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Datos de mi empresa
Repasa marca, datos fiscales y
numeración paso a paso, con una vista previa de cómo quedan tus documentos.
Identificación
Dirección fiscal
Decide cómo se rellenan la población y la provincia cuando eliges una dirección de la lista, en toda la app.
Si lo dejas en «Castellana», se escriben como hasta ahora.
No cambia las direcciones ya guardadas: sólo las que elijas desde ahora.
Contacto
⏱️ Registro de jornada laboral
Cumplimiento Art. 34.9 ET · RD-ley 8/2019 · sanción incumplimiento 751–7.500€ por centro.
Ver política
Pasada la hora de salida de cada trabajador y estos minutos, si su jornada o el reloj de una OT siguen abiertos, le llega un aviso para fichar la salida y la oficina se entera. Si ya fichó, no le llega nada. Con 15, quien sale a las 17:00 recibe el aviso a las 17:15; con 0, en el acto.
Si el trabajador sigue sin fichar la salida, el recordatorio le vuelve a llegar al trabajador (a la oficina no, solo el primero). Con 30 minutos y 3 repeticiones: a las 17:15, 17:45, 18:15 y 18:45, y se para en cuanto ficha. Nunca se repite pasadas las 22:00 ni antes de las 07:00 (hora de la empresa). Con 0 minutos (o 0 repeticiones) solo llega el primero. Nunca se cierra la jornada sola: lo que cuenta es la hora real.
Conservación obligatoria mínima: 4 años (Art. 34.9 ET). Modificaciones de tramos quedan trazadas en audit log inmutable.
👥 Tipos de cliente
Los 4 tipos base (🔒) no son eliminables porque tienen lógica especial (ADM Fincas con tab Edificios, portal multi-edificio, etc.).
Puedes añadir tipos personalizados (Hotel, Industrial, Taller...) con color e icono propios — se comportan como "Empresa" internamente.
Arrastra para reordenar.
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💳 Formas de pago
Cómo y cuándo te pagan tus clientes. La factura toma la de su presupuesto; si no tiene, la del cliente
(en su ficha); si tampoco, la de defecto de la empresa (abajo). Con ella, el vencimiento se calcula solo y se
imprime en el PDF; si lo cambias a mano en una factura, manda el tuyo. Las de serie (🔒) no se eliminan, se desactivan.
Arrastra para reordenar.
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🔧 Categorías de equipo
Las 6 base (🔒) no se eliminan, pero sí se renombran: el nombre que ves es
independiente del identificador interno, así que cambiarlo no toca ni un equipo ya guardado.
Añade las tuyas (Aerotermia, Biomasa…) con su emoji y color. Arrastra para reordenar.
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📋 Tipos de OT
Los 5 base (🔒) no se eliminan, pero sí se renombran: el nombre que ves es
independiente del identificador interno, así que cambiarlo no toca ni una OT ya guardada.
Añade los tuyos (Urgencia, Garantía, Puesta en marcha…) con su emoji y color.
Cada tipo activo tiene su propia pestaña en el mapa de OTs. Arrastra para reordenar.
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🚩 Prioridades de OT
Las 2 base (🔒) no se eliminan, pero sí se renombran. Añade las tuyas
(Alta, Baja, Programada…) con su emoji y color. La marca ⚡ urgente decide qué
prioridades disparan el chip de urgencia en el listado y el aviso del modal Nueva OT.
Arrastra para reordenar.
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⏰ Aviso de las tareas con hora
Una tarea con fecha y hora avisa en la campana de su responsable unos minutos antes de esa hora.
Aquí eliges cuántos. Si no tocas nada, avisa 15 minutos antes. Con 0 avisa a la hora exacta.
Ejemplo: una tarea de las 10:00 con 15 minutos avisa a las 9:45. El aviso puede tardar hasta un minuto en llegar.
No avisan las tareas sin hora (esas salen en el resumen de las 8:00), las ya hechas ni las que no tienen responsable.
Cambiar este valor afecta a las tareas que crees o muevas a partir de ahora, no a las ya programadas.
minutos
🗂️ Áreas de tareas
Un área es a la vez el tipo de una tarea y su cola. Una tarea «de Facturación» que no
tenga persona la ven todos sus miembros hasta que uno se la queda; el responsable (opcional) es
quien se entera de lo que nadie coge o se retrasa. Si no tocas nada, las cuatro de fábrica sirven para
clasificar las tareas y nadie recibe colas. Ejemplo: pon a Ana y a Luis en Facturación y a Ana de
responsable. Las 4 base (🔒) no se eliminan, pero sí se renombran; un área con tareas no se borra, se
desactiva. Las áreas no cambian los permisos de nadie. Arrastra para reordenar.
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⚙️ Tareas automáticas
Cada regla, al encenderla, crea una tarea sola cuando pasa lo que dice, y la cierra sola cuando ya
está hecho. Vienen apagadas: si no tocas nada, no se crea ninguna. Encender una no mira lo que ya
pasó: sólo lo que ocurra desde ese momento. Si el documento vuelve atrás (una OT que se reabre), la tarea se
retira sola si nadie la había tocado. Nunca facturan, cobran ni cambian nada: sólo te lo recuerdan.
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📑 Plantillas de tarea
Una plantilla rellena de golpe el formulario de una tarea nueva: título, área, lista de comprobación,
cuándo vence («a los N días») y si se repite. Se elige en «Desde plantilla» al crear la tarea, y lo que pone se
puede cambiar antes de guardar. Si no tocas nada, tienes las de fábrica (cierre de mes, alta de cliente,
preparar presupuesto, reclamar albarán, cobro de vencida, revisión de tarifas y alta de trabajador). Ejemplo:
añade a «Cierre de mes» el punto «Revisar la caja» y todos los cierres lo llevarán. Cambiar una plantilla
no toca las tareas ya creadas con ella. Las de fábrica (🔒) no se eliminan, pero sí se desactivan.
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Datos fiscales
Solo para autónomos. Normalmente 15% o 7%.
Series de numeración
Los documentos se numerarán con el prefijo indicado seguido del número secuencial. El próximo número solo puede avanzar, nunca retroceder.
ℹ️ Los prefijos solo se aplican a nuevos documentos. Cambiar el próximo número afecta al siguiente documento generado.
Los documentos nuevos nacen con la fecha de este ejercicio. En enero puedes seguir en el año anterior para facturar servicios atrasados; la serie sigue a la fecha.
Condiciones por defecto
días
Sólo cuenta cuando acepta el cliente, firmando por su enlace o desde su portal; cuando lo acepta la
oficina no cambia nada (ya te pregunta si quieres generar la OT). «Avisarme» te manda un aviso a la campana y al
móvil; «Crear la OT» crea la orden de trabajo sin técnico ni fecha, con las líneas del presupuesto, y avisa a los
administradores y a los técnicos. Si lo dejas en «No hacer nada», todo sigue como hasta ahora. Ejemplo, con «Crear la OT»: el
administrador acepta desde su portal → la OT aparece en Disponibles de la app del técnico, sin asignar.
días
€/h
Con qué palabra ve tu cliente la mano de obra en el parte de la OT y en la factura que sale de ella: la línea de las
horas de cada técnico, la línea única cuando «El cliente ve» está en Total o en Técnicos, y la de precio cerrado.
Por ejemplo «Intervención» o «Servicio técnico»: el parte dirá «Intervención · Ana» en vez de «Mano de obra · Ana».
Si lo dejas como está (o lo vacías), sale «Mano de obra», como hasta ahora. En la aplicación no cambia nada: el
bloque y los botones siguen diciendo «Mano de obra». Las facturas ya emitidas no cambian, y las OTs enviadas a partir de ahora conservan el nombre
con el que se enviaron; una OT abierta toma el nombre nuevo cuando sus horas se ponen al día, y un texto escrito por ti en una línea no se toca.
Se usan como valores iniciales al crear nuevos documentos.
Precio/hora de venta: lo que se cobra la hora de mano de obra cuando nada más lo decide.
Antes mandan el precio propio del cliente (en su ficha), el de su tipo (Tipos de cliente) y su tarifa;
en una OT, además, el precio/hora del técnico. Si lo dejas vacío, la línea de mano de obra nace sin precio y te avisa.
Ejemplo: con 35, «+ Mano de obra» en un presupuesto de un cliente sin precio propio nace a 35 €/h.
Cambiarlo no toca los documentos ya creados. Más en la ayuda →
Mano de obra en los documentos: cómo nace cada línea de mano de obra. Con precio cerrado el cliente ve
«1 T · 180,00 €» en lugar de «5 h × 36,00 €/h»: las horas y el precio por hora se quedan dentro, para tu coste y tu margen.
Se cambia en cada línea del presupuesto o de la factura, y pasa del presupuesto a la factura.
La unidad es la que ve el cliente (por ejemplo «T», de trabajo); en cada línea se puede poner otra.
Cambiarlo no toca los documentos ya creados.
Los técnicos y el precio de compra: decide si un técnico (el rol básico, no Técnico+) ve
lo que te cuesta a ti el material — en el catálogo, en el almacén y en las líneas de la orden de
trabajo. Si lo dejas como está, no lo ve. Actívalo si tus técnicos compran material en obra y
necesitan saber a qué precio. Ten en cuenta que del coste y el PVP se despeja tu margen, y que es un
dato que se lleva puesto quien se va. Administradores y Técnico+ lo ven siempre.
Los técnicos y el precio/hora del cliente: decide si un técnico (el rol básico, no Técnico+) ve
en la orden de trabajo cuánto se le cobra al cliente por hora. Si lo dejas como está, no lo ve:
sigue apuntando sus horas igual, pero sin el importe. Actívalo si tus técnicos cierran el parte con el cliente
delante y necesitan ese número. Ejemplo: con 45 €/h, apagado el técnico ve «3 h»; encendido, «3 h × 45,00 €/h».
No afecta a Técnico+ ni a administradores, que lo ven siempre. Los precios de venta de los materiales
no los ve el técnico en ningún caso.
Cuentas bancarias
Las cuentas del banco de tu empresa. La marcada como principal es la que sale al pie de las facturas, presupuestos
y proformas para que te paguen por transferencia; si tienes más de una, cámbiala con «Hacer principal». La
conciliación bancaria importa los extractos en estas mismas cuentas. Archivar no borra nada: la cuenta deja de
ofrecerse para importar y sus movimientos se siguen viendo. La principal no se archiva sin elegir antes cuál sale
en las facturas.
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Logotipo de empresa
🖼️
Haz clic o arrastra aquí tu logo
JPG, PNG, SVG, WEBP — máx. 5 MB
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Vista previa en documentos
CALEFALTEC
Personalización
Cabeceras y acentos de presupuestos, partes, albaranes y proformas. Las facturas mantienen el azul y las rectificativas el rojo: ahí el color es señal legal.
Se imprime al pie de cada página, en presupuestos, facturas y albaranes.
Texto de la página de condiciones. Se adjunta como página completa, no como pie.
Anexos de documentos
Páginas que se añaden al documento por delante o por detrás. Aquí eliges el comportamiento
por defecto; en cada documento puedes activarlo o desactivarlo.
Posición
Por defecto en
Ningún PDF subido
Posición
Por defecto en
Configurar Tooltips
Elige qué campos se muestran al pasar el ratón sobre registros en cada módulo. Máximo 8 campos por módulo.
Campos visibles
Vista previa
Pastillas del Planificador
Configura qué información aparece en cada cita del calendario y el esquema de color de las pastillas.
Color de pastilla
Campos visibles en pastilla
Vista previa
Formularios de solicitud
Crea formularios públicos para que tus clientes soliciten servicios. Comparte el enlace por WhatsApp, email o en tu web.
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Información del sistema
| Versión | — |
| Entorno | — |
| Fecha | — |
🧾 Facturación electrónica
Sistema fiscal de emisión electrónica. Krepko implementa VERI*FACTU (AEAT, territorio común) y TicketBAI de Álava; al elegir tu región verás si hoy se puede activar y, si no, qué le falta. Qué es cada sistema y qué certificado necesitas.
Sistema detectado: —
Certificado digital de la empresa
Sin certificado cargado
Se guarda cifrado en el servidor, con una clave independiente de la base de datos. Sólo se descifra en memoria en el momento de conectar con la AEAT: no se muestra, no se exporta ni se usa para nada más. Puedes quitarlo cuando quieras. Detalle: declaración responsable, apartado 5.
días antes
Desde ese día recibirás un aviso cada día —en pantalla y por correo— hasta que subas
el certificado nuevo. Si lo dejas como está, avisa con 30 días, que es tiempo de sobra
para pedir la renovación. Súbelo si tu proveedor tarda (por ejemplo, 60 días con cita previa).
El aviso no para el día que caduca: a partir de ahí sigue, porque es cuando de verdad
te frena. Cómo funciona el aviso.
📄 Documentos legales
Los textos que rigen el servicio, en consulta. La declaración responsable identifica el sistema de facturación ante la Agencia Tributaria (versión en ejecución: —).
✅ Condiciones legales: quién las ha visto
Cuando cambian los términos, el encargo de tratamiento o la política de privacidad, cada persona recibe un aviso al entrar. Los términos y el encargo los acepta el administrador en nombre de la empresa; la política de privacidad la lee cada usuario. El aviso se puede dejar para luego: no impide trabajar.
🧩 Módulos activos
Activa o desactiva módulos según las necesidades de la empresa. Los módulos desactivados desaparecen del sidebar y de las acciones. Módulos esenciales (Dashboard, Clientes, Presupuestos, Facturas, OTs, Planificador, Artículos) están siempre activos.
📊 Asesor contable · Export automático
Envío mensual automático de ventas e IVA del mes anterior en CSV, al email del asesor contable.
🔑 Asesor contable · Acceso a su portal
Dale a tu asesor o a tu gestoría una entrada propia para que se lleve, sin pedírtelo por correo, el Excel de las facturas emitidas y todas las facturas de compra en PDF de cada mes o trimestre. Si no se lo das a nadie, nadie de fuera ve nada. Ejemplo: en octubre entra, se le abre el tercer trimestre y descarga las dos cosas.
📊 Portal de clientes · Insignias y pendiente de pago
📦 Tus datos son tuyos
Una copia con todo lo tuyo: clientes, presupuestos, facturas, órdenes de trabajo,
artículos… y tus ficheros (fotos de las intervenciones, adjuntos, albaranes de proveedor).
Va en Excel y en formato técnico, para que puedas abrirla o llevártela a donde quieras.
Cada lunes a las 06:00 te llega sola por correo — así la tienes tú aunque un día no puedas entrar aquí. Por seguridad no incluye ninguna contraseña.
La copia que sale por correo (la del lunes y «Enviármela por email») no lleva las nóminas ni el NIF, el salario, el coste por hora y las notas laborales de los trabajadores (las nóminas sólo las ven el administrador y el contable). Están en Compras → Nóminas del mes y en la copia de «Descargar ahora», que sí las lleva.
Cada lunes a las 06:00 te llega sola por correo — así la tienes tú aunque un día no puedas entrar aquí. Por seguridad no incluye ninguna contraseña.
La copia que sale por correo (la del lunes y «Enviármela por email») no lleva las nóminas ni el NIF, el salario, el coste por hora y las notas laborales de los trabajadores (las nóminas sólo las ven el administrador y el contable). Están en Compras → Nóminas del mes y en la copia de «Descargar ahora», que sí las lleva.
💾 Backups automáticos
Copia de seguridad de todo el sistema, reservada al administrador de la plataforma.
Si lo que buscas es tu copia de datos, está justo arriba.
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🔐 Últimos accesos
Registro de autenticaciones recientes. Retención 90 días (GDPR).
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Reportes de usuarios
| Fecha | Usuario | Tipo | Módulo | Descripción | Prioridad | Estado | |
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Configuración de precios
Cuando no hay coeficiente definido, calcular PVP como:
Decide con qué precio de venta nace un artículo que todavía no tiene coeficiente: al darlo de alta a mano y, sobre todo, cuando un artículo nuevo entra al escanear un albarán o una factura. Ejemplo: un codo con tarifa de 0,55 € y un 65 % de descuento te cuesta 0,19 €. Con «PVP Proveedor» nace a 0,55 €; con «Coste × Coeficiente» (1,60) nace a 0,31 €. Los artículos que ya existen no cambian, y en la revisión del escaneo puedes corregir cada precio.
⚠️ Los nuevos precios y coeficientes se aplican únicamente a los artículos que se editen a partir de ahora. Los presupuestos y facturas ya creados, aunque estén en borrador, conservan sus precios originales.
Valoración de stock
Método de coste para cálculos de margen en presupuestos y facturas
Solicitudes de compra
Cuando un técnico (o alguien sin permiso para aprobar compras) pide material, la solicitud espera a que la apruebe el administrador o quien tenga «Puede aprobar compras». Por debajo de este importe se aprueba sola y se convierte directamente en los pedidos a los proveedores (en borrador: no se envía nada).
€ sin IVA
Con 0 € (como viene) todas pasan por aprobación. Ejemplo: con 150 €, una solicitud de 10 m de tubo (80 €) se pide sola; una de 240 € espera. Si alguna línea no tiene precio en el catálogo, espera siempre.
Recepción de documentos por correo
Tu empresa tiene una dirección de correo propia en Krepko. Los albaranes, facturas y presupuestos que un proveedor mande ahí aparecen en Compras → Correo recibido, ya leídos, para que alguien los revise. Nada entra en stock, en costes ni en pedidos hasta que una persona lo confirma. Viene apagada: mientras lo esté, lo que manden a esa dirección no entra.
Catálogos
Familias de artículos. El coeficiente por catálogo se aplica por defecto a los artículos nuevos de esa familia (si no tienen coef propio). Arrastra ≡ para reordenar.
Cargando catálogos...
⚠️ Los coeficientes se aplican a los artículos que se editen a partir de ahora. Los documentos ya creados conservan sus precios.
Plantillas de email
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📱 App Técnico
Push notifications VAPID
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Clave pública para suscripción push en la app técnico
⚡ Líneas automáticas al completar OT
Al completar una OT, se añade automáticamente esta línea a sus materiales.
🛠️ La mano de obra ya no se configura aquí. Las horas que fichan tus técnicos aparecen
solas como líneas de la OT, con su €/h y su coste, y se actualizan si corriges un fichaje.
Lo que se le cobra al cliente —y si ve el detalle o un importe único— se decide en cada OT,
en el bloque Técnicos y horas.
📝 Cláusula legal en firma
Texto que el técnico muestra al cliente antes de firmar. Déjalo vacío para no mostrar ninguna cláusula.
📱 Mensajes WhatsApp predefinidos
Variables disponibles: {{cliente}} {{titulo_ot}} {{fecha}} {{tecnico}} {{descripcion}} {{empresa}}
📧 Email saliente (SMTP)
Si configuras tu servidor SMTP, los emails a tus clientes se enviarán desde tu dirección. Si no, se usará el remitente del sistema
💬 Plantillas WhatsApp
Plantillas reutilizables para enviar mensajes rápidos. Use variables como
{nombre_cliente}, {numero_ot}, {fecha}, {hora},
{direccion}, {numero_presupuesto}, {numero_factura}, {titulo} (el título del documento),
{importe}, {telefono_cliente}, {nombre_tecnico}, {nombre_empresa}.
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Ergonomía — Comportamiento de los selectores de búsqueda
Navegación con teclado en dropdowns
Permite moverse con ↑↓, seleccionar con Enter y cerrar con Esc en todos los selectores de búsqueda.
Resaltar texto buscado en resultados
Muestra en negrita y color la parte del texto que coincide con la búsqueda escrita.
Ordenar por más frecuentes primero
Muestra primero los clientes o artículos usados más recientemente al abrir un selector.
Autocompletar al escribir
Busca automáticamente mientras se escribe en los campos de búsqueda, sin necesidad de pulsar Enter.
Completar fechas con Tab
Pulsar Tab en un campo de fecha lo rellena automáticamente con la fecha de hoy si está vacío.
Numeración automática de documentos
El próximo número es el que se asignará al siguiente documento creado. El último usado es solo informativo.
| Documento | Prefijo | Último usado | Próximo número |
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⚠️ Cambiar el próximo número puede generar duplicados. Úsalo solo para reiniciar la numeración o corregir un salto.
✏️ El prefijo sólo afecta a los documentos nuevos y sigue contando (OBR-0014 → PROY-0015). La rectificativa es serie fiscal: con un prefijo nuevo empieza en 0001. Facturas, presupuestos y órdenes de trabajo se cambian en Empresa → Series.
Idioma y moneda
Valores por defecto para nuevos documentos
Sin cambios