la empresa para piscinas (una sola vez)

categorías de equipo "💧 Piscina cloro" y "🧂 Piscina salina" (sin ellas ningún equipo puede llevar análisis), y las plantillas de análisis (cloro y salina) con los valores del protocolo: cloro libre 1–3 ppm, pH 7,2–7,6, CyA…

el cliente" controla qué ve el cliente en su portal (lo interno jamás sale).

Crear un contrato de mantenimiento

visitas generadas nacerán con ese tipo y su formulario de análisis.

más de uno, p.ej. una comunidad con dos piscinas).

tramo del año (desde/hasta en día-mes, o sin fechas = todo el año), si son varias veces por semana (y qué días, pulsando L M X J V S D) o una cada X días, la hora, el técnico y la duración. Debajo se lee el resumen en llano: «2 visitas por semana (lunes y jueves), de mayo a septiembre a las 09:00 · Laura Beltrán». Sin temporadas no se genera ninguna visita.

temporada) o por visita realizada. "Químicos incluidos" controla si los materiales anotados por el técnico se facturan aparte.

No decide cuándo se visita — eso lo mandan las temporadas del punto 4. Es normal tener cuota mensual y dos visitas por semana. El precio depende de la modalidad, y el formulario lo dice en su etiqueta: en cuota fija y por temporada es el precio ANUAL del contrato: cada factura cobra los días que cubre, precio × días ÷ 365 (1.200 € al año son 98,63 € en un mes de 30 días y 101,92 € en uno de 31); por visita, es el precio de cada visita completada. En las tarjetas, la ficha del cliente y la del equipo se lee igual: «1.200,00 €/año · cobro mensual» o «40,00 €/visita · cobro mensual».

calendario (5 por defecto). Es un horizonte rodante: cada día se recalcula desde hoy.

mantiene el horizonte solo. Si dice «El calendario ya está al día» no es un fallo: significa que las visitas de ese horizonte ya existen y no se duplican.

Eliminar o archivar un contrato

borrar y te pide escribir su número para confirmar. Sus equipos cubiertos y sus temporadas se van con él.

«Está renovado por MANT-0007», «Tiene 3 períodos facturados», formularios rellenados, avisos al cliente o tareas— y te ofrece Archivar. Así no se pierde ni el histórico de visitas ni lo que ya se facturó.

deja de generar visitas — ni el generador diario ni el aviso de próxima visita lo tocan. Las visitas que ya estaban planificadas siguen en el planificador: cancélalas o hazlas, según el caso.

Ver cómo va un contrato

creadas en total y lo facturado.

Se pulsa una y se abre esa orden de trabajo.

El semáforo del listado

visitas generadas. Se calcula al momento, no se guarda.

La visita del técnico (app móvil)

«📋 <nombre del análisis> — Esta visita lleva análisis del agua»: al tocarlo lleva directo al formulario. El formulario vive en el paso ② Trabajo (marcado en la barra de pasos), así que también se llega tocando ese paso.

color (verde dentro del rango ideal, ámbar fuera).

avería. Al guardar, nace sola una OT tipo Correctivo vinculada, una tarea para el admin y un aviso al cliente EN BORRADOR (nada sale sin aprobación).

OT suelta de mantenimiento (intervención puntual, sin contrato)

piscina"** y MARCA EL EQUIPO del cliente (imprescindible: el formulario de análisis se busca por tipo de OT + categoría del equipo).

• Si se crea el equipo ahí mismo, hay que elegirle la categoría de piscina: con

categoría "Otro" no hay formulario de análisis.

• Y si ya está creado con la categoría mal: en la OT, paso Equipos (aparece en la

barra de pasos sólo cuando la OT tiene equipo) → "Editar equipo" → categoría, marca, modelo y volumen. Al guardar, el análisis aparece solo.

• Si el formulario no aparece, la app dice el motivo en un aviso ámbar (sin equipo /

categoría sin formulario / sin plantillas instaladas).

y sus mediciones entran en el histórico y el gráfico del cliente.

Aprobar avisos al cliente (bandeja)

correctivo, informes por WhatsApp y avisos de renovación.

chat ya escrito y la app pregunta "¿lo has enviado?" — solo tu confirmación lo marca como enviado.

Informe post-visita al cliente

por email automáticamente, o preparado para WhatsApp en la bandeja (según el canal elegido en la ficha del cliente).

El análisis del agua en la ficha del cliente

"📈 Análisis del agua": gráfico por equipo y métrica (pH, cloro…), con la banda ideal sombreada, marcadores rojos donde hubo correctivo y rangos 30 días / temporada / año. Aquí el admin ve TODAS las métricas, también las internas.

El portal del cliente

histórico con los valores medidos, el gráfico con la banda ideal y las comunicaciones recibidas. Solo los campos marcados visibles.

al aceptarlo nace el período nuevo (mismas condiciones) y te llega tarea y notificación.

Facturar el contrato

"Ver desglose" — cuota prorrateada según la modalidad + suplementos de materiales si los químicos van fuera de cuota.

emitirla) y te lleva a ella. El mismo rango no se puede facturar dos veces.

Renovaciones

equipos y temporadas clonados; el contrato viejo queda intacto como histórico.

Importar una cartera entera (CSV)

como CSV) con una fila por cliente+piscina+contrato. Las cabeceras están en el propio diálogo.

Solo entonces se activa "Importar de verdad". Clientes y piscinas repetidos se reutilizan; una piscina con contrato activo no recibe otro.

Desplazar un día por lluvia

mueve. Las OTs de ese día que aún no han empezado pasan al siguiente día hábil; las empezadas o completadas no se tocan.

Tipos de OT): la lluvia aplaza una piscina, no una caldera. "💧 Mantenimiento piscina" viene marcado al instalar las plantillas. Si ningún tipo lo está, el botón no aparece.

Filtrar el planificador por tipo de OT

instalación…). Se combina con técnico, estado y cliente.

Tipos de OT propios (configuración)

marcar "Es un tipo de MANTENIMIENTO": sus OTs cuentan como visitas (contratos, informe, portal). "💧 Mantenimiento piscina" viene marcado de fábrica al instalar las plantillas.

desmarcado "Sus OTs SE FACTURAN": sus órdenes no ofrecen «Facturar» y ninguna pantalla deja facturarlas. Puedes desmarcarlo en cualquier tipo que nunca cobres, o marcarlo si lo cobras.

Lluvia del planificador moverá de una vez las OTs de ese tipo de un día al siguiente hábil. No hace falta que sea de mantenimiento: sirve igual para una obra de fuera. Nace desmarcado (salvo el de piscina); si no lo marcas en ninguno, el botón no aparece.

¿Dónde se factura una OT?

Lo decide a qué está atada, no su tipo:

la OT queda como coste de la obra.

contrato. Si aun así la facturas aparte, Krepko te pregunta antes: hazlo sólo si es trabajo fuera del contrato (una pieza, un extra), o lo cobrarías dos veces.

Parte de almacén o trabajo interno (lo que es coste de la empresa)

Para que todo el tiempo de los técnicos quede apuntado —también el del almacén, un desplazamiento o una formación— sin que nada de eso se pueda cobrar a un cliente:

«Interna / Almacén» y deja desmarcada la casilla "Sus OTs SE FACTURAN". Guarda. (Si quieres separarlos, crea otros igual: «Desplazamiento», «Formación»…).

necesita un cliente.

como en cualquier otra. Qué cuenta y qué no:

• Cuenta como coste: sus horas × el coste/hora de cada técnico, y el material que se cargue en ella.
• No vende nada: su mano de obra sale a 0 € de venta, en la lista de OTs su venta es 0, y en

Informes → Rentabilidad aparece con venta 0 y margen negativo (igual a su coste), porque es lo que es.

• No se ofrece facturarla en ninguna pantalla: ni en «Facturar OTs listas», ni en la barra de selección de

Partes, ni en su ficha (el paso dice «Sin factura»). Tampoco sale en las pestañas A revisar / Revisada.

• No cuenta en productividad: ni en horas realizadas contra cobradas, ni en el ratio, ni en el gráfico de OTs

completadas del Dashboard. Ese tiempo no es tiempo que se dejó de cobrar: es tiempo interno.

• En su ficha, las líneas de mano de obra salen a 0 €; un material conserva el precio que tenga en su línea, pero

el pie de la ficha dice «Sin cargo» y debajo «Interna / Almacén · no se factura» (el nombre de su tipo); la tablilla de uso interno la enseña con venta 0 y su coste.

• Su PDF sale con todas las líneas a 0 € y la nota «Sin cargo — Interna / Almacén»: es un parte interno,

no un documento de venta.

• Si te equivocas de tipo y la cambias a un tipo que sí se factura, su mano de obra recupera el precio por hora

normal; y al revés, pasa a 0 € de venta. Si la OT ya se envió al cliente (o está facturada), ese cambio no se deja hacer: cambiaría el precio de un documento que ya salió.

• Al cambiar el tipo, lo que tuvieras sin guardar en las líneas se guarda antes; si no se puede guardar, el tipo no

cambia y te lo dice. Si otra pantalla con esa OT abierta desde antes del cambio intenta guardar un precio de mano de obra viejo, Krepko se queda con el precio actual, te avisa y recarga la ficha. Fuera de ese caso, el precio que pongas a mano en una línea (también 0 €, una cortesía) se respeta.

• Si un día desmarcas «Sus OTs SE FACTURAN» en un tipo, las OTs de ese tipo ya facturadas siguen contando como

facturadas: lo cobrado no se reescribe.

Cobrada y Cerrada, en la tira de la OT

Al final de la tira hay dos pasos que nadie marca a mano: los pone Krepko según el dinero.

factura está cobrada entera. Pulsarlo abre la factura.

la de un presupuesto, la de un contrato o una garantía, al terminar el trabajo, porque su dinero vive en otro sitio.

Un presupuesto con varias órdenes de trabajo

la bandeja. Krepko no crea la factura sola: la haces tú desde Facturar presupuesto.

En facturación mientras la factura es un borrador y a Facturada al emitirla. Si eliminas o cancelas el borrador, vuelven a donde estaban. Así dejan de salir en «A revisar» y «Revisadas» de Órdenes de trabajo.

Facturar presupuesto te lo dice al abrirse: «N OTs pendientes de revisar», con la lista; cada una es un enlace que abre su ficha en otra pestaña. Puedes revisarlas y volver, o pulsar Facturar de todos modos (por ejemplo, si lo has acordado con el cliente): entonces sólo las revisadas pasan a En facturación y las demás se quedan como están. El anticipo y el parcial no preguntan ni mueven OTs: se cobran antes del trabajo. Y la dirección de trabajo. La factura toma su dirección de trabajo de las OTs que se lleva: si todas fueron al mismo sitio, ésa; si fueron a sitios distintos, o alguna no tiene dirección, la factura sale sin dirección de trabajo (aunque el presupuesto tenga una). La ventana te lo avisa antes de crear: «Las OTs de esta factura no están en la misma dirección de trabajo», con cada OT y su dirección (o «sin dirección») y el enlace a su ficha. No te impide facturar: corrige la dirección en las OTs y vuelve, o factura así. Ejemplo: PRE-0040 con la OT-0101 en «Nave A» y la OT-0102 sin dirección → el aviso las lista; pones «Nave A» en la OT-0102, vuelves a abrir la ventana y ya no avisa. Lo mismo si facturas el presupuesto desde su albarán (Albaranes → Generar factura, o «Facturar» en el albarán abierto): las OTs revisadas del presupuesto se van con esa factura y, si queda alguna por revisar, te lo pregunta nombrándolas, con Facturar de todos modos o Volver. Sólo cuando ese albarán lleva todo lo que queda del presupuesto: si le quitaste líneas (una entrega parcial), su factura deja el presupuesto en Fact. parcial y no mueve ninguna OT ni pregunta; se irán con la factura del resto.

Facturada, unida a la factura que cerró el presupuesto: ya no hay nada más que facturar de esa obra. Desde ese momento queda bloqueada como cualquier OT facturada y la revisión no se puede deshacer.

presupuesto está bloqueada como cualquier otra, con una excepción: desde Compras —al repartir las líneas de un albarán o de una factura de proveedor, o al importar uno escaneado— se le puede imputar o corregir una compra. La factura al cliente lleva lo presupuestado y no cambia; la OT guarda el coste, y así el coste real de la obra cuenta también el material que el proveedor facturó tarde. Ejemplo: facturas el presupuesto el día 10 y el albarán de la bomba llega el 15; lo imputas a su OT y el margen de la obra baja en ese importe. Una OT que se facturó ella misma no admite compras: sus líneas son las de su factura. Aunque esa OT se le hubiera enviado al cliente, la compra entra igual: ten en cuenta que entonces la lista de materiales de la OT puede dejar de coincidir con el parte que el cliente recibió (el parte enviado no cambia; lo que sube es el coste de la OT). Una OT enviada que todavía no está facturada con su presupuesto sigue bloqueada hasta que un administrador la desbloquee.

Programada y Planificada, en mantenimiento

por Krepko. Tienen su pestaña «Programadas» en Órdenes de trabajo y su color propio en el planificador.

Así se distingue de un vistazo lo que colocó el sistema de lo que ya confirmó alguien.

La galería de fotos del cliente

(fotos de OTs con enlace a la intervención, fotos de equipos y adjuntos), con filtros y ampliación a pantalla completa.

• tareas admin

Recordatorios de la oficina y del técnico: cosas que hacer que no son una orden de trabajo («llamar al proveedor», «pasar por el taller a por la escalera»). La pantalla de escritorio es de admin y técnico_plus; el técnico de campo tiene las suyas en la app móvil.

Mi día: la lista de trabajo del día

con cuántos días lleva), Hoy, Próximamente (mañana, esta semana, más adelante) y Sin fecha. Arriba a la derecha, "Lista" vuelve al listado con filtros; la app recuerda la que usaste por última vez.

(marcado "vence hoy") y lo planificado para un día que ya pasó (marcado "atrasada").

defecto, tú) y pulsa Enter. "+ más opciones" abre el formulario completo con lo escrito.

deja elegir el día y, si hace falta, a quién esperas (cliente, proveedor, material): la tarea dirá "esperando al proveedor · 3 días". Pulsar el título la abre para editarla.

la nueva fecha pasa de la límite, la app avisa.

Próximamente; tres por columna) con la misma línea para crear rápido. Si no lo usas, ocúltalo con "Personalizar" → el ojo del bloque → "Guardar vista".

otra persona o esperan en la cola de un área. Arriba, las vencidas en rojo; luego por fecha; y debajo, las terminadas estos 7 días con quién las terminó. Pulsa una para abrirla.

quién la creó, quién la cambió y qué cambió, con fecha y hora. Lo ven quien la creó, quien la lleva, los miembros de su área y los administradores. Escape cierra el historial y deja la tarea abierta.

oficina" abre una hoja: escribe lo que has visto («el cliente quiere presupuesto para la caldera»), elige el área si sabes a quién le toca (o deja que la oficina decida) y pulsa Enviar**. Si no tienes cobertura, se guarda en el teléfono y se envía sola al volver la señal.

esa área; sin área, el administrador), con quién lo anotó. "Me la quedo" la hace tuya; "Revisada" la saca de ahí sin cambiar nada; abrirla y guardarla, o convertirla en OT, también. En Inicio, la pastilla "N por revisar" dice cuántas esperan.

vencidas de cada persona, las colas sin coger desde hace más de 3 días, las aplazadas 3 veces o más, las que llevan más de 7 días esperando a alguien y las sin fecha— y cómo va la semana: cuántas se han hecho, qué parte a tiempo (últimos 30 días), cuántos días pasan de OT terminada a factura (la mediana del mes) y cuántas tareas de Facturación hay abiertas, con la más antigua. No es un ranking: sirve para repartir y desatascar. Pulsa cualquier tarea para abrirla. El lunes a las 08:00 te llega el aviso con el enlace.

(«2 vencidas · 3 esta semana») y si está fuera; junto a cada área, lo que tiene sin coger.

cola de sus áreas, marcadas «de X, ausente hasta el…», para que un compañero pueda quedárselas con "Me la quedo". Nada se reasigna solo; la persona, al volver, ve a quién pasó.

Tareas automáticas (Configuración)

En Configuración, la tarjeta "Tareas automáticas" tiene tres reglas. Cada una, encendida, crea una tarea sola cuando pasa lo que dice y la cierra sola cuando ya está hecho. Vienen apagadas: si no tocas nada, no se crea ninguna. Sólo el administrador las enciende y las apaga.

se ha empezado a facturar, crea «Preparar la factura de OT-…» en la cola de Facturación, unida a la OT y a su cliente. Se cierra sola cuando la OT queda facturada.

pongas; 0 = el día siguiente al vencimiento), crea «Reclamar el cobro de FAC-…» en Facturación. Se cierra sola al cobrarse.

que el cliente lo acepte ni lo rechace, crea «Llamar por el presupuesto …» para quien lo hizo (o para la cola de Presupuestos si esa persona ya no está). Se cierra sola cuando deja de estar «Enviado». Cosas que conviene saber:

• Encender una regla no mira lo que ya pasó: sólo lo que ocurra desde ese momento (no te llenará de tareas viejas).
• Si el documento vuelve atrás (una OT que se reabre, una factura que se anula), la tarea se retira sola si nadie

la había tocado; si alguien la tocó, se queda con una nota para que decidas.

• Apagar una regla deja de crear tareas nuevas, pero las que ya creó se siguen cerrando solas.
• Las reglas nunca facturan, cobran ni cambian un documento: sólo te lo recuerdan. Pasan cada 15 minutos.
• En el historial de la tarea verás que la creó «regla: Preparar factura» (o la que sea).

Plantillas de tarea (Configuración)

(cada mes), Alta de cliente, Preparar presupuesto, Reclamar albarán al proveedor, Cobro de factura vencida, Revisión anual de tarifas (cada año) y Alta de trabajador.

área, "Vence a los (días)" (vacío = sin fecha; 3 = vence a los tres días de crearla), si se repite (cada semana, mes o año) y la lista de comprobación, un punto por línea (hasta 30).

tuyas y desactivar las que no uses; las de fábrica (🔒) no se eliminan. Ejemplo: añade a «Cierre de mes» el punto «Revisar la caja» y todos los cierres que crees desde entonces lo llevarán.

formulario, y lo que se guarda es la tarea.

Aviso de las tareas con hora (Configuración)

Áreas de tareas (Configuración)

Presupuestos, Facturación y Administración. Un área es a la vez el tipo de una tarea y su cola**.

ven las tareas del área que nadie ha cogido; el responsable es quien se entera de lo que se queda sin coger o se retrasa. Si no se toca nada, las áreas sólo sirven para clasificar.

reordenar arrastrando. Un área con tareas no se borra: se desactiva. Las de fábrica (🔒) no se eliminan.

"Sin asignar (a la cola del área)". Si el área tiene un solo miembro, la tarea va directa a él; si no tiene área ni persona, es de quien la crea.

sin coger"; "Me la quedo"** la hace tuya. Si otra persona se adelantó, la app dice quién.

(«me falta el CIF»), que verá quien la coja después.

• una tarea que lleva más de 2 días hábiles vencida avisa también a quien la creó y al

responsable de su área;

• lo que sigue sin coger en una cola cuando ya pasó su día avisa al responsable del área

(o a los administradores si no tiene);

• el primer día de unas vacaciones o una baja, el responsable se entera de las tareas de esa

persona que vencen mientras está fuera. Nunca se reasigna nada solo, y a quien está ausente no se le escribe (tampoco el resumen del día).

cuándo. Las ausencias son las aprobadas en la ficha del empleado.

La campana de avisos

la derecha. Es la misma en los dos sitios.

aviso breve en pantalla, una sola vez.

que los leas. Pulsa uno para ir a lo que avisa (queda leído); "Marcar todo leído" los limpia todos. Para quitar un aviso de tu lista, pulsa la × de su derecha; "Borrar leídos" quita de golpe los que ya has leído y deja los que no. Sólo afecta a tus avisos, no a los de tus compañeros. Si un aviso no se puede quitar (por ejemplo, entrando sin empresa), te lo dice.

• alguien te asigna una tarea, o te pasa una que llevaba otra persona (y esa persona se entera

de a quién fue);

• entra una tarea nueva en la cola de un área tuya, o alguien la suelta allí (con su nota);
• una tarea que encargaste tú la ha terminado otra persona («Tina ha terminado …, que encargaste»).

Las que crea la app sola (renovaciones, mantenimientos) no avisan al cerrarse. Nunca te avisa de lo que haces tú mismo. Y cada tarea hecha guarda quién la cerró.

Crear una tarea

(due_date), planificada para día y hora (scheduled_date/time), horas estimadas.

proyecto, presupuesto, factura, rectificativa, albarán, proforma, compra, factura de proveedor, proveedor, equipo o contrato de mantenimiento. Escribe en "Añadir" un nombre o un número (sin preocuparte de acentos): salen agrupados por tipo; elige uno y queda como una etiqueta. La × de cada etiqueta lo quita. En "Mi día", cada documento de la tarea es un enlace que abre ese documento. Al editar una tarea que ya existe, su nombre en la etiqueta también lo abre; si has cambiado algo sin guardar, la app te pide que guardes primero, para no perderlo. Volver a la tarea: el documento que abras así (la ficha del cliente, la OT, el presupuesto…) enseña arriba el botón "← Volver a la tarea", que te devuelve a ella abierta.

presupuesto o factura) con ese documento ya puesto: botón "+ Tarea" del menú lateral.

también, el panel de la OT tiene su sección "Tareas" (encima del chat) y el editor de presupuestos y facturas, un apartado plegable "Tareas (N)" al pie. Salen las abiertas (las vencidas en rojo); las cerradas, con "Ver las cerradas". Desde ahí, "+ Tarea" crea una ya vinculada a ese documento, y pulsar una la abre.

(escribe uno y pulsa Enter; la casilla lo tacha y la × lo quita). En la fila de la tarea se ve cuántos van («3/5»). No son subtareas: no tienen persona ni fecha propia. Puedes cerrar la tarea con pasos sin tachar; la app te lo recuerda al cerrarla. Si la tarea se repite, cada vez nace con la lista entera sin tachar.

el título, el área, la lista de comprobación, cuándo vence y si se repite. Por ejemplo, «Cierre de mes» pone el área Administración, los pasos del cierre (albaranes conciliados, OTs pendientes de facturar, borradores revisados, cobros, horas, envíos a Hacienda, exportación al asesor) y la repetición mensual. Revísalo, cambia lo que quieras y guarda. Las plantillas se editan en Configuración → Plantillas de tarea.

Saber cuándo se creó una tarea y quién la pidió

Marcar una tarea como hecha

La primera casilla no la marca hecha: selecciona la fila para las acciones en bloque.

• Estados posibles: pendiente y hecha. Además, una tarea de la que se generó un

documento queda como convertida (sigue viva y visible en «Pendientes», no se cierra sola), y una tarea que se repite «todas en la agenda» y deja pasar su día sin hacerse queda como caducada (la cierra la app y aparece con las hechas, también en el móvil). Las que se repiten «una detrás de otra» no caducan nunca: siguen pendientes hasta que se hacen.

Editar una tarea ya creada

formulario con el que se crea, con todos sus campos y además el Estado → Guardar. El vínculo que tenga (cliente, OT, proyecto, presupuesto, factura o contrato) se conserva; para quitarlo, elige "Sin vínculo".

formulario relleno → "Guardar cambios". La casilla sigue sirviendo para marcarla hecha, no abre el editor.

Convertir una tarea en OT o en presupuesto

se toma el cliente). Si no, la app lo pide antes de dejar continuar.

Archivar o eliminar tareas

de la lista sin borrarse. Es un interruptor: se puede desarchivar.

No se puede si tiene subtareas, si ya generó una OT o un presupuesto, o si es una repetición de una serie activa (volvería a aparecer). En esos casos, archívala.

«🗑 Eliminar hechas (N)» cuando hay alguna hecha a la vista. Actúan sobre las hechas que se ven (pestaña, búsqueda y filtros incluidos), nunca sobre las pendientes. Para eliminar, escribe el número de tareas; las que no se pueden eliminar (por lo del punto 2) se saltan y la app dice cuáles, para que las archives.

Filtrar y buscar

(las pendientes cuyo vencimiento ya pasó).

Tareas que se repiten (series)

anual (día del mes), con «cada N» (cada 2 semanas, cada 3 días…).

• Una detrás de otra (lo normal al crearla desde Tareas): sólo hay una pendiente cada vez; al marcarla

hecha aparece la siguiente, con la fecha que le tocaba. Si una no se hace, no desaparece: sigue pendiente (y vencida, en rojo) hasta que se haga. Si cierras tarde la de agosto, la de septiembre sale ya, y así no se pierde ninguna. Es lo que conviene para lo que no puede quedarse sin hacer: el cierre de mes, reclamar albaranes cada viernes.

• Todas en la agenda (lo normal al crearla desde un día del planificador): se ven las de las **8

semanas siguientes, ya colocadas en su día, y la que pasa su día sin hacerse se cierra sola como caducada. Es lo que conviene para lo que se planifica por delante**.

toca (y cambiar de una manera a la otra, también: se rehacen las futuras).

Las tareas en el planificador

su fecha de vencimiento: las «Vencidas» siguen diciendo la verdad.

Las tareas del técnico (app móvil)

abajo.

marcarlas hechas con la casilla.

(en rojo si hay vencidas; dentro, la lista separa unas de otras): cuenta lo planificado para hoy y lo que vence hoy sin planificar.

💰 Tesorería admin

Flujos de cobro y pago.

Qué encuentras

Cuadrar la caja del día

Cómo cuentan las facturas rectificativas

• «Facturado» va neto: las rectificativas restan, porque es lo que de verdad has facturado. Debajo se te

dice de qué está hecho (por ejemplo, «12 factura(s) · 2 rectificativa(s)»).

• «Pendiente cobrar» es la cifra única de la app, con IVA: la misma del Dashboard, del «Pendiente» de Facturas y de

la pestaña «Pendientes» de la conciliación. Es lo que se debe a hoy, de todas las fechas: no cambia con el año y el mes de arriba (una factura del año pasado sin cobrar se sigue debiendo). Las rectificativas restan, lo cobrado en parte también, una cancelada no cuenta y una factura con retención de garantía cuenta sin la retención. Una factura archivada que aún se debe sigue contando: archivar la quita de las listas, no de la deuda (es lo mismo que enseña la ficha del cliente, así que el pendiente de cada cliente suma el de la empresa).

• Si a un cliente le has abonado más de lo que te debía —por ejemplo, porque ya había pagado la factura—,

eso no desaparece: el pie de la tarjeta lo dice por cliente, «X € a cobrar y Y € a devolver». Lo de devolver es dinero que sale de casa; la cifra grande es la diferencia (X − Y).

• «Pagos previstos» son las facturas de proveedor por pagar: las pendientes y las que marcaste como vencidas,

por lo que les falta (lo ya pagado en parte por el banco se descuenta). Es la misma regla que la pestaña «Pendientes» de la conciliación. Esta tarjeta sí sigue el año y el mes, por la fecha de vencimiento: son los pagos que esperas en ese periodo. Ya no salen las facturas a las que no les falta nada (las que el banco pagó enteras, aunque sigan «pendientes») ni las que no tienen importe (ni total con IVA ni sin IVA): no hay nada que pagar. Si echas en falta una, mira que tenga su total.

• «Ingresos» no cambia con un abono: son cobros de verdad. Mientras no le devuelvas el dinero, no se ha

movido nada de la cuenta.

La tarjeta «Sin conciliar (banco)»

Sólo sale si tienes encendida la Conciliación bancaria (Configuración → Módulos). Dice cuántos movimientos del extracto del banco que has importado no tienen todavía su factura (tengan o no una propuesta por confirmar), y cuánto entra y sale. No cuenta los que ignoraste ni los impuestos y Seguridad Social identificados. Su botón Conciliación te lleva a la pestaña Propuestas si hay propuestas por confirmar, y si no, a la de Sin conciliar. Si en un momento dado Krepko no puede contarlos, la tarjeta enseña «—» en vez de un número.

La tarjeta «Saldo previsto»

Sólo sale si tienes encendida la Previsión de cobros y pagos (Configuración → Módulos). Es el saldo que tendrás en el banco dentro de 30 días según la previsión y, si en los próximos 90 días hay un día en que el saldo baja del colchón, ese día corto en rojo. Su botón Previsión abre la página en ese día. Si no has tecleado el saldo del banco, dice «—»: sin saber lo que tienes no se puede prever lo que tendrás.

• conciliacion admin

Importa el extracto de tu banco (el Excel o el CSV que descargas de la banca online) para tener en Krepko los movimientos de la cuenta y ver cuáles no tienen todavía su factura. Es un módulo opcional y apagado de serie: se enciende en Configuración → Módulos → Conciliación bancaria. Lo usa el administrador; el contable la tiene en su menú (Financiero → Conciliación) para comparar la conciliación con la suya: ve las pestañas, los filtros, cada movimiento con su nota y Pendientes, y los pagos a proveedor (abajo), pero no importa, ni confirma, ni ignora, ni escribe notas. Los técnicos (también los técnico+) no la ven: el extracto enseña todo el dinero de la empresa.

Krepko importa los movimientos y propone de qué documento es cada uno: el cobro que entra, de qué factura de venta; el pago que sale, de qué factura de proveedor, recibo o nómina. Tú lo confirmas y queda cobrado o pagado con la fecha del banco. Nada se cobra ni se paga solo: cada uno lo confirma una persona.

La cuenta del banco

Las cuentas son las de tu empresa: se dan de alta, se editan y se archivan en Configuración → Cuentas bancarias (la misma lista cuya cuenta principal sale en tus facturas). Da de alta allí la del banco y vuelve aquí a importar su extracto. En Conciliación → Cuentas ves cada cuenta con sus 4 últimos dígitos y sus movimientos, y ahí eliges «Cambiar columnas» y deshaces importaciones; una cuenta archivada ya no se ofrece para importar, pero sus movimientos se siguen viendo. El contable ve las cuentas con sus 4 últimos dígitos, no el IBAN entero.

Importar el extracto

• Fecha (obligatoria) y Fecha valor (opcional).
• Concepto (obligatorio): puedes marcar varias columnas y se unen con « · ». En CaixaBank, por ejemplo,

se marcan Movimiento y Más datos, porque el nombre de quien te paga viene en «Más datos». La columna que ya es la fecha, el importe o el saldo no se puede marcar (sale tachada): cada columna sirve para un solo dato.

• Importe: una columna con signo (+ entra, − sale) o dos columnas, cargo y abono. El signo puede venir

delante o detrás («1.234,56-»), entre paréntesis («(10,00)» = sale) o como D/H («5,00 D» = debe, sale; «7,50 H» = haber, entra). Si un importe no se entiende (por ejemplo «12,5abc»), el fichero no se importa y te dice la fila. Un guion solo («-») en el debe, el haber o el saldo cuenta como vacío, y el menos de Excel («−») o una raya («–») delante de la cifra, como un signo menos.

• Saldo (opcional, pero recomendable: sirve para avisarte si falta algún extracto).

Debajo ves «Así quedará el concepto» (el concepto ya unido de las primeras filas) y las primeras filas del fichero para comprobarlo. Si algo no cuadra, te avisa mientras eliges: «el concepto parece una fecha o un número» (has marcado una columna que sólo trae cifras o fechas, como 45934 o 141.74), «la columna de importe trae texto» o «la fecha no se lee». Pulsa Ver resumen.

se importan (con su número de fila y el motivo: sin fecha, sin importe, o una línea informativa con importe 0).

Las siguientes veces de esa cuenta no te pregunta nada: Krepko recuerda el mapeo y va directo al resumen. Si el banco cambia el formato del fichero (otra columna, otro orden), te avisa de que «las columnas del fichero han cambiado» y te enseña el mapeo con lo de la última vez ya puesto, para que lo revises. Si el fichero se solapa con lo que importaste con otro formato —otra cabecera u otras columnas en el concepto— (aunque no fuera la última vez: Krepko recuerda con qué formato se leyó cada importación), reconoce los movimientos que ya estaban por su fecha, importe y saldo y no los duplica (te dice todas sus filas); si el fichero no trae saldo, te avisa de que revises que no haya duplicados. Contra lo importado con el mismo formato no hace falta: dos comisiones iguales el mismo día entran las dos aunque coincidan en saldo.

Cambiar las columnas de una cuenta

En Cuentas, pulsa Cambiar columnas en la cuenta. Verás qué columna es cada dato ahora mismo («Fecha «fecha» · Concepto «movimiento» + «mas datos» · Importe «importe» · Saldo «saldo»») y dos opciones:

• Preguntar las columnas en el próximo extracto: la próxima vez que importes en esa cuenta te enseña el mapeo con lo de

ahora ya puesto, aunque el fichero sea igual, para que lo cambies. Lo ya importado no cambia. No preguntar lo deja como estaba.

• Deshacer y reimportar con otras columnas: deshace la última importación de la cuenta y te abre el asistente para

subir el fichero otra vez eligiendo las columnas. Sólo sale si se puede deshacer; si no, te dice por qué (algún movimiento está conciliado, ignorado, identificado o lleva una nota: deshaz eso antes).

Lo que Krepko comprueba al importar

• Sin duplicados: puedes subir extractos que se solapan (el del mes y luego «los últimos 90 días»); sólo entra lo

que no estaba. Subir el mismo fichero dos veces te avisa («Ya importaste este fichero el …: 0 movimientos nuevos»), con el día y la hora de tu empresa. Dos movimientos de verdad iguales (dos comisiones iguales el mismo día) entran los dos, también si deshaces una importación y vuelves a subir otra que los traía.

• Las fechas se leen como día/mes (DD/MM/AAAA, DD/MM/AA, DD-MM-AAAA o la fecha de Excel). Un fichero con fechas

mes/día (como «03/15/2026») no se importa: te dice la fila. Expórtalo del banco con fechas DD/MM/AAAA.

• Sólo euros: un extracto en otra moneda no se importa.
• El saldo encadena: si el fichero trae saldo, Krepko comprueba que cada saldo es el anterior más el movimiento.

Si no cuadra, te avisa de en qué fila o de que falta el extracto entre dos fechas (por ejemplo, subiste marzo y mayo, pero no abril). Es sólo un aviso: la importación se hace igual.

• El fichero del banco no se guarda: Krepko se queda sólo con los movimientos.

Si un extracto se leyó mal: deshacer la importación

con ella.

columnas en la cuenta, que hace los dos pasos y te pregunta las columnas). Sólo se puede deshacer si ninguno de sus movimientos está conciliado, ignorado, identificado ni lleva una nota (lo que decidiste o escribiste no se borra sin que lo deshagas tú). Los movimientos no se editan uno a uno: son lo que dice el banco (lo tuyo va en la nota**).

Las propuestas: de qué factura es cada cobro

Para cada entrada de dinero que no está conciliada, Krepko busca la factura de venta que se le parece y la propone. Mira, por este orden:

• El número de la factura en el concepto del banco («FAC-260001», «FAC260001» o sólo «260001»).
• El importe: el que falta por cobrar de la factura (si la factura lleva retención de garantía, lo que falta del

líquido).

• Quién paga: el nombre del cliente (sin «S.L.», «C.P.», «Comunidad de propietarios»…), su NIF, o un **nombre

recordado** (ver abajo). El código de 8 cifras que el banco pone delante del ordenante («00810536-C.P. …») no cuenta: es el de la oficina del banco desde la que pagan, y lo comparten muchos clientes.

• La fecha: sólo facturas de hasta 30 días después del movimiento y hasta 180 días después de su vencimiento. Fuera

de eso no propone nada, pero puedes casarlas a mano.

Cada propuesta lleva su confianza:

• Alta: el número de la factura y el importe, o quién paga y el importe sin otra factura del mismo importe.
• Media: sólo el importe, con una única factura de ese importe; un nombre recordado y el importe aunque haya

otra factura del mismo importe de otro cliente (viene marcada, pero no entra en «Confirmar seleccionadas»); varias facturas del mismo cliente que suman lo que entró; o un cobro parcial (entra menos de lo que debe una factura con su número o de ese cliente).

• Varias: elige: hay varias facturas del mismo importe. No marca ninguna: las enseña y eliges tú.

Si una factura ya la marcaste cobrada a mano, Krepko lo ve: propone ese cobro en vez de la factura, y al confirmar no cobra dos veces: sólo une el movimiento del banco con el cobro que ya tenías.

Confirmar un movimiento

sale** («Nº de factura en el concepto», «Nombre del cliente + mismo importe»…). La propuesta ya viene marcada.

factura** con saldo con el buscador de abajo (por número o cliente; por ejemplo, una remesa que paga facturas de varios clientes).

sobran (no deja confirmar: no se puede cobrar más de lo que entró).

del banco, como transferencia y con la nota «Banco · cuenta · concepto». Si cobras todo lo que debe, pasa a Pagada; si es una parte, a Cobro parcial. Lo ves también en Facturas y en Tesorería**.

• Si el banco cobró antes de la fecha de la factura (un anticipo), te pregunta si es correcto, como en el cobro a

mano.

• Si mientras tanto alguien cobró esa factura a mano, Krepko no cobra nada, te avisa y vuelve a cargar la ventana.

Recordar quién paga

El nombre que pone el banco no siempre se parece al de la ficha (un cliente paga con su nombre comercial, o una comunidad paga con el nombre de su administrador). En la ventana, marca «Recordar que “…” es <cliente>» antes de confirmar: la próxima vez que llegue ese texto, Krepko sabrá de quién es. Se recuerda el nombre que pone el banco, nunca el código de 8 cifras de delante (es el de la oficina del banco, el mismo para muchos clientes). Los ves y los olvidas en Cuentas → Nombres recordados; olvidar uno no cambia nada de lo ya conciliado.

Los pagos: facturas de proveedor, recibos y nóminas

Lo que sale del banco también lleva propuesta:

• Factura de proveedor pendiente (Anthropic, Hetzner, Obramat, Saltoki…): por su número en el concepto, el

importe que falta por pagar y quién cobra — el nombre del proveedor, su NIF (el banco a veces lo pega a otras cifras, como «B71406607000») o un nombre recordado.

• Ticket con tarjeta («COMPRA CON TARJETA · OBM FINESTRAT»): la factura de contado ya está pagada desde que la

escaneaste, con su pago. Krepko propone ese pago («Pago registrado») por el importe y el proveedor si el cargo cae hasta 3 días después del ticket; al confirmar no se crea otro pago: se une el que había y su fecha pasa a ser la del banco, que es cuando salió el dinero. Lo mismo con un pago que registraste a mano (ése conserva su fecha; la ventana enseña la diferencia). Un pago se une entero, con un solo movimiento: si lo marcas y el cargo (o lo que queda de él) no llega, el diálogo te lo dice («Un pago ya registrado se casa entero: el cargo no llega a N €») y no deja confirmar.

• Recibo (impuestos, Seguridad Social y lo que no trae factura, escaneado como recibo): uno por cargo, por el importe.
• Nómina del mes: el coste del mes no es la suma de las transferencias, así que una nómina se puede unir a **varios

movimientos (los sueldos del mes y el cargo de la Seguridad Social) sin que tengan que cuadrar. Krepko sólo la propone si el concepto trae el nombre de un trabajador de esa nómina (confianza media) o un texto que recordaste como «la nómina»** (alta), y en las fechas de esa nómina (del día 21 del mes al último del siguiente). Sólo la ven el administrador y el contable.

• Una rectificativa de proveedor (el proveedor te devuelve dinero) se propone con la entrada de ese dinero.

Al confirmar una factura de proveedor se le registra un pago igual que con Pagar en Compras: con la fecha del banco, como transferencia y con la insignia banco. Si el movimiento paga sólo una parte, la factura queda en pago parcial (como cualquier pago parcial): cuando otro movimiento —o un pago a mano— cubre lo que falta, pasa a pagada (con la fecha del último). En Tesorería → Pagos previstos cuenta sólo lo que falta. Una factura sin total (escaneada sin total legible) no se propone ni se paga desde el banco hasta que escribes su total; en Pendientes sale con el aviso. Un recibo o una nómina sólo se unen al movimiento: el gasto no cambia.

Ver los pagos de una factura de proveedor. Abre un movimiento conciliado con una factura de proveedor: en «Conciliado con» sale el pago que se unió a ese movimiento —su fecha, su importe y de dónde viene (banco, contado, a mano, migrado)— y, debajo, «Pagos de la factura»: todos los pagos de esa factura con su fecha, importe, forma y origen, marcando el de este movimiento. Es la forma en que el contable ve los pagos a proveedor: los lee, pero no tiene botones de pagar, borrar ni marcar, y el número de la factura no le lleva a Compras (no es suyo).

Para añadir otro documento a mano, el buscador de la ventana enseña, si el movimiento sale, las facturas de proveedor, los recibos y las nóminas; si entra, las facturas de venta con saldo y las rectificativas de proveedor. En «Recordar que “…” es …» puedes recordar un proveedor («OBM FINESTRAT» es Obramat) o la nómina («TGSS COTIZACION»).

Impuestos y Seguridad Social: identificados

Los cargos de Hacienda y de la Seguridad Social no tienen factura, pero Krepko los reconoce y te propone qué son, para que puedas sumar lo pagado por modelo y trimestre:

• Hacienda (AEAT): cuando el concepto trae el NIF de la Agencia Tributaria Q2826000H seguido del número del modelo

(«Q2826000H111», «Q2826000H303»). Un texto como «I.R.P.F. MOD.111» sólo lo confirma: sin el NIF no se reconoce nada, y si dice otro modelo que el del NIF, tampoco.

• Seguridad Social (TGSS): cuando el concepto dice «TGSS» (por ejemplo «TGSS.COTIZACION»).
• El periodo sale de la fecha del cargo: los modelos 111, 115, 130 y 303 son del último trimestre cerrado (se pagan

del 1 al 20 del mes siguiente; lo de enero es el 4T del año anterior); el 202 (pagos fraccionados de Sociedades) es el 1.er pago si se paga entre abril y septiembre, el 2.º en octubre o noviembre y el 3.º en diciembre. La Seguridad Social (régimen general) se carga el último día hábil del mes con la cotización del mes anterior: el cargo del 30 de septiembre es la de agosto, y el del 30 de enero, la de diciembre del año anterior, sea cual sea el día. Si el concepto dice RETA o autónomo (la cuota de autónomo, que se paga el mismo mes que cubre), se propone ese mes. Si no te cuadra, cámbialo antes de confirmar.

Salen en Propuestas como «Impuesto · Modelo 111 · 3T 2026» o «Seguridad Social · septiembre 2026», por confirmar. Ábrelo: el tipo, el modelo y el periodo vienen puestos y los puedes corregir; pulsa Confirmar identificación. Queda Identificado (pestaña Identificados): no crea ningún documento en Krepko y deja de contar como «sin conciliar». Se puede deshacer la identificación desde su ventana. También puedes identificar a mano uno que Krepko no reconoce: elige el tipo, el modelo y el periodo y pulsa Identificar.

Si el cargo de la Seguridad Social o de un impuesto ya lo tienes escaneado como recibo, es mejor conciliarlo con el recibo (sale como propuesta de documento): así queda unido a su documento.

Ignorar lo que no es de ninguna factura

Una comisión, un traspaso entre tus cuentas, la liquidación del TPV o una devolución a un cliente no son de ninguna factura. Ignóralos con su motivo para que dejen de salir en Sin conciliar:

suscripción / recibo, traspaso entre cuentas, TPV, devolución a cliente, préstamo u otro) y, si quieres, un detalle.

Para ignorar varios a la vez, márcalos en la lista, pulsa Ignorar… en la barra de arriba, elige el motivo y confirma. Un movimiento conciliado (aunque sea en parte) no se ignora ni se identifica: deshaz antes la conciliación.

La nota del movimiento

El banco no siempre dice qué es un movimiento. Escríbelo en la nota: desde la fila (+ nota junto al concepto) o en la ventana del movimiento (Guardar nota). Se ve debajo del concepto y el buscador la encuentra. Al ignorar o identificar un movimiento, la nota que hayas escrito en la ventana se guarda en el mismo paso. Para quitarla, déjala vacía. El concepto del banco no cambia nunca. El contable ve las notas, pero no las escribe.

Pendientes: lo que falta por cobrar y por pagar

La pestaña Pendientes enseña dos listas:

• Por cobrar: las facturas de venta con algo pendiente (con la misma cuenta que Facturas: su total es el mismo que el

«pendiente» de Facturas, rectificativas descontadas).

• Por pagar: las facturas de proveedor sin pagar, por lo que falta (si el banco ya pagó una parte, se descuenta y se

dice). Cada una con su vencimiento, los días de retraso y si un movimiento del banco la tiene propuesta (pulsándolo se abre ese movimiento). El buscador filtra por número, cliente o proveedor.

Antigüedad de la deuda: quién me debe y desde cuándo

En Pendientes, el botón Agrupar por cliente (junto a «Por cobrar») cambia la lista a un cliente por fila, con lo que te debe repartido por antigüedad: Sin vencer · 1-30 días · 31-60 · 61-90 · Más de 90 días de retraso, A favor y su Total. Arriba, el que más te debe vencido. La flecha ▸ despliega sus facturas (cada número abre la factura). Al pie, la suma de cada tramo. Pulsa Ver por factura para volver a la lista de siempre; Krepko recuerda en este navegador la vista que dejaste.

• Desde cuándo se cuenta: desde el vencimiento de la factura. Una factura sin vencimiento no está vencida: va a

«Sin vencer», igual que en la ficha del cliente, en Facturas y en el portal (lo vencido es la misma cifra en todas partes). La que vence hoy también está «sin vencer».

• Cuánto: lo que falta por cobrar, con la misma cuenta que Facturas (lo cobrado en parte se descuenta; con retención de

garantía, el líquido). Una rectificativa resta en el tramo de la factura que corrige, como mucho lo que esa factura debe; lo que sobra (o la rectificativa entera, si no corrige ninguna con saldo) va a A favor: es dinero del cliente, no una deuda negativa, y nunca sale en rojo. Ejemplo: una factura de 1.000 € con 800 cobrados y una rectificativa de −1.000 € dejan 0 en su tramo y −800 € a favor.

• Qué facturas: las mismas que el pendiente de la ficha del cliente, también las archivadas (archivar no borra una

deuda). La lista por factura de Pendientes, de momento, no enseña las archivadas: si tienes alguna con saldo, su total puede ser menor que el de la vista por cliente.

• El mismo reparto sale en la lista de Clientes, en las columnas Deuda vencida y Más de 60 días.

Confirmar varios de golpe

En la lista, los movimientos sin conciliar llevan una casilla. Marca los que quieras (o todos con la de arriba) y, en la barra que aparece:

• Confirmar seleccionadas: confirma sólo los de confianza alta (los demás no se tocan). Cada una se confirma por

separado; Krepko te dice cuántas entraron y, de las que no, por qué (por ejemplo, el banco cobró antes de la fecha de la factura: ésas se confirman en su ventana).

• Confirmar identificados: confirma los impuestos y la Seguridad Social reconocidos, con el modelo y el periodo propuestos.

Deja fuera el que además tiene un documento propuesto (un recibo escaneado): ése se elige en su ventana.

• Ignorar…: el mismo motivo para todos.

Deshacer una conciliación

Abre el movimiento conciliado (pestaña Conciliados). La ventana dice qué va a pasar antes de pulsar:

• si el cobro lo creó la conciliación, se borra y la factura vuelve a deber ese importe;
• si el cobro ya lo tenías registrado a mano, se queda: sólo se deshace la unión con el banco.

Pulsa Deshacer conciliación y confírmalo. Queda apuntado en la Auditoría.

• Borrar a mano un cobro que vino del banco (desde la factura) deja el movimiento otra vez sin conciliar.
• Cambiar el importe de un cobro que está conciliado con el banco no se deja: deshaz antes la conciliación. La

fecha sí se puede cambiar; la ventana del movimiento enseña la diferencia con la del banco.

• Un pago a proveedor que creó la conciliación se borra al deshacer, y la factura queda como la dejan sus otros pagos

(los que registraste a mano se quedan): pendiente o en pago parcial, y vuelve a «Pagos previstos» por lo que falta. Si el pago ya existía (el de un ticket de contado, uno a mano), se queda y sólo se quita la unión; el de contado recupera su fecha de antes, salvo que alguien la cambiara a mano después. La ventana dice antes qué va a pasar. Un recibo o una nómina sólo pierden la unión.

• Borrar a mano un pago que vino del banco, o «Marcar pendiente» la factura en Compras, deja su movimiento otra vez

sin conciliar. Cambiar el importe de un pago conciliado no se deja (deshaz antes la conciliación); la fecha sí. Anular o eliminar una factura de proveedor con pagos no se deja: borra antes sus pagos (o deshaz la conciliación). Eliminar una nómina o un recibo deja su movimiento sin conciliar.

Buscar y filtrar

• Arriba eliges la cuenta (o todas).
• Pestañas Propuestas (con una propuesta por confirmar: un documento, o un impuesto o la Seguridad Social reconocidos),

Sin conciliar (lo que no tiene factura ni propuesta), Conciliados, Identificados, Ignorados, Todos y Pendientes (lo que falta por cobrar y por pagar).

• La columna Propuesta enseña el documento propuesto (o con el que ya está conciliado) con su tipo (Factura

proveedor, Recibo, Nómina…) y su confianza; pulsando el número se abre: la factura de venta en el editor, la de proveedor y el recibo en Compras, la nómina en Nóminas del mes.

• Filtros por periodo, entradas o salidas, importe (desde-hasta, sin mirar el signo), confianza y texto

del concepto o de la nota. ✕ Limpiar filtros los quita todos.

• El importe sale en verde si entra y en rojo si sale. El pie de la tabla suma lo que ves: cuántos, lo que

entra, lo que sale y el neto.

Llevarte los movimientos a Excel (para tu asesor)

Pulsa Excel (arriba), elige el año y el periodo (un trimestre o un mes) y Descargar. Sale un Excel con una fila por movimiento del banco del periodo —de la cuenta elegida arriba, o de todas—: fecha, fecha valor, cuenta, concepto, importe (positivo entra, negativo sale), saldo, estado (Conciliado, Conciliado en parte, Identificado, Ignorado o Pendiente), el documento con el que está casado (número, cliente o proveedor y su NIF), el motivo si lo ignoraste o el impuesto identificado («Impuesto · Modelo 111 · 3T 2025»), y la nota. Los importes son números y suman al pie. No lleva asientos: Krepko no lleva la contabilidad. Es la misma hoja «Banco» que se lleva tu asesor en su portal si le has dado acceso. Lo descargan el administrador y el contable. Si un concepto del banco empieza por =, +, - o @, sale con un apóstrofo delante para que la hoja no lo ejecute como una fórmula. Las nóminas: las ve tu asesor si tiene marcada la casilla «Ve las nóminas» de su acceso (Configuración → «Asesor contable · Acceso a su portal»; ver Darle a tu asesor su propio acceso). Sin ella, en su hoja «Banco» el movimiento que casaste con una nómina (o que ignoraste como «Nómina») sale con su fecha e importe pero con el concepto «Nómina (oculta)», sin el empleado ni la nota. Tú y el contable la descargáis siempre entera. Una transferencia de sueldo que no hayas casado ni ignorado no se puede reconocer y sale tal cual.

• prevision admin

Lo que vas a cobrar y a pagar día a día y el saldo que tendrás en el banco cada día, con un aviso del día en que la cuenta se quedaría corta. Es un módulo opcional y apagado de serie: se enciende en Configuración → Módulos → Previsión de cobros y pagos. Lo usa el administrador; el contable la puede abrir (en /prevision.html) y verla entera sin poder cambiar nada. Los técnicos (también los técnico+) no la ven: enseña nóminas, impuestos y todo el dinero de la empresa.

La previsión sólo lee: no paga, no cobra y no marca nada pagado en una factura (eso se hace en Facturas, Compras o la conciliación).

De dónde sale cada línea

las suscripciones… lo que se repite. Cada uno cae en su día según su regla.

retención de garantía, sin la retención). Es la misma cifra que el «Pendiente» de Facturas. Una factura sin vencimiento cuenta a los 30 días de su fecha, marcada «vencimiento supuesto». Las vencidas hace poco cuentan el primer día; las vencidas hace más de los días que tengas puestos (30 de serie) no cuentan: salen aparte en «Cobros dudosos», para que el aviso no dependa de dinero que quizá no llegue. Los tickets de caja no entran.

por lo que le falta. Una factura sin el total escrito no se suma: sale aparte, «sin importe», hasta que se lo pongas.

un pago (por transferencia, no en efectivo), entra como «Ya movido» en su día, para que no desaparezca.

Nada se cuenta dos veces. Si un pago recurrente tiene proveedor y llega la factura de ese mes, cuenta la factura (con su importe real) y el pago previsto se ve como «cubierto por su factura». Si esa factura no tiene el total escrito, el pago sigue contando con su importe de siempre, marcado «cubierta por una factura sin importe»: escribe su total en Compras. Si marcas pagado un pago que tiene su factura, manda la factura (su pago registrado), no se cuenta dos veces.

El saldo del banco

Pulsa Cambiar saldo y teclea lo que tienes en el banco y de qué día (al cierre). La previsión empieza el día siguiente: lo de ese día ya está dentro del saldo. Si tienes varias cuentas (las de Configuración → Cuentas bancarias), teclea el saldo de cada una del mismo día y la previsión las suma. Si son de días distintos, la previsión empieza en el más reciente y te avisa: lo que se movió antes en las otras cuentas no está. Si una cuenta no tiene saldo, también te avisa: su dinero no está en el saldo de partida. Sin saldo, la previsión se pinta como lo que entra y sale desde 0 y no puede avisar del día corto. Si el saldo tiene más de una semana, te avisa de que lo pongas al día.

El calendario

Una gráfica del saldo previsto (con la línea del colchón) y debajo una fila por cada cobro o pago, agrupadas por día, con el saldo al cierre de cada día. Los importes estimados van en cursiva. Arriba eliges el horizonte (30, 60, 90 —el de serie—, 180 o 365 días). Los filtros (entradas o salidas, fuente, categoría, buscar) cambian lo que se lista, nunca el saldo: el saldo de cada línea es siempre el de todas.

En la línea de un pago recurrente puedes:

• Marcar pagada: ya lo pagaste (hoy). Deja de contar como previsto.
• Omitir este mes: este mes no toca.
• Cambiar este mes: otro importe o fecha sólo para este mes (por ejemplo, el IVA del trimestre cuando ya lo sabes).
• Deshacer: vuelve a contar como dice el pago.

El día corto

El primer día del horizonte en que el saldo previsto queda por debajo del colchón. Sale en una banda roja arriba («El 28/11 el saldo previsto baja a −1.240 €»), con el enlace a ese día, y en la tarjeta de Tesorería. El colchón es 0 € de serie (avisa cuando la cuenta quedaría en negativo) y se cambia en Configuración → Módulos, debajo de la casilla de la previsión, junto con los días tras los que un cobro vencido deja de contar.

Dar de alta un pago recurrente

Pulsa Pago recurrente. Pon el concepto, si sale (un pago) o entra (un cobro fijo, como un alquiler que cobras), la categoría y el importe: fijo, o estimado si cambia cada mes (la previsión usa ése hasta que pongas el de ese mes). Elige cada cuánto (mensual, trimestral, anual o meses a elegir), el día (o «el último del mes») y qué pasa si cae en fin de semana (el lunes siguiente, el viernes antes o ese mismo día; sin festivos). Debajo ves las próximas 6 fechas en que caerá. Para un impuesto o la Seguridad Social, elige el modelo (111, 115, 130, 202, 303 o TGSS) y te ponemos su calendario: el 303 y el 130 del cuarto trimestre vencen el 30 de enero, el 202 en abril, octubre y diciembre, y la TGSS el último día hábil de cada mes. Si llega factura de ese pago, elige el proveedor: así no se cuenta dos veces.

Para darlo de baja, Archivar: deja de contar desde hoy y lo ya marcado se conserva (se puede desarchivar). Eliminar sólo se puede si no tiene ningún mes marcado, escribiendo su concepto para confirmar.

En el Planificador y en la campana

Con la previsión encendida, el administrador tiene en el Planificador el botón 💶 Cobros y pagos, que pinta cada día lo que vence con el saldo previsto (ver «Cobros y pagos en el planificador»), y recibe en la campana un aviso, una vez por día corto, si la cuenta se queda corta en los próximos 30 días.

¿Pagado?

Lo que tenía fecha anterior al saldo y no consta pagado (de las últimas semanas). No se suma: si ya salió del banco, ya está en el saldo. Ojo, la regla no es simétrica: una factura de proveedor vencida antes del saldo va aquí y no resta, mientras que un cobro de cliente vencido hace poco sí suma el primer día. Por eso, hasta que resuelvas esta lista, el saldo previsto puede salir más alto de lo que será; y sin saldo tecleado, todavía más. Dinos «Sí, pagado» o «No, sigue pendiente» (entonces cuenta el primer día de la previsión). Las facturas de proveedor de esta lista se resuelven en la propia factura: registra el pago si ya lo hiciste, o cambia su vencimiento si sigue pendiente.

📈 Informes admin

Análisis del negocio.

Informes disponibles

—el técnico+ no lo ve, ni por la dirección—): lo que has pagado a Hacienda (modelos 111, 115, 130, 303, 202…) y a la Seguridad Social, sacado del banco: suma los movimientos que identificaste y confirmaste en Conciliación (los que sólo están propuestos no cuentan, ni los ignorados). Elige el año y la cuenta en la propia tabla (el período de arriba no se aplica). El año es el del periodo del impuesto, no el del cargo: el 303 del 4.º trimestre que pagas en enero cuenta en el año anterior. Salen tres tablas: los trimestrales (1T a 4T), los pagos fraccionados del 202 (1.º, 2.º y 3.º) y la Seguridad Social mes a mes; lo demás, en Otros. Cada fila con su total, cada columna con el suyo y el total del año. Una devolución de Hacienda que identificaste resta. Debajo, la lista de los movimientos: pulsa una cifra y la lista enseña sólo los suyos; Ver en Conciliación te lleva a la pestaña «Identificados». Se exporta a CSV (un movimiento por fila).

Usar un informe

• Algunos informes aparecen bloqueados (🔒) hasta activar el control horario en Configuración.

📨 Solicitudes admin

Peticiones que entran por formularios públicos (avería, presupuesto, mantenimiento, consulta).

Gestionar una solicitud

👤 Empleados admin

Empleados y control horario (solo admin).

Ficha del empleado

Sólo las ve el administrador. No las ve el trabajador, ni un técnico+, ni el contable; no salen cuando el trabajador pide «Exportar mis datos» desde su perfil, ni en la copia de datos de la empresa que llega por correo. Van, eso sí, en la copia que el administrador descarga con su sesión (Configuración → «Tus datos son tuyos» → «Descargar ahora»).

Que un técnico pueda o no abrir órdenes de trabajo

Que alguien pueda aprobar compras

dinero de la empresa, y al aprobarla se crean los pedidos a los proveedores.

aprueban solas. Los administradores pueden aprobar siempre.

Que alguien pueda revisar compras

albaranes, facturas y presupuestos de proveedor que llegan, por correo o escaneados.

compra**, y al confirmar un albarán entran el stock y el coste: por eso no lo tiene nadie hasta que se lo das.

material). Los administradores pueden revisar siempre.

Dar de alta un empleado y su acceso

Ver las jornadas de los técnicos

La de ausencias es la bandeja de solicitudes de vacaciones y permisos, con el calendario del equipo (módulo ausencias).

🕐 Jornada laboral tecnico

Registro de jornada laboral (fichaje) del técnico, conforme a la ley 2026. El admin lo consulta desde Empleados.

Fichar (técnico, desde la app móvil)

cabecera (verde con las horas; ámbar en pausa). Al tocarlo se abre la hoja de jornada: pausa con un toque (Comida · Personal · Almuerzo · Otra), Reanudar, y Terminar la jornada, que pide confirmación con "Seguir trabajando" destacado (Enter o tocar fuera no cierra nada).

• No se termina la jornada con el reloj de una OT en marcha ni con una OT tuya en curso: se cierra antes en su

paso Cierre (o "No he terminado" para seguir otro día). Así ninguna OT pasa la noche en curso.

• Hoy toda pausa descuenta tiempo de la jornada; si el almuerzo cuenta como jornada según tu convenio está pendiente

de configurarse.

• Fin cierra también la pausa si estás en ella. Si tienes el reloj de una OT en marcha, no deja terminar: páralo antes (la app dice cuál).
• Recordatorios: a tu hora de entrada, si no has fichado, te llega «recuerda fichar tu entrada» (no si estás de vacaciones o ya fichaste). A la salida no te llega nada si ya fichaste: sólo si tu jornada o el reloj de una OT siguen abiertos pasada tu hora de salida más unos minutos de cortesía (15 por defecto, en Configuración → Jornada → «Cortesía antes de avisar»), te llega «ficha la salida» y la oficina también se entera. Si no fichas, el recordatorio se repite (cada 30 minutos y hasta 3 veces por defecto, sólo al trabajador, nunca antes de las 07:00 ni pasadas las 22:00) hasta que cierres la jornada; lo ajusta el administrador en Configuración → Jornada («Repetir el recordatorio cada» y «Repeticiones como máximo»; con 0 sólo llega el primero). Además, al abrir la app con la jornada ya pasada de hora, ves un banner fijo «Tu jornada sigue abierta desde las HH:MM» con dos botones: Fichar salida ahora y Fichar con otra hora (solicitar corrección).
• Nada se cierra solo: la jornada que sigue abierta la cierras tú; si terminaste a otra hora, la pides corregir (abajo). Nunca se cierra sola a una hora inventada y la oficina no la cambia por su cuenta.

• Primero la jornada, después el reloj de la OT: sin la jornada empezada no arranca el reloj de una OT; al pulsar ▶ la app ofrece «Empezar jornada y arrancar reloj».
• Los registros son inmutables (auditoría): no se borran ni se cambian, ni siquiera desde la base de datos. Sólo el trabajador puede pedir que se corrija su fichaje; la oficina lo aprueba o lo rechaza, y al aprobar queda como un registro nuevo al lado del original (que se conserva). Una jornada en curso no se corrige hasta que la cierres.

Corregir un fichaje: lo pides tú, lo aprueba la oficina (error de fichaje)

• El registro va entero en la copia de seguridad de la empresa: fichajes, sus cambios y los consentimientos de GPS. La empresa tiene que conservarlo cuatro años; si un día se da de baja, se le entrega con el resto de sus datos antes de borrarlo.

• ausencias ambos

Vacaciones, permisos y asuntos propios: cada persona los pide desde su espacio, la oficina los aprueba o rechaza, y el calendario del equipo enseña quién falta cada día.

Pedir vacaciones o un permiso (cualquier persona)

Los días anuales salen de tu ficha (22 por defecto).

si quieres un motivo y un adjunto (PDF, JPG o PNG, hasta 10 MB; por ejemplo un justificante).

Si pides más de los que te quedan te avisa, pero te deja enviarla: lo decide la oficina. Si se solapa con otra ausencia tuya (pendiente o aprobada) no te deja.

queda anotado). Lo que la oficina anotó por ti, una ausencia que ya empezó y las bajas las cancela la oficina. Si se rechaza o se cancela, el justificante que adjuntaste se borra.

El calendario del equipo

La leyenda explica los colores; lo pendiente va rayado.

y cuándo: las vacaciones salen como vacaciones y todo lo demás —permisos, bajas— como «Ausente»**, sin motivo. Nadie ve el motivo ni el adjunto de otra persona, salvo la oficina.

Mi calendario en Google, Outlook o el móvil

y se actualiza solo.

Aprobar o rechazar (admin)

esa persona. Son avisos: puedes aprobar igualmente.

Rechazar pide el motivo, que lee el trabajador. En los dos casos se le avisa.

ausencias, con «+ Nueva ausencia» para anotar una a mano (la baja IT, por ejemplo).

📣 Comunicados ambos

Avisos de la empresa a su gente —a todos, a un área, a unas personas o a un rol— sabiendo quién lo ha leído y cuándo. Ejemplos: «recordad hacer el parte al terminar cada OT», un cambio de horario, una norma de seguridad. Se enciende o se apaga en Configuración → Módulos → Comunicados internos (viene encendido).

Enviar un comunicado (admin)

• Obligatorio: cada persona tiene que pulsar «Entendido». Es lo que cuenta como leído.
• Informativo: basta con que lo abra.

Ver quién lo ha leído y recordárselo a quien falta (admin)

Recibir un comunicado (todos, también en la app del técnico)

• De momento el comunicado no llega como notificación al móvil con la app cerrada: lo ves al abrir la app. El aviso al móvil, y que no llegue fuera de tu jornada ni estando de vacaciones, vienen en la siguiente fase.

✏️ Editor de documentos admin

Editor unificado de documentos: es la misma pantalla para presupuestos, facturas y abonos. Los módulos Presupuestos y Facturas abren aquí para crear/editar líneas.

Trabajar en el editor

Una línea con cantidad 0 se queda a 0: vale 0,00 €, no suma al total y el documento la imprime con cantidad 0. Sirve para dejar a la vista algo que no se cobra sin borrar la línea. (Una línea nueva nace con cantidad 1.)

Mientras dice Cargando... el documento todavía no se puede tocar: es un instante, y evita que lo que teclees se pierda o pise lo guardado. Si dice Error al cargar, recarga la página; hasta que el documento no se lea bien no deja editar ni guardar.

Aplicar un descuento o ajuste global (modificadores)

Enviar o descargar desde el editor

⚙️ Configuración admin

Configuración de la empresa (solo admin).

Secciones principales

Sin logo, en la cabecera de presupuestos y facturas su sitio queda en blanco y el nombre de la empresa sale en grande al lado. Si rellenas el nombre comercial, sale ése en grande y la razón social a la derecha, con el CIF; si no, la razón social sale una sola vez. Los nombres largos (una persona con dos apellidos, una cooperativa) encogen o se parten en dos líneas: nunca se cortan.

Conciliación bancaria viene apagada: encendida, aparece Finanzas → Conciliación (importar el extracto del banco y ver lo que no tiene factura) y la tarjeta «Sin conciliar» de Tesorería; apagada, no existe nada de eso. Nada se cobra ni se paga solo.

Cuentas bancarias (y la que sale en tus facturas)

Configuración → pestaña «Cuentas bancarias». Es la lista de las cuentas del banco de tu empresa: puedes tener varias. La marcada como principal es la que sale en el recuadro «Datos de pago» de tus facturas, presupuestos y proformas (IBAN, BIC, banco y titular), para que te paguen por transferencia. La conciliación bancaria importa los extractos en estas mismas cuentas: no hay que darlas de alta dos veces.

IBAN, el BIC y el titular, y pulsa Añadir cuenta. La primera que das de alta es la principal; las siguientes, no (salvo que marques «Que sea la principal»).

presupuestos, las proformas y los borradores llevan esa. Una factura emitida desde esta versión conserva la cuenta con que se emitió: al descargarla, reenviarla por correo o WhatsApp o verla en el portal sale la de entonces, no la nueva. Las facturas emitidas antes de esta versión no guardaron su cuenta y, si se vuelven a generar, muestran la cuenta principal actual (el PDF que recibió el cliente en su día no cambia: es el que ya tiene).

no se archiva sin más: Krepko te pregunta cuál sale a partir de ahora en las facturas; si es la única, primero da de alta otra. Una archivada se puede desarchivar. Sólo el administrador ve y cambia esta pestaña. Si tu empresa ya tenía puesta su cuenta antes de que existiera la lista, la encontrarás ahí como principal, con los mismos datos: lo que sale en tus facturas no cambia.

Darle a tu asesor su propio acceso (el portal del asesor)

Configuración → pestaña Sistema → «Asesor contable · Acceso a su portal». Tu asesor o tu gestoría entra a su propio sitio —no a esta aplicación— y se lleva lo que necesita sin pedírtelo por correo. Sólo el administrador puede darlo y quitarlo.

Qué encuentra el asesor. Entra con su correo y su contraseña y se le abre ya en el periodo que toca: el trimestre anterior hasta el día 20 del mes siguiente (cuando se presentan los trimestrales) y, después, el trimestre en curso. Puede elegir cualquier mes o trimestre. Arriba tiene dos descargas:

• «Descargar ventas en Excel»: una fila por factura emitida, con el IVA en columnas por tipo, la base, la cuota, el

total, lo cobrado y lo pendiente. Las rectificativas van en negativo; las anuladas aparecen sin importes. Si tienes encendida la Conciliación bancaria, el botón dice «Descargar ventas y banco en Excel» y el fichero lleva además la hoja «Banco»: cada movimiento del banco del periodo con su estado, el documento casado, el motivo o el impuesto identificado y tu nota (la misma que descargas tú desde Conciliación → Excel). Los pagos de nóminas salen enteros sólo si su acceso tiene marcada «Ve las nóminas» (ver más abajo).

• «Descargar los PDF de compras»: un ZIP con todas las facturas de compra del periodo, un Excel índice y, si a

alguna le falta el documento, un fichero «FALTAN.txt» que dice cuáles.

Debajo ve la lista de ventas y la de compras, con el PDF de cada documento a un clic. Sólo puede ver y descargar: no cambia nada de tu empresa. No ve notas internas, costes, márgenes, OTs ni nada que no esté en una factura.

Darle acceso.

caducado, «Reenviar invitación».

sueldos para cuadrar el banco. Desmárcala antes de pulsar «Dar acceso» si no quieres que los vea.

el programa, no se le da el acceso y la app te lo dice: pídele a tu gestoría otro correo para tu empresa o, si tiene que ser el mismo, escríbenos.

«Ve las nóminas». Cada asesor con acceso tiene en su fila la casilla «Ve las nóminas», que se guarda al pulsarla. Decide cómo le salen, en la hoja «Banco» de su Excel, los movimientos que casaste con una nómina o ignoraste como «Nómina»: marcada, enteros (concepto, empleado, NIF y nota); desmarcada, como «Nómina (oculta)», con su fecha e importe para que el banco le cuadre igual. Vale desde su siguiente descarga, aunque tenga el portal abierto. A un asesor que ya tenía acceso antes de existir la casilla no se le ha cambiado nada: sale desmarcada y la marcas tú si quieres. Queda apuntado en la Auditoría quién la cambió y cuándo. Ejemplo: la gestoría que te hace las nóminas la necesita marcada para cuadrar los pagos de sueldos; un asesor que sólo te lleva el IVA, no. (La «Vista de la oficina» te enseña el portal sin nóminas.)

Quitárselo. «Quitar acceso» corta en el momento: aunque tenga el portal abierto, ya no puede consultar ni descargar nada más. Lo que ya se descargó, lo conserva. Puedes volver a dárselo cuando quieras.

Qué ha consultado. En la misma tarjeta, Qué ha consultado y descargado: cada vez que entra, cada consulta y cada descarga, con su fecha, su hora y quién (el nombre que le diste y su correo: si has tenido dos accesos con el mismo nombre, el correo dice cuál fue). Ese registro se conserva 12 meses: lo anterior se borra solo, y un asesor que lleve más de un año sin entrar aparece sin última visita.

Verlo como lo ve él. «👁 Ver portal del asesor» abre, en otra pestaña, el portal de tu empresa tal como lo ve tu asesor: los mismos periodos, las mismas listas y las mismas descargas. Arriba sale la banda «Vista de la oficina». Funciona aunque todavía no le hayas dado acceso a nadie, para revisarlo antes. Es sólo para mirar: no cambia nada. En Qué ha consultado y descargado queda una línea con quién la abrió («Vista de la oficina»), como en el portal de un cliente; lo que mires dentro no cuenta como del asesor (no verás «Eduardo consultó las compras» cuando fuiste tú) ni le mueve la última visita. «Volver a Configuración» la cierra; la vista dura como mucho dos horas, y se apaga si cierras tu sesión. Sólo la abre el administrador.

Si no le das acceso a nadie, nadie de fuera ve nada. Antes de que tu asesor descargue las compras, mira en Compras si te avisa de facturas sin documento (ver Facturas de compra sin documento).

Llevarte tus datos, y qué pasa con ellos si termina la prueba o te das de baja

Configuración → pestaña Sistema → «Tus datos son tuyos». Descarga una copia completa (clientes, documentos, fotos, fichajes…) o recíbela por correo, cuando quieras. Además, cada lunes te llega sola por correo.

Las nóminas no viajan por correo. La copia que sale por correo —la del lunes y la de «Enviármela por email», vaya adjunta o con un enlace de descarga— no lleva las nóminas: ni el PDF del mes, ni la de cada trabajador, ni su coste, ni a quién se envió, ni el NIF de los trabajadores; y tampoco el salario bruto, el coste por hora, el % de Seguridad Social, la cuota de autónomo y las notas laborales que tengas puestos en la ficha de cada uno (el resto de su ficha, sí). Llega a un buzón que puede leer más gente, y las nóminas sólo las ven el administrador y el contable. Siguen en Compras → Nóminas del mes, y van enteras en la copia de «Descargar ahora», que sólo puede bajar el administrador con su sesión.

Si la prueba termina sin contratar, durante 2 días sigues trabajando; después la cuenta queda en sólo lectura: puedes consultar y llevarte tus datos, pero no crear ni modificar. Siete días antes de eliminarlos te llega un correo con la fecha y el enlace a la copia; se eliminan a partir de los 30 días del fin de la prueba (o de la baja). Si tienes facturas emitidas o fichajes del registro de jornada, no se borran solos: la ley te obliga a conservarlos (6 y 4 años), así que te los llevas antes y lo resolvemos contigo.

Elegir cómo se escriben los municipios (castellano, oficial o propio)

Configuración → pestaña Empresa → «Dirección fiscal» → «Cómo se escriben los municipios». Sólo aparece si tu empresa está en una provincia con nombres oficiales dobles: Álava, Gipuzkoa, Bizkaia, Navarra, Alicante, Castellón o Valencia (o si ya lo cambiaste alguna vez, para poder deshacerlo).

Decide qué se escribe en Población y Provincia cuando eliges una dirección de la lista, en toda la app (clientes, direcciones, proveedores, la app del técnico y el portal):

• Castellana (la de siempre): «Llodio», «Jávea», «Álava».
• Oficial, las dos formas del nombre oficial: «Laudio/Llodio», «Xàbia/Jávea», «Araba/Álava».
• Propia, la forma que no es la castellana: «Laudio», «Xàbia», «Araba».

Si lo dejas como está, se escriben en castellano, como hasta ahora. Buscar funciona igual con cualquier forma: escribir «Laudio» o «Llodio» encuentra el mismo municipio. No cambia las direcciones ya guardadas ni los documentos emitidos: sólo lo que elijas desde que lo cambias.

Configurar el envío de emails de la empresa (SMTP)

Configuración → pestaña Comunicaciones → tarjeta «Email saliente (SMTP)». Hace falta ser administrador, y la configuración es de cada empresa: si gestionas varias, entra en cada una y repítela.

Qué cambia si lo configuras. Sin SMTP propio, los correos a tus clientes salen por el servidor del sistema: la dirección del remitente es la de Krepko y el nombre visible es el de tu empresa. Funciona y llega, pero si el cliente responde, esa respuesta no va a tu buzón. Con tu SMTP configurado sale desde tu dirección, la respuesta te llega a ti y —según tu proveedor— queda copia en tus «Enviados».

Los seis campos:

STARTTLS, no con SSL implícito. Si tu proveedor sólo te ofrece el 465, pídele el 587.

distinto.

Workspace la exigen siempre, y hace falta tener la verificación en dos pasos activada).

rechazan enviar desde una dirección distinta de la que se autentica. Si lo dejas vacío, se usa el usuario.

campo sólo se nota en el correo de prueba.

Guardar y probar. «Enviar email de prueba» manda el correo a tu propia dirección de usuario, no a ningún cliente. Después, «Guardar configuración email». La contraseña no vuelve nunca a la pantalla: una vez guardada, el campo aparece vacío y dejarlo así la conserva — pero para volver a probar sí hay que escribirla, porque la prueba envía con lo que hay en pantalla.

Si algo falla: un error de autenticación suele ser la contraseña de aplicación que falta (Gmail) o el «SMTP AUTH» sin habilitar en ese buzón (Microsoft 365). Un «remitente rechazado» es que el «Email remitente» no coincide con el usuario. Si tarda y falla, revisa el nombre del servidor. Y si llega pero cae en spam, a tu dominio le faltan SPF y DKIM: los da tu proveedor de correo y se ponen una sola vez en el DNS.

Ahí mismo defines también la cláusula de firma y las plantillas de WhatsApp. En una plantilla de WhatsApp puedes escribir {titulo} y el mensaje lleva el título del presupuesto, la factura o la OT cuando lo envías desde su pantalla (el editor, su listado, la OT o el planificador); desde el historial de la ficha del cliente sale vacío.

La mano de obra de una OT: de dónde sale y qué se cobra

No se configura en ninguna parte: sale sola. En cuanto un técnico para su reloj, sus horas aparecen como línea de la OT —una por técnico— con su €/h y su coste, y se actualizan si luego corriges el fichaje. Eso significa que el parte que firma el cliente y la factura que se le manda dicen lo mismo, que antes no pasaba: había que acordarse de pulsar un botón, y hasta que alguien lo pulsaba el parte no valoraba la mano de obra aunque la factura sí la cobrara.

Dónde se decide lo que se cobra. En la OT, bloque Técnicos y horas. A la izquierda está lo que ocurrió —Fichadas 🔒 y Coste 🔒, que no se tocan ahí: un error de marcaje se corrige en el tramo— y a la derecha lo que decides: A facturar (se teclea como se dice: 1h30, 90min, 1:30, 1,5; los botones − y + la mueven al cuarto de hora y ↺ la devuelve a lo fichado; con 0 ese técnico no se cobra), el €/h y el importe. El margen usa siempre el coste fichado: facturar menos horas no abarata el trabajo.

A qué precio. Manda, por este orden: el €/h del cliente (o el de su tipo de cliente) → la tarifa aplicada a la OT → el €/h del técnico (ficha del empleado, «Precio/hora de venta») → el €/h por defecto de la empresa (Configuración → Fiscal, «Precio/hora de venta»). Si ninguno tiene precio, el bloque avisa en rojo de que ese técnico se facturaría a 0 €: por eso conviene poner el de la empresa al dar de alta la empresa, aunque los técnicos no tengan el suyo.

Qué ve el cliente. Los dos interruptores del bloque, y ninguno cambia lo que se cobra: Venta (por horas, o un precio cerrado que enseña un importe único sin las horas ni el €/h) y El cliente ve (detallado · técnicos · total). El panel «Así lo verá el cliente» enseña, en vivo, las líneas tal y como se imprimirán. La elección se guarda en la OT, sale igual en el PDF del parte y en la factura, y la factura la congela al crearse.

Configuración → pestaña Comunicaciones → tarjeta «Líneas automáticas al completar OT» conserva sólo «Añadir línea de Desplazamiento», con su descripción y un importe fijo: se añade una unidad en cada OT que se complete. La casilla de mano de obra que había ahí se retiró el 23/09/2026 — ya no decidía nada, porque la mano de obra se ve siempre.

Cambiar la numeración de documentos

• Qué pasa al cambiarlo: sólo cambian los documentos nuevos; los que ya existen conservan su número. La serie sigue contando: si el último proyecto era OBR-0014, el siguiente será PROY-0015, así que nunca se repite un número.
• La rectificativa es distinta: es una serie fiscal, y con un prefijo nuevo empieza su propia serie en 0001 (la app te avisa antes de guardar).
• Cada serie, su prefijo: facturas, rectificativas, albaranes y tickets de caja no pueden compartir prefijo (sus números chocarían), y BORR está reservado para los borradores. Si lo intentas, la app te dice con cuál coincide y no guarda.
• Si no lo tocas, todo sigue como siempre (OBR, ALB, PED, SOL, MNT, CLI, RC).
• Los prefijos de facturas, presupuestos y órdenes de trabajo se cambian en la pestaña Empresa → Series; el del ticket de caja no se puede cambiar.

Activar o desactivar la IA

Conectar Claude con Krepko (el conector de Claude)

Configuración → pestaña «Claude». Si no ves esa pestaña, tu empresa todavía no tiene disponible este conector: hoy sólo existe para las empresas que Krepko ha habilitado, y en las demás no se puede encender.

Sirve para que cada persona de tu empresa trabaje en Krepko desde su Claude (web, escritorio, móvil o Claude Code), con su propio usuario: Claude sólo puede hacer lo que esa persona puede hacer en pantalla, y nunca más.

• El interruptor «Conector encendido» (sólo el administrador). Viene apagado. Apagado, nadie puede conectarse. Si lo apagas con gente conectada, todas las conexiones de la empresa se cortan en el acto y cada persona tendrá que volver a conectar cuando lo enciendas (volver a encenderlo no las recupera).
• Cómo se añade en Claude. Copia la dirección del conector que enseña la pestaña (termina en /mcp). En Claude: Configuración → Conectores → «Añadir conector personalizado», ponle un nombre (por ejemplo, «Krepko»), pega la dirección y pulsa «Conectar». Se abre Krepko —entra con tu usuario si te lo pide— con la pantalla «Conectar Claude con Krepko»: dice con qué empresa y qué usuario te conectas y pide tu permiso. Pulsa Autorizar (o Cancelar si no eras tú quien lo pidió). Autoriza sólo si acabas de pulsar «Conectar» en tu Claude: si has llegado a esa pantalla por un enlace que te han enviado, pulsa Cancelar (la propia pantalla te lo recuerda). La dirección es la misma para todos, pero la conexión es personal: cada persona conecta su Claude con su usuario.
• A dónde viajan los datos. Lo que Claude lea de Krepko viaja a la cuenta de Claude de la persona que se conecta. Claude es un servicio de Anthropic, ajeno a Krepko: desde ese momento esos datos se tratan según las condiciones de esa cuenta. Lo dice también la pantalla de autorizar, antes de conectar.
• Los precios de compra también viajan, si tú los ves. Claude ve lo mismo que ve en Krepko la persona que se conecta. Si tu usuario ve precios de compra (el administrador, siempre; los demás, sólo si en Configuración está marcado «Los técnicos pueden ver el precio de compra de los materiales»), Claude recibe también lo que cuesta cada artículo, su descuento de compra, el coeficiente y el margen, y el coste de las líneas de un presupuesto; y esos datos viajan a tu cuenta de Claude como los demás. Si tu usuario no los ve, Claude no los recibe ni puede dictarlos. Ejemplo: el administrador pregunta «¿qué margen tiene la caldera X?» y Claude se lo dice; un técnico pregunta lo mismo con esa casilla sin marcar y Claude le da el artículo sin ningún precio. El detalle por rol, en «Qué puede hacer Claude en Krepko», más abajo.
• Conexiones activas y «Revocar». La pestaña lista quién tiene Claude conectado, desde cuándo y cuándo lo usó por última vez. Revocar corta esa conexión en el acto. El administrador ve y revoca las de toda la empresa. Quien no es administrador no entra en Configuración: para cortar la suya se lo pide a un administrador o cambia su contraseña de Krepko (si no encuentra dónde —el contable, por ejemplo, no puede cambiarla desde dentro—, con «¿Has olvidado tu contraseña?» en la pantalla de entrada). La pantalla de autorizar se lo dice así a cada uno: al administrador, «Configuración → Claude»; a los demás, esto.
• Se cortan solas cuando al usuario se le cambia la contraseña (o la cambia él), cuando se le desactiva o se le elimina y cuando se apaga el conector. La persona tiene que volver a conectar desde Claude: reactivar al usuario o volver a encender el conector no recupera la conexión. Cerrar sesión en la web no la corta.

Ejemplo: Ana conecta su Claude y le pide un presupuesto; ese presupuesto lo ha hecho «Ana» a todos los efectos. Si Ana deja la empresa y la desactivas en Usuarios, su Claude deja de entrar en ese mismo momento, sin tocar nada más.

Qué puede hacer Claude en Krepko

Hoy, por el conector, Claude trabaja con clientes, artículos, proveedores, presupuestos, órdenes de trabajo y tareas. Cada persona puede lo que puede su usuario en pantalla; lo demás de Krepko (facturas, compras…) no está en el conector.

• Buscar y consultar. Clientes (y la ficha de uno, con sus direcciones de trabajo); artículos del catálogo, con el precio que le toca a un cliente según su tarifa si se lo dices; proveedores; y presupuestos (la lista, y uno entero con sus capítulos y líneas). Las listas llegan de 25 en 25.
• Crear. Un cliente, un artículo y un presupuesto con sus capítulos y líneas; y añadir líneas a un presupuesto que siga en borrador.
• Órdenes de trabajo y tareas. Buscar OTs, abrir una y buscar tareas; abrir una OT nueva y anotar una tarea (más abajo, «Órdenes de trabajo y tareas»); y, sobre una OT que ya existe, asignarle un técnico, planificarla y apuntar tus horas (más abajo). Claude no cambia el estado de una OT a mano ni arranca un reloj.
• Según tu rol. Administrador y técnico+: todo lo anterior. Técnico: busca clientes, artículos y proveedores y da de alta clientes; no ve ni crea presupuestos, ni crea artículos, y Claude no le da precios de venta (tampoco los ve en Krepko). Contable: sólo consulta clientes, artículos y proveedores; no crea nada. Las órdenes de trabajo y las tareas las ve cada uno como en Krepko, y abrir OTs, anotar tareas, asignar y planificar lo hacen el administrador, el técnico+ y el técnico, con los límites de cada rol (más abajo).

Presupuestos: siempre en borrador. Todo presupuesto que crea Claude nace en borrador (BORR-…): no consume numeración, no se envía a nadie y no compromete nada. Claude te da el enlace al editor para que lo revises y lo termines tú.

• Cada línea es de un artículo del catálogo o de texto libre. Si no dictas el precio, la línea de artículo lleva el de la tarifa del cliente; si no dictas la cantidad, 1. Un precio negativo (un descuento puesto como línea) sólo vale en una línea de texto libre: en una de artículo Claude no crea ni añade nada y te dice cuál es. El IVA que le dictes a una línea o a un artículo nuevo sólo puede ser uno de los que ofrece Krepko (0, 4, 10 o 21 %): con cualquier otro no crea nada y te dice cuáles valen; si no lo dictas, va el del artículo o el general. Una línea de texto libre sin precio queda a 0 € y Claude te avisa de que hay que ponérselo. Los precios son sin IVA y los totales los calcula Krepko.
• Los títulos, las líneas de texto y la mano de obra con su €/h se ponen en el editor: Claude sólo crea líneas de artículo o de texto libre. Admite hasta 30 capítulos y 300 líneas de una vez.
• Añadir líneas después sólo se puede si el presupuesto sigue en borrador, y van al final del primer capítulo y sin descuento por línea: si las quieres en otro capítulo o con descuento, se retocan en el editor.
• Si algo falla a medias, Claude lo dice: o que el borrador se creó vacío (con su enlace, para no crear otro), o cuántas líneas entraron.

Duplicados: ante la duda, pregunta. Antes de dar de alta un cliente o un artículo, Krepko mira si ya existe.

• Con el mismo NIF (cliente) o la misma referencia (artículo) no crea nunca: Claude te dice cuál es el que ya hay, también si está archivado.
• Si hay parecidos —mismo correo o teléfono, o un nombre igual o muy parecido; en un artículo, el mismo nombre o la misma referencia de proveedor— no crea nada: te enseña los candidatos y pregunta. Sólo lo da de alta si le confirmas que no es ninguno de ellos.
• Ejemplo: pides «da de alta a Fontanería Pérez S.L.» y ya existe «Fontaneria Perez»; Claude te lo enseña y te pregunta antes de crear otro.
• Esta comprobación la hace Krepko, no Claude, y sólo en las altas que llegan por el conector: dar de alta en pantalla funciona como siempre.

Clientes. Claude puede poner nombre, NIF, correo, teléfono, dirección fiscal, tipo y notas. El €/h, la tarifa, el portal y el administrador de fincas se ponen en la ficha, en Krepko.

Artículos: proveedor y precio de compra. Además del nombre, las referencias, la unidad, el precio de venta sin IVA y el IVA, Claude puede poner:

• El proveedor, eligiéndolo entre los que ya existen (Claude los busca). Desde Claude no se crean proveedores: si no existe, dalo de alta antes en Proveedores. Uno archivado no sirve.
• El precio de compra y su descuento, pero sólo si tu usuario ve los precios de compra en Krepko. Si no los ve, Krepko rechaza el alta con esos datos; el artículo se puede crear sin ellos y que los complete en su ficha quien sí los ve.
• Con precio de compra y de venta, el coeficiente lo calcula Krepko; con compra y sin venta, el precio de venta sale del coeficiente por defecto. Si los precios no cuadran entre sí (alguno parece mal escrito), no crea el artículo.

Costes: quién los recibe por Claude. La regla es la de Krepko —la casilla «Los técnicos pueden ver el precio de compra de los materiales», en Configuración—, y el margen es siempre sobre venta.

• Administrador: siempre. De los artículos, precio de compra, descuento de compra, coste neto, coeficiente y margen; de los presupuestos, el coste de cada línea, su coeficiente y su margen, y el coste total y el margen del presupuesto.
• Técnico+: lo mismo, sólo con esa casilla marcada. Sin ella, ningún coste.
• Contable: con la casilla, los costes de los artículos (no abre presupuestos). Sin ella, ninguno.
• Técnico: con la casilla, precio de compra, descuento y coste neto de los artículos; el coeficiente y el margen, nunca (con ellos se deduce el precio de venta, que no ve). Sin la casilla, ninguno.
• Una diferencia con la pantalla: en el editor de presupuestos, el técnico+ ve hoy el coste de las líneas aunque la casilla esté sin marcar. Por Claude, no: el conector aplica la casilla, que es la regla; el editor se alineará con ella.
• Del proveedor, Claude sólo recibe lo necesario para elegirlo (nombre, NIF, contacto, población): nunca sus condiciones de compra, su IBAN ni sus notas.

Tarifas y coeficiente: presupuestar con los precios de Krepko. Para que un presupuesto salga con los mismos precios que pondrías tú, Claude lee de Krepko dos cosas, sin cambiar nada:

• El precio de un artículo para un cliente. Claude pregunta a Krepko qué precio le pone a ese artículo ese cliente: el de su tarifa propia, el de la tarifa de su tipo de cliente o el de la tarifa general de la empresa, junto al precio general del catálogo. Te dice de qué tarifa sale y cómo se calcula («PVP −10 %», «precio fijo»…). Los precios son sin IVA. Esa consulta sólo la hace quien ve precios de venta; el técnico no la tiene, porque en Krepko tampoco ve los precios de venta.
• El coeficiente y el margen de un artículo. Claude puede decirte lo que cuesta de verdad un artículo (precio de compra, descuento, coste neto), su coeficiente, su precio de venta, su margen sobre la venta y el coeficiente por defecto de su familia. El coeficiente y el margen sólo los da a quien ve a la vez los precios de compra y de venta (el administrador, siempre; el técnico+ y el contable, sólo con la casilla de los precios de compra marcada). Sin ellos, Claude contesta que tu usuario no puede y no da ninguna cifra, ni aproximada. Son datos internos: no los pongas en nada que vaya a un cliente.
• Si la tarifa se calcula a partir del coste («coste × 1,45»), la regla sólo se cuenta a quien ve los precios de compra, porque esa frase delata el coste; el precio y el nombre de la tarifa sí salen. Claude no calcula ni cambia tarifas: las lee de Krepko, y cambiarlas se hace en Tarifas.
• Ejemplo: pides «presupuesta 3 calderas a la comunidad Los Pinos»; Claude consulta el precio de esa caldera para ese cliente (la tarifa de comunidades, por ejemplo) y lo pone en el borrador. Si preguntas «¿qué margen me deja?» y tu usuario no ve los costes, te dirá que no puede decírtelo.

Lo que no se hace desde Claude. Emitir una factura, enviar nada a un cliente, registrar un cobro, eliminar o archivar, ni cambiar el estado de un presupuesto (aceptarlo, rechazarlo, numerarlo): eso se hace en Krepko. Tampoco la configuración fiscal y los certificados, los usuarios y sus permisos, las copias de seguridad ni los ajustes del propio conector.

Órdenes de trabajo y tareas. Claude puede buscar y abrir órdenes de trabajo, buscar tareas, abrir una OT nueva, anotar una tarea, asignar un técnico a una OT, planificar una OT y apuntar tus horas en una OT. Buscar y abrir sólo lee: no cambia nada. Claude no elige el estado de la orden de trabajo (el estado cambia solo, como en Krepko, cuando le das fecha) y no arranca ni para relojes.

• Buscar OTs. Por número, título o cliente; por estado; por cliente; por técnico (sólo si eres administrador); y por fechas de planificación. Cada OT llega con su estado, su cliente, dónde es, quién la lleva, la fecha y la hora y un enlace para abrirla en Krepko. Las listas llegan de 25 en 25. Las archivadas sólo salen si se las pides.
• Abrir una OT. La ficha completa: cliente y cómo contactarle, dirección de trabajo con su persona de contacto y las notas de acceso, fechas, técnicos asignados con las horas de cada uno, los tramos fichados, el equipo, lo que se pidió y lo que se hizo.
• Buscar tareas. Por texto, estado, prioridad y persona asignada («las mías»). Cada tarea llega con su área, a quién está asignada, su fecha y su estado; las que se anotaron deprisa y nadie de la oficina ha mirado salen marcadas «por revisar».
• Cada uno ve lo mismo que en Krepko. El administrador, todas las OTs de la empresa; el técnico, el técnico+ y el contable, las suyas y las que están sin asignar. Una OT que tu usuario no ve en Krepko, Claude tampoco la ve ni la abre. De las tareas, el administrador y el técnico+ ven todas; el técnico y el contable, las suyas y las sin coger de las áreas a las que pertenecen.
• Las órdenes de trabajo que ve Claude no llevan ningún importe: ni venta, ni coste, ni margen, ni las líneas de materiales y mano de obra con sus precios, tampoco para el administrador. Eso se mira en Krepko.
• Abrir una OT nueva. Claude pide el cliente y un título, y si quieres su dirección de trabajo (tiene que ser una de las de ese cliente), el técnico, el día y la hora de la cita o visita al cliente, la prioridad (normal o urgente), la duración prevista (en horas) y las notas. Claude no adivina el cliente: lo busca en tu lista y, si salen varios que podrían ser, te pregunta cuál; si no existe, te propone darlo de alta primero. Un técnico sólo puede dejar la OT sin asignar o asignada a sí mismo: asignarla a otra persona lo hace la oficina (si se lo pide a Claude, no se crea nada y te lo dice). Una OT que abre Claude nace sin líneas ni precios: sin fecha queda «sin planificar», con fecha, «planificada». Los materiales, las horas y el dinero se ponen en Krepko, como siempre. Te da el número, el día, la hora de la cita y la duración prevista que quedaron, y el enlace para abrirla.
• Anotar una tarea. Claude tiene dos caminos y elige por lo que le dictas. Si sólo dices qué hay que hacer (y, si quieres, para qué área de la oficina), queda como nota rápida «por revisar» en la cola de esa área o del administrador, y la oficina decide qué hacer con ella: no se crea ninguna OT. Si añades más detalle (descripción, prioridad, fecha límite, una persona, o el día, la hora y la duración prevista), se crea la tarea normal, ya pendiente. La fecha límite es para cuándo tiene que estar hecha; el día planificado (con su hora de cita o recordatorio y su duración en horas) es cuándo se hace, y es lo que sitúa la tarea en la agenda. Una hora sin día no se puede planificar: Claude no crea nada y te lo dice. Krepko guarda el día, la hora y la duración en la tarea; la hora ordena la agenda del día, sale en el resumen de la mañana y avisa en la campana de quien lleva la tarea unos minutos antes de esa hora (15 por defecto; se cambia en Configuración → «Aviso de las tareas con hora»). Si no dices a quién, la tarea queda a nombre de quien conectó Claude, como al crearla en Krepko; la nota rápida, en cambio, va a la cola del área o del administrador. El área tiene que llamarse exactamente como en Krepko; si no, Claude no crea nada y te dice cuáles hay. Un técnico sólo puede asignarse tareas a sí mismo: si pide asignarla a otra persona, queda a su nombre y Claude te lo dice.
• Asignar un técnico a una OT. Claude pide la OT y la persona (siempre por su número de identificación, nunca por su nombre). Entra como ayudante, salvo que la OT no tenga técnico: el primero que entra queda como principal. Sólo un administrador puede fijar el técnico principal (el anterior pasa a ayudante). Un técnico sólo puede asignar y planificar las órdenes de trabajo que lleva él (es su técnico principal) y sólo puede añadir ayudantes; no puede asignarse a sí mismo una OT que lleva otra persona ni una que no tiene técnico (eso lo hace la oficina). Esta herramienta no manda aviso al técnico: la asignación se ve en Krepko y en su app.
• Planificar una OT. Claude pone o cambia la fecha, la hora de la cita, la duración prevista o el técnico que la lleva. Una OT sin planificar pasa a «planificada» al darle fecha, y una visita «programada» por un contrato queda confirmada: es la regla de Krepko, no una elección de Claude. No sirve para quitar la fecha. Cambiar el técnico lo pone de principal y saca al anterior de la OT (Krepko avisa al nuevo en su app), y sólo lo hace el administrador o el técnico+. Un técnico no puede pasarle su OT a otra persona: Claude no lo hace y le dice que se lo pida a la oficina. Si el técnico tiene activada la cita en su calendario, Krepko le manda la cita actualizada.
• Apuntar tus horas en una OT. Le dices a Claude, por ejemplo, «apunta dos horas en la OT del señor García» o «ayer de 9 a 13 en la OT 0045». Claude sólo apunta tus propias horas: las de la persona que conectó Claude, nunca las de otra (las de otra persona se apuntan en la pantalla de Krepko). Puedes darle las horas solas (el tramo termina ahora y vale para hoy), el desde y el hasta, o la hora de inicio o de fin con las horas, y el día del trabajo (si no, hoy). Las horas son las de la empresa, no las de tu móvil. Queda como un tramo fichado más, con su nota si la dices, en la OT y en tu historial de horas. Las horas que se cobran al cliente las calcula Krepko y Claude no las toca: no tiene dónde poner precios ni horas cobradas. Pero, al apuntar horas, Krepko actualiza por su cuenta la línea de mano de obra de la OT y sus totales, exactamente como al apuntarlas en la pantalla. Un técnico sólo puede apuntar horas en las órdenes de trabajo que tiene asignadas; el técnico+ y el administrador, en las que ven. Claude no apunta un tramo que se pise con otro tuyo, que termine en el futuro, que dure más de 16 horas o que sea de hace más de 31 días (si es cierto, se apunta en Krepko); un tramo que cruza la medianoche se apunta en dos, uno por día. Una orden de trabajo cancelada, archivada, con albarán, facturada, enviada al cliente o firmada por él no admite horas desde Claude (la firmada, salvo que seas administrador, como en Krepko); una completada sí. Lo que apunta queda a tu nombre y como hecho por Claude en el registro de operaciones de Krepko: las horas que apunta Claude quedan a nombre de quien lo conectó. Si Claude no consigue apuntarlas, no las repite sin mirar antes tus tramos en la OT (puede que sí se hayan guardado); apuntar dos veces lo mismo no duplica nada, porque el segundo se rechaza por pisar el primero. No sirve para corregir ni borrar un tramo, ni para arrancar un reloj, ni para horas de otra persona; esas cosas se hacen en Krepko.
• Qué OTs se tocan. Sólo las de trabajo por hacer: sin planificar, programada, planificada, en curso y pendiente de materiales. Las órdenes de trabajo terminadas, canceladas, archivadas, enviadas o facturadas no se tocan desde Claude: se cambian en Krepko. Krepko tampoco deja replanificar las terminadas, canceladas, archivadas, enviadas o facturadas (devuelve que la OT está cerrada), así que tampoco se podría desde ninguna otra pantalla.
• Si pides algo que ya está así, Claude no cambia nada y te lo dice (la misma fecha y hora, o alguien que ya está en la OT con ese rol): no se repite ninguna cita ni aviso.
• Quién puede. El administrador, el técnico+ y el técnico. El contable no puede asignar ni planificar órdenes de trabajo. Tampoco apunta horas. El contable no puede crear órdenes de trabajo ni tareas, y a un técnico al que le hayan quitado en su ficha el permiso de abrir OTs, Claude tampoco se las abre (te dice que se lo pida a la oficina). Claude nunca puede más que tú en Krepko: hace lo que haría esa persona, y en algunos casos menos (por ejemplo, un técnico+ sólo planifica las OTs que ve, aunque en Krepko pueda con todas), y siempre te lo dice.
• No repitas si no estás seguro. Abrir una OT o anotar una tarea no se puede repetir sin más: si Claude dice que Krepko no contestó a tiempo, la OT o la tarea puede haberse creado; mírala antes de pedirla otra vez, o saldrá doble. Con asignar y planificar, mira antes cómo ha quedado la OT.
• Como todo lo que hace Claude, las OTs y las tareas que crea Claude quedan a nombre de quien lo conectó («Ana (vía Claude)» en el Historial). Y lo que asigna o planifica Claude queda a nombre de quien lo conectó, igual.
• Ejemplo: el administrador pregunta «¿qué OTs tiene Tomás esta semana?» y Claude las lista con su estado y su dirección; si pregunta cuánto se ha ganado con una de ellas, Claude le dice que eso no lo trae el conector y que lo mire en la OT.

Queda registrado. Lo que Claude crea queda a nombre de la persona que lo conectó, y el Historial de la ficha y la Auditoría lo dicen: «Ana (vía Claude)».

🔐 Facturación electrónica admin

Los sistemas que obligan a que cada factura quede registrada ante Hacienda en el momento de emitirla. Se configura en Configuración → Sistema → Facturación electrónica.

Cuál te toca depende de dónde tributas, no de dónde trabajas:

• Verifactu (AEAT) — territorio común. Es el que Krepko tiene operativo.
• TicketBAI — Álava, Bizkaia y Gipuzkoa, cada territorio con su diputación foral: en Configuración se elige el territorio. Krepko implementa el de Álava; Bizkaia y Gipuzkoa, todavía no. Al elegir tu territorio, Configuración te dice si hoy se puede activar y, si no, qué falta (ver «Cuándo se puede activar TicketBAI», abajo).
• Navarra — no es TicketBAI. Tiene su propio sistema, NaTicket, de la Hacienda Foral de Navarra, y Krepko todavía no lo implementa. Si tu facturación depende de la AEAT, te aplica Verifactu, que sí puedes activar eligiendo Navarra; si tributas en la Hacienda Foral de Navarra, hoy Krepko no cubre esa obligación.

Pruebas y producción son dos registros distintos

Hacienda tiene un entorno de pruebas y otro de producción, y no se conocen entre sí. Por eso Krepko lleva dos cadenas de registros separadas, una por entorno:

• Al pasar de pruebas a producción, tu primera factura de producción empieza una cadena nueva. No se engancha a nada de lo que registraste en pruebas, porque la Hacienda de verdad no lo ha visto nunca.
• Lo que quedó pendiente en pruebas no se envía a producción. Se queda guardado, pero no cuenta en el resumen de esta página ni lo manda el botón «Enviar pendientes ahora»: el resumen y el botón hablan siempre del entorno en el que estás.
• Si desactivas el sistema, emites facturas y lo vuelves a activar, las facturas emitidas mientras estaba apagado no se registran después. Cada activación empieza a registrar desde ese momento. Lo mismo al cambiar de entorno.
• Cada factura lleva impreso lo de SU registro, no lo que tengas configurado hoy. Una factura registrada en pruebas conserva su QR de pruebas aunque después pases a producción o apagues el sistema; una registrada en producción, el suyo. Una factura emitida con el sistema apagado no tiene registro, y por eso no lleva QR nunca, ni aunque luego lo actives.
• Las facturas de prueba gastan número de serie, y anularlas no lo devuelve. Si emites una de prueba con la FAC-270001 y la anulas, tu primera factura real será la FAC-270002. Es lo normal —la numeración de facturas no puede tener huecos ni reutilizar números— y pasa igual con Verifactu y con TicketBAI. Cuéntalo antes a tu gestoría para que no le extrañe.
• Una factura de pruebas lo dice en el propio papel: su QR va al entorno de pruebas de Hacienda, la leyenda de debajo dice «ENTORNO DE PRUEBAS · sin validez» y cada página lleva la marca de agua «PRUEBAS · SIN VALIDEZ FISCAL». Sirve para comprobar que todo funciona antes de pasar a producción; no la mandes a un cliente. En la factura, la pastilla de Verifactu también pone «PRUEBAS».
• Quién ve los registros enviados a Hacienda (Verifactu y TicketBAI: su estado, los importes, el CSV y el certificado de la empresa): el administrador y el contable. Un técnico+ ve la pastilla de la factura, pero no abre sus registros.

Antes de guardar, Krepko te dice qué va a cambiar

Algunos cambios de esta tarjeta tienen consecuencias que no se ven desde la pantalla. Por eso, al pulsar Guardar configuración fiscal, Krepko comprueba primero qué pasaría y, si hay algo que conviene saber, te lo enseña y te pregunta antes de guardar. Si pulsas «No guardar», no cambia nada. Te avisa cuando:

• Pasas a producción: empieza una cadena de registros nueva; lo registrado en pruebas se queda donde está, y desde ese momento cada factura va a Hacienda de verdad.
• Vuelves a pruebas: lo que emitas desde entonces no tiene validez fiscal y lleva la marca de pruebas.
• Activas el sistema teniendo facturas ya emitidas: esas facturas no se registran después; activar no las recoge hacia atrás.
• Lo desactivas: lo que emitas mientras esté apagado no tendrá registro ni QR, y no se registrará aunque lo vuelvas a activar.
• Cambias de sistema (por ejemplo, de Verifactu a TicketBAI) teniendo facturas emitidas: esas facturas no cambian; el sistema nuevo sólo afecta a las que emitas desde que lo actives.

Guardar sin haber cambiado nada no te pregunta nada.

Cuándo se puede activar TicketBAI

Configuración te lo dice al elegir el territorio, con su nombre:

• «No disponible»: TicketBAI todavía no está disponible en Krepko. Te avisaremos en cuanto puedas activarlo. Mientras tanto no se puede activar, ni en pruebas.
• «Pendiente de validar contra el entorno de pruebas»: ya se puede activar en pruebas, para comprobar que todo funciona con tu certificado. Producción sigue cerrada hasta que Krepko haya emitido y anulado una factura real contra el entorno de pruebas de la Diputación.
• «Disponible»: se puede activar también en producción.

Para activarlo hace falta, como en Verifactu, el certificado digital de la empresa (sin caducar) y un CIF/NIF válido. Con TicketBAI activo no se puede quitar el certificado: sin él no se puede emitir. Desactívalo primero.

Por qué el certificado lo pone cada empresa

Hacienda no acepta una factura porque la mande Krepko: la acepta porque va firmada o enviada con el certificado del emisor. Por eso el certificado es tuyo, lo subes tú, y Krepko nunca firma en nombre de nadie con un certificado propio.

Se guarda cifrado en el servidor, con una clave independiente de la base de datos, y sólo se descifra en memoria en el momento de conectar con Hacienda. El detalle está en la declaración responsable, apartado 5.

Cuándo caduca tu certificado, y cómo te avisa Krepko

Un certificado tiene fecha de caducidad, y el día que llega no es un aviso de cortesía: te frena.

• Con Verifactu, tus facturas se siguen creando pero dejan de enviarse a la AEAT: se quedan en la cola esperando.
• Con TicketBAI es peor, porque la firma del certificado forma parte de la propia factura: no puedes emitir hasta renovarlo. Krepko te lo dice al emitir, antes de ponerle número a la factura, así que no se gasta ningún número.

Krepko lo vigila solo. Desde 30 días antes verás un aviso en pantalla —en Facturas y en esta misma página— y recibirás un correo al día hasta que subas el certificado nuevo. El tono va subiendo: los primeros días sólo te recuerda la fecha; en la última semana te dice exactamente qué vas a dejar de poder hacer; y a partir del día que caduca te avisa de que estás parado. El aviso no se apaga al caducar, porque es justo entonces cuando más falta hace.

Puedes cambiar esos 30 días en Configuración → Sistema → Facturación electrónica → «Avisarme antes de que caduque». Súbelo si tu proveedor tarda en renovar (hay quien da cita a 60 días); bájalo si lo renuevas siempre en el último momento. Si no tocas nada, avisa con 30 días.

El aviso trae la fecha exacta además de los días que quedan: los días te dicen la prisa, pero la fecha es lo que le pasas a tu gestoría. Y lleva un enlace directo a donde se sube el certificado nuevo, para que no tengas que buscarlo.

Renovar el certificado no se hace en Krepko: lo emite tu autoridad de certificación (la FNMT, Izenpe, tu cámara de comercio…). Cuando lo tengas, súbelo aquí y el aviso desaparece solo.

Qué certificado necesitas para TicketBAI

Los emite Izenpe, la autoridad de certificación vasca. Cuál pedir depende de cómo factures:

• Autónomo (persona física): el certificado de autónomo. Es gratuito, se pide por internet y se puede instalar en un servidor. Es el caso más sencillo.
• Sociedad: el certificado de sello de entidad, que es el que Izenpe recomienda cuando el programa de facturación vive en un servidor. Cuesta 285,55 € más IVA y vale 3 años.
• Certificado de dispositivo: gratuito y de 10 años, pero antes de emitir hay que vincularlo al NIF del emisor en la sede de la diputación, y tiene una restricción de uso en servidor que conviene consultar antes de elegirlo.
• No sirven la tarjeta de ciudadano ni BakQ: no se pueden exportar a un servidor.

Si tienes dudas sobre cuál te corresponde, Izenpe atiende en el 900 840 123 y en el 945 016 290.

La pantalla de verificación presencial (TicketBAI)

Para dar de alta a Krepko como software garante en el registro de la Diputación Foral de Álava hay que presentar una memoria descriptiva, y esa memoria pide un pantallazo de una pantalla que diga, de una vez, quién ha hecho el programa y qué versión está funcionando. Esa pantalla está en Configuración → Sistema → Facturación electrónica → «Pantalla de verificación presencial de TicketBAI» (el enlace sólo aparece si tu sistema fiscal es TicketBAI), o directamente en /verificacion-tbai.html. Sólo la ve un administrador.

Enseña seis datos, sin pestañas ni desplegables, para que se lean de pie y de un vistazo: la entidad desarrolladora y su NIF, el software, la versión en ejecución, la licencia TBAI y el entorno (pruebas o producción). No se editan: se leen del servidor al abrir la página, y la versión es la misma que viaja dentro de cada fichero TicketBAI que se le envía a Hacienda.

Funciona aunque TicketBAI todavía no esté activo, porque el pantallazo se necesita antes de activar nada. Lo que aún no existe —la licencia, hasta que la Diputación la asigne al dar el alta— aparece como «pendiente»: la casilla no se oculta.

Qué dice la Hacienda Foral de cada factura (TicketBAI)

Cada factura emitida con TicketBAI lleva una pastilla junto al número con lo que contestó la Hacienda Foral:

• Aceptado (verde): la registró y no tiene nada que decir.
• Aceptado CON AVISOS (ámbar): la registró —la factura vale y la cadena sigue—, pero avisó de algo. Hay que leer el aviso: por ejemplo, el 008 «Error en verificación de firma». Un aviso no para nada, pero puede acabar en un requerimiento si se repite.
• Rechazado (rojo): no la registró. Krepko deja de enviar las siguientes hasta que se resuelva, porque cada factura se encadena con la anterior.

Los avisos y los errores se leen enteros, con su código, en Configuración → Sistema → Facturación electrónica, en el bloque «Registros TicketBAI». Lo ven el administrador y el contable.

En el alta, la Hacienda Foral de Álava no devuelve CSV (en Verifactu la AEAT sí): que la columna salga vacía es lo normal. Lo que identifica la factura ante Hacienda es su identificativo TicketBAI, el que va impreso encima del QR.

Por qué TicketBAI encadena tus facturas

Cada fichero TicketBAI lleva dentro cuatro datos de la factura anterior, entre ellos los 100 primeros caracteres de su firma electrónica. Eso forma una cadena: si falta una factura o alguien altera una, la cadena se rompe y se nota desde fuera.

De ahí salen dos consecuencias prácticas:

Qué aparece impreso en la factura

• El identificativo TBAI, una línea de texto legible que empieza por TBAI-, con el mismo tipo y tamaño de letra que el resto de la factura.
• Justo debajo, un código QR de 32 mm de lado con 6 mm de blanco alrededor, que permite a cualquiera cotejar la factura en la web de la diputación.

Los dos van al pie de la última página, a la derecha, que es donde la especificación los pide en una factura vertical. Salen igual en una factura completa y en una simplificada.

Aparecen en cuanto la factura queda registrada y firmada, porque el identificativo sale de la propia firma. Por eso un borrador no lleva ninguno, y si el registro de una factura sale rechazado, sus datos dejan de valer y la factura se imprime sin ellos hasta que se registre de nuevo. Nunca se imprime un QR inventado.

Con Verifactu el equivalente es el QR tributario de la AEAT, que Krepko imprime arriba a la derecha de la primera página, también de 32 mm y con blanco alrededor.

Los dos salen igual en la factura que ves en el editor y en la que se envía por correo o por WhatsApp desde el listado de Facturas: es la misma factura, y la que recibe tu cliente también lleva su QR.

Dónde está escrito todo esto

Las fuentes oficiales, por si quieres comprobar cualquier cosa de esta página o enviárselas a tu asesoría:

• TicketBAI — Diputación Foral de Álava
• Especificaciones funcionales y técnicas del sistema TicketBAI 1.2
• Especificaciones de la firma electrónica de los ficheros TicketBAI
• Certificados TicketBAI — Izenpe
• Preguntas frecuentes sobre certificados y firma en TicketBAI — Izenpe
• Certificado de sello de entidad — Izenpe
• Registro de certificados de dispositivo — Diputación Foral de Álava